Écoutez vos parties prenantes sur plusieurs canaux

Confidentialité et protection de l’identité

Ethicontrol ne collecte ni ne fournit aucune information concernant les lanceurs d’alerte (cookies de suivi, adresses IP, empreintes numériques) susceptible de permettre de retracer ou de révéler leur identité.

Les lanceurs d’alerte peuvent accéder à la plateforme depuis n’importe quel appareil ou emplacement, y compris via le réseau Tor.

Le portail web est sans scripts. Il reste accessible et pleinement fonctionnel même lorsque les lanceurs d’alerte utilisent des bloqueurs de scripts afin de protéger leur identité.

Le portail fournit aux lanceurs d’alerte des conseils pour signaler un problème en toute sécurité. Il supprime également les métadonnées des fichiers téléchargés afin de les aider à éviter tout risque de traçage.

Architecture sécurisée

Les canaux de signalement sont physiquement séparés de la gestion des dossiers. Le portail de signalement et l’espace web sont situés dans une zone démilitarisée, tandis que la gestion des dossiers peut être protégée par des couches de sécurité supplémentaires.

Une quantité limitée de données est stockée du côté du signalement. Dès réception du message, celui-ci est transmis au système de gestion des dossiers, puis supprimé des canaux de signalement.

Sur demande, la plateforme peut être configurée sur un serveur ou une machine virtuelle dédiés pour un client individuel.

Intégrité des signalements

Les signalements soumis sont transmis à la plateforme de gestion des dossiers sans aucune modification.

Le message original du signalement ne peut être modifié d’aucun côté.

Portail et adresse de domaine dédiés

Les portails de signalement sont accessibles via des sous-domaines uniques: company.ethics.help. Les sous-domaines sont plus sûrs et plus faciles à trouver ou à mémoriser pour les utilisateurs.

D’autres noms de domaine sont également disponibles: speakup.click, ethicontrol.com, whistleblowing.click, aml.tips.

Image de marque de votre entreprise

Le formulaire web et l’espace web du lanceur d’alerte peuvent être personnalisés avec votre propre logo et votre propre image principale.

Nous pouvons modifier les couleurs, ajouter des pièces jointes et adapter les textes.

Le portail web de signalement peut également intégrer des ressources supplémentaires, telles qu’un code d’éthique, des vidéos explicatives, etc.

Dedicated pages can be created to display policies, form usage, terms and conditions, and other relevant information.Des pages dédiées peuvent être créées pour présenter les politiques, les instructions d’utilisation du formulaire, les conditions générales et toute autre information pertinente.

Champs de signalement configurables

Les types de champs et les questions du portail de signalement peuvent être personnalisés, notamment les questions obligatoires et facultatives, les champs de signalement disponibles par défaut, les options des menus déroulants, le type de bouton, la taille des éléments, etc.

Adaptation de la terminologie ⭐

Le portail et la plateforme peuvent être personnalisés afin de correspondre à la terminologie de l’entreprise: noms des processus, termes juridiques, catégories de violations, descriptions, unités / entités, fonctions des équipes et autres éléments.

Juridictions multiples ⭐

Chaque juridiction peut avoir des exigences différentes en matière de canaux de signalement. Le parcours utilisateur du formulaire web s’adapte en fonction de la juridiction sélectionnée par le lanceur d’alerte.

Les organisations multinationales complexes peuvent bénéficier d’un stockage des données multi-tenant. La multilocation (multi-tenancy) contribue au respect des lois relatives à l’isolation des données.

Catégories, unités et personnes impliquées synchronisées

Les catégories et les unités du formulaire web sont liées à la plateforme de gestion des dossiers et sont appliquées aux dossiers dans la plateforme.

Les personnes ou organisations mentionnées dans le formulaire web sont identifiées dans la plateforme de gestion des dossiers.

Hiérarchie à un ou plusieurs niveaux des unités/sites ⭐

La structure organisationnelle définie dans la plateforme de gestion des dossiers est synchronisée avec le portail de signalement.

Les lanceurs d’alerte peuvent ainsi sélectionner dans un menu déroulant l’unité ou l’entité dans laquelle l’incident s’est produit. Leur choix est ensuite associé à l’unité correspondante dans l’ensemble de la plateforme.

Lorsqu’une règle d’automatisation est activée, elle attribue un enquêteur principal responsable de l’unité concernée.

La hiérarchie à plusieurs niveaux est particulièrement utile pour les entreprises opérant dans plusieurs régions et disposant de nombreuses unités.

Plusieurs portails de signalement connectés à une seule plateforme de gestion des dossiers ⭐

Les organisations complexes peuvent bénéficier de plusieurs portails, notamment lorsque le groupe de sociétés n’est pas réuni sous une marque ou une société holding unique.

Par ailleurs, des portails distincts peuvent être destinés à des secteurs d’activité, industries ou régions spécifiques et utilisés à diverses fins au-delà du simple signalement d’alertes. Il peut notamment s’agir de plaintes environnementales, de préoccupations liées à la santé et à la sécurité, de questions «Ask Me Anything», de réclamations RH, etc.

Toutes les données signalées via ces portails apparaissent dans une plateforme centralisée de gestion des dossiers.

Dialogue continu avec le lanceur d’alerte

Les lanceurs d’alerte peuvent accéder à leur espace web à l’aide d’un code de sécurité et d’un mot de passe.

Les utilisateurs de l’espace web peuvent suivre l’état de leur signalement, consulter les informations soumises (y compris la transcription de l’appel/ de l’entretien) et ajouter des informations à tout moment, pendant ou après l’enquête.

L’identité du lanceur d’alerte reste anonyme et intraçable lorsqu’il accède à l’espace web et l’utilise.

Création et modification du mot de passe

En plus du code secret à six chiffres, le lanceur d’alerte peut définir son propre mot de passe comme couche de protection supplémentaire.

Le mot de passe peut être défini aussi bien dans le formulaire web que dans l’espace web du lanceur d’alerte.

Notifications par e-mail

Les lanceurs d’alerte peuvent ajouter une adresse e-mail afin d’activer les notifications concernant les mises à jour de leur dossier dans leur espace web.

La plateforme Ethicontrol veille à ce que les adresses e-mail soient protégées et masquées.

Plusieurs langues

Le formulaire web est disponible dans plus de 100 langues. Les clients peuvent choisir jusqu’à 4 langues avec le forfait Base, 10 langues avec le forfait Avancé et un nombre illimité de langues avec le forfait Pro.

Compatible avec les appareils mobiles

Le portail web de signalement et l’espace web sont tous deux responsifs et peuvent donc être utilisés sur n’importe quel appareil.

Téléchargement de fichiers

Les lanceurs d’alerte peuvent joindre des fichiers à leur signalement via le portail web de signalement et à n’importe quelle étape de l’enquête via l’espace web.

Les restrictions relatives aux fichiers, notamment en matière de type, de taille ou de quantité, sont personnalisables. En outre, la plateforme peut supprimer les métadonnées des fichiers téléchargés afin d’aider les lanceurs d’alerte à éviter tout risque de traçage.

Page unique ou affichage multi-écrans

La fonctionnalité multi-écrans est conçue pour guider les utilisateurs tout au long du processus de signalement en séparant les différentes étapes sur des écrans logiques, afin d’éviter une surcharge cognitive. Elle est particulièrement utile dans le cadre d’un workflow adaptatif et permet aux lanceurs d’alerte de se concentrer sur leurs réponses.

Dans certains cas, cependant, un formulaire sur une seule page regroupant toutes les étapes sur un même écran peut offrir une expérience plus conviviale.

Champs, questions et procédures déclenchés

Une question du formulaire web (par exemple l’unité, le pays ou la catégorie) peut servir de déclencheur pour afficher des champs supplémentaires, poser une autre question ou activer certaines règles d’automatisation au sein de la plateforme de gestion des dossiers.

Des procédures spécifiques peuvent être automatiquement appliquées au signalement dans la plateforme en fonction du déclencheur.

Escalade ⭐

Le processus d’escalade permet à la plateforme de contourner les personnes qui font partie de l’équipe chargée du traitement ou qui occupent des postes de direction lorsqu’elles sont elles-mêmes accusées d’une violation.

Les escalades peuvent intervenir à différents niveaux : régional, fonctionnel et hiérarchique. Par exemple, si un responsable de la conformité est accusé d’une violation, la plateforme veille à ce que l’équipe de conformité n’ait pas accès au dossier et ne soit pas informée de celui-ci.

De même, si un dossier implique des membres de la direction dans une région donnée, il peut être transmis au siège mondial pour examen.

Boîte aux lettres dédiée à votre entreprise

Une boîte aux lettres distincte,  yourcompany@ethics.email, connectée à la plateforme de gestion des dossiers.

Les e-mails apparaissent dans la plateforme de gestion des dossiers sous 15 minutes.

Les adresses e-mail ne sont pas visibles par les équipes chargées du traitement, et les signalements reçus par e-mail sont traités comme anonymes par la plateforme.

Les expéditeurs reçoivent automatiquement une confirmation contenant les informations d’accès à l’espace de dialogue, ainsi que des notifications concernant les changements de statut ou les commentaires supplémentaires de l’équipe chargée du traitement.

Chatbots ⭐

Un chatbot pour le portail web de signalement ou les messageries (Facebook, Telegram, etc.), permettant aux lanceurs d’alerte de suivre un questionnaire interactif et de soumettre leurs préoccupations.

Discussion avec les consultants ⭐

Un lanceur d’alerte peut discuter en ligne avec un consultant afin de présenter ses préoccupations et d’obtenir de l’aide, de manière similaire à la Ligne gratuite d'Ethicontrol.

Appel depuis l'espace web

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de passer des appels gratuits directement depuis leur navigateur, sans avoir besoin d’un téléphone. La conversation est prise en charge par les consultants de la Ligne gratuite d'Ethicontrol.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les clients situés dans des pays où les services d’appel gratuit sont coûteux ou difficiles à mettre en place.

Traduction automatique des signalements

La plateforme détecte les langues utilisées dans l’interface de l’utilisateur. Si le message signalé est rédigé dans une langue différente de celle de l’interface, le système le traduit automatiquement. Le signalement original reste inchangé et demeure disponible pour consultation.

Notre plateforme permet également de traduire les messages envoyés aux lanceurs d’alerte. En cliquant sur le bouton «Ajouter une traduction», l’utilisateur peut facilement intégrer le message traduit dans le champ de saisie.

Traduction des signalements manuelle ⭐

Nous proposons la traduction manuelle des signalements via une plateforme de gestion des dossiers. Pour cela, nous créons un rôle spécifique pour nos consultants au sein de la plateforme. 

Pour lancer une traduction, il suffit de déplacer le dossier vers l’étape «Traduction». Le dossier apparaît alors sur le tableau de bord du traducteur. Une fois la traduction terminée, le consultant n’a plus accès au dossier et ne peut plus y ajouter de nouvelles informations.

Ce processus peut être automatique - le dossier étant automatiquement envoyé à l’étape «Traduction» dès sa réception - ou manuel, au cas par cas.