Preste atención a través de varios canales

Confidencialidad y protección de la identidad

Ethicontrol no recopila ni proporciona ninguna información sobre los informantes (cookies de seguimiento, direcciones IP, huellas digitales) que pueda utilizarse para rastrear o revelar su identidad.

Los informantes pueden acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo o lugar, incluyendo la red Tor.

El portal web no contiene guiones. Es accesible y funcional, incluso si los informantes utilizan bloqueadores de scripts para proteger su identidad.

Arquitectura protegida

Los canales de información están físicamente separados de la gestión de casos. El portal de admisión y la sala web están en una zona desmilitarizada, mientras que la gestión de los casos puede protegerse con capas adicionales de seguridad.

En el lado de los reportes se almacenan datos limitados. En cuanto se recibe el mensaje, se envía a la gestión de casos y se elimina de los canales de información.

A petición, la plataforma puede configurarse en un servidor dedicado o una máquina virtual para un cliente individual.

Integridad de la información

Los problemas enviados se transfieren a la plataforma de gestión de casos sin ninguna modificación.

El mensaje original informado no puede modificarse por ninguna de las partes.

Portal y dominio dedicados

Los portales de admisión son accesibles a través de subdominios únicos: company.ethics.help. Los subdominios son más seguros, más fáciles de descubrir o recordar por los usuarios.

También hay disponibles nombres de dominio adicionales: speakup.click, ethicontrol.com, whistleblowing.click, aml.tips.

Marca para su empresa

El formulario web y la sala web del informante pueden personalizarse añadiendo su propio logotipo e imagen principal.

Podemos cambiar los colores, añadir archivos adjuntos y modificar el texto.

El portal web de admisión también puede integrar recursos adicionales, como un código ético, vídeos explicativos, etc.

Se pueden crear páginas dedicadas para mostrar políticas, uso de formularios, términos y condiciones y otra información relevante.

Campos de admisión configurables

Los tipos de campos y preguntas del portal de admisión de informes pueden personalizarse. Por ejemplo, preguntas obligatorias y opcionales, campos de entrada listos para usar, opciones desplegables, tipo de botón, tamaño de los elementos, etc.

Adaptación terminológica ⭐

El portal y la plataforma pueden personalizarse para adaptarlos a la terminología de la empresa: nombres de procesos, términos jurídicos, categorías de infracciones, descripciones, unidades/entidades, puestos del equipo y otros detalles.

Múltiples jurisdicciones ⭐

Cada jurisdicción puede tener diferentes requisitos en cuanto al canal de notificación. El flujo de usuarios del formulario web cambia en función de la jurisdicción seleccionada por el informante.

Las organizaciones multinacionales complejas pueden beneficiarse del almacenamiento de datos multiusuario. El uso de varios inquilinos ayuda a cumplir las leyes de aislamiento de datos.

Categorías, unidades e implicados sincronizados

Las categorías y unidades del formulario web están vinculadas a la plataforma de gestión de casos y se aplican a los casos en la plataforma.

Las personas u organizaciones mencionadas en el formulario web se reseñarán en la plataforma de gestión de casos.

Jerarquía de unidades/emplazamientos de uno o varios niveles ⭐

La estructura organizativa establecida en la plataforma de gestión de casos se sincroniza con el portal de información.

Esto permite a los informantes elegir la unidad o entidad donde se produjo el incidente en un selector desplegable, y la elección se asigna a continuación a la unidad correspondiente en toda la plataforma.

Si la regla de automatización está activada, asignará un investigador principal responsable de la unidad.

Si la regla de automatización está activada, asignará un investigador principal responsable de la unidad.

Múltiples portales de admisión conectados a una única gestión de casos ⭐

Las organizaciones complejas pueden beneficiarse de tener varios portales, especialmente cuando el grupo de empresas no está conectado bajo una misma marca o un holding.

Además, se pueden crear portales específicos para cada industria, sector o región, que se pueden utilizar para otros fines, además de la denuncia de irregularidades. Por ejemplo, denuncias medioambientales, problemas de salud y seguridad, preguntas de todo tipo, quejas sobre recursos humanos, etc.

Todos los datos notificados desde estos portales aparecerán en una plataforma consolidada de gestión de casos.

Diálogo permanente con el informante

Los informantes pueden acceder a la sala web de información mediante un clave de seguridad y una contraseña.

Los usuarios de la sala web pueden seguir el estado de los casos, ver la información enviada (incluida la transcripción de la llamada/entrevista) y añadir datos en cualquier momento durante o después de una investigación.

La identidad del informante permanece anónima e imposible de rastrear cuando accede a la sala web y actúa desde ella.

Configuración y cambio de contraseña

Además de la clave secreta de seis dígitos, el informante puede establecer su propia contraseña como capa adicional de protección.

La contraseña puede establecerse tanto en el formulario web como en la sala web del informante.

Notificaciones por correo electrónico

Los informantes pueden añadir una dirección para recibir alertas por correo electrónico de las actualizaciones del caso en la sala web del informante.

La plataforma Ethicontrol garantiza que los correos estarán protegidos y ocultos.

Varios idiomas

El formulario web está disponible en más de 100 idiomas. Los clientes pueden elegir hasta 4 idiomas con el plan Iniciado, 10 idiomas con el plan Avanzado y un número ilimitado de idiomas con el plan Pro.

Compatible con móviles

Tanto el portal de admisión como la sala web son responsivos, por lo que pueden utilizarse en cualquier dispositivo.

Carga de archivos

Los informantes pueden cargar archivos en su informe a través del portal web de entrada y en cualquier fase de la investigación a través de la sala web.

Se pueden personalizar las restricciones de archivos en función del tipo, el tamaño o la cantidad.

Además, la plataforma puede eliminar metadatos de los archivos subidos para ayudar a los informantes a evitar el rastreo.

Página única o multipantalla

La función multipantalla está diseñada para guiar a los usuarios por el proceso de registro separando los distintos pasos en pantallas lógicas, lo que evita la sobrecarga cognitiva. Resulta especialmente útil cuando se utiliza un flujo de trabajo adaptativo y permite a los informantes centrarse en responder a las preguntas.

Sin embargo, en algunos casos, un formulario de una sola página que contenga todos los pasos en una sola pantalla puede resultar más fácil de utilizar.

Campos, preguntas y procedimientos activados

Una pregunta (por ejemplo, unidad, país, categoría) del formulario web puede utilizarse como desencadenante para llevar a campos de entrada adicionales, a otra pregunta o para activar determinadas reglas de automatización dentro de la plataforma de gestión de casos.

Se pueden aplicar automáticamente procedimientos especiales al informante en la plataforma en función del desencadenante.

Escalación ⭐

El proceso de escalación permite a la plataforma eludir a las personas que forman parte del equipo de respuesta u ocupan puestos de alta dirección en caso de que se les acuse de una infracción.

Las escalaciones pueden producirse a nivel regional, funcional y jerárquico. Por ejemplo, si un responsable de cumplimiento es acusado de una infracción, la plataforma garantizará que el equipo de cumplimiento no tenga acceso al caso ni sea informado de él.

Del mismo modo, si un caso afecta a la alta dirección de una región concreta, puede elevarse a la sede mundial para su revisión.

Buzón exclusivo para su empresa

Un buzón separado yourcompany@ethics.email que está conectado a la gestión de casos.

Los correos electrónicos aparecen en la gestión de casos en 15 minutos.

Las direcciones de correo electrónico no son visibles para los equipos de respuesta, y las informes por correo electrónico son tratadas como anónimas por la plataforma.

Los remitentes reciben una confirmación automática con los datos de acceso a la sala de comentarios, así como notificaciones de cambios de estado o comentarios adicionales de un equipo de respuesta.

Chatbots ⭐

Un chatbot para portal de entrada web o mensajeros (Facebook, Telegram, etc.) donde los informantes pueden pasar un cuestionario interactivo y enviar sus preocupaciones.

Charla con consejeros ⭐

Un informante puede chatear con un especialista en línea para hablar de sus preocupaciones y recibir ayuda, de forma similar a como lo hace la Línea de las llamadas gratuitas de Ethicontrol.

Una llamada de web

Permite a los usuarios hacer llamadas gratuitas directamente desde su navegador, sin necesidad de teléfono. La conversación es procesada por especialistas de la Línea de las llamadas gratuitas de Ethicontrol. 

Esta función es especialmente beneficiosa para los clientes de países donde los servicios de llamadas gratuitas son caros o problemáticos.

Traducción automática de informes

La plataforma detecta los idiomas de la interfaz del usuario. En caso de que el mensaje denunciado esté en un idioma distinto al de la interfaz, el sistema lo traducirá en consecuencia. El informe original permanece inalterada y disponible para su revisión.

Además, nuestra plataforma ofrece la posibilidad de traducir los mensajes enviados a los informantes. Haciendo clic en el botón «Añadir traducción», el usuario puede integrar sin esfuerzo el mensaje traducido en el campo de entrada.

Traducción manual de los informes ⭐

Ofrecemos traducciones manuales de los informes a través de una plataforma de gestión de casos.

Para ello, creamos una función especial para nuestros asesores en la plataforma. A continuación, se crea una etapa única de traducción de casos con fines de traducción.

Empuje el caso a la etapa de Traducción para iniciar una traducción. A continuación, el caso aparecerá en el panel del traductor y, una vez finalizada la traducción, el consultor ya no tendrá acceso al caso ni podrá añadir nueva información.

Este proceso puede ser automático, es decir, el expediente se dirige automáticamente a la fase de traducción en cuanto se recibe, o manual, es decir, ad hoc.