Metodología de gestión ética indolora

 

Promover la cultura de la palabra. Establecer una cultura de debates libres y abiertos. Apoyar la política de puertas abiertas.

Ayude a los empleados a expresar sus ideas siempre que sea posible.

Formar a los empleados para que sepan identificar las represalias por denunciar.

Formar a los empleados para que identifiquen el fraude y las conductas indebidas y sepan cómo denunciarlos.

Realización de encuestas sobre cultura, confianza y concienciación sobre el fraude, con una sección especial sobre la denuncia de irregularidades.

Incluir la denuncia de irregularidades y la denuncia de irregularidades en los paquetes de bienvenida al personal y en la formación introductoria.

Establecer un tono desde arriba que respete la importancia de decir la verdad.

Establezca una tolerancia cero y las sanciones disciplinarias más severas para las represalias contra los denunciantes o quienes denuncien abiertamente. Mostrar una mala actitud hacia la denuncia de irregularidades como causa también debe considerarse represalia.

 

 

Cuando se trata de denunciar irregularidades, la confianza de los denunciantes es el factor clave del éxito. Una empresa se gana la confianza con distintas acciones, desde la recepción segura de las denuncias hasta la adopción de decisiones justas y medidas correctoras.

Todos los mensajes deben ser confidenciales. La confidencialidad es la mejor fuente de protección de los informadores y de promoción de las líneas directas.

La empresa debería:

 

 

Todos los informes entrantes (100%) deben registrarse, siempre que contengan la información mínima necesaria para los pasos siguientes.

No hay espacio para debates sobre los riesgos del spam o la necesidad de filtros de ningún tipo.

Los mensajes y demás información de los reporteros deben estar protegidos contra el borrado y la alteración. Nunca deben borrarse. Incluso los mensajes erróneos o spam deben estar protegidos contra el borrado.

En la medida de lo posible, no debe haber barreras ni intermediarios entre un informador y un equipo de investigación. La mayoría de los canales de información deben permitir el registro directo de las denuncias sin ninguna intervención humana o manual, excepto el canal telefónico. Incluso en el caso del canal telefónico, los informadores deben tener la opción de revisar la transcripción original y proporcionar más detalles por su cuenta.

La mejor manera de garantizar la protección de los mensajes es traspasar el control sobre ellos más allá de la empresa. Es la empresa la más interesada en ocultar/alterar la información. Un proveedor de denuncias externo de confianza es una garantía de que la empresa no tendrá ningún control sobre los datos y de que la mayoría de los riesgos relativos a los mensajes están cubiertos.

 

 

 

 

La denuncia de irregularidades es eficaz cuando una de las partes tiene la seguridad de que será escuchada y la otra está dispuesta a escuchar.

Apreciamos a los informadores sinceros. La información que recibimos no siempre es agradable y sirve a los intereses de la empresa; aun así, hay que analizar y responder a cada informe. Independientemente de la decisión de la empresa, el reportero debe sentir que la empresa se preocupa por sus empleados y se toma en serio todas sus preocupaciones. Los informadores saben que sus futuros informes serán tenidos en cuenta al recibir comentarios, por lo que se sienten más animados a informar.

No hay que olvidar el seguimiento de los implicados. El seguimiento de un reportero debe ser una práctica habitual. Los denunciantes deben ser informados no sólo del inicio de la investigación, sino también de su cierre y resultados. Comunique al denunciante si se ha tomado alguna medida; si no es así, explíquele por qué la empresa desestimó la denuncia. Si se produce algún retraso, es normal informar a los denunciantes, para que comprendan el tiempo aproximado de investigación.

De este modo, se gestionan las expectativas de los reporteros y se les forma para que sean más eficientes en el futuro cargando información relevante y conociendo el proceso.

Recuerda las represalias. Después de la resolución, debes ponerte en contacto con el denunciante al cabo de un tiempo e indagar sobre cualquier indicio de represalia. Los estudios sugieren que la venganza sigue siendo muy frecuente y se produce en los tres primeros meses tras el caso.

 

La comunicación eficaz se basa en la confianza. La falta de transparencia puede destruir rápidamente la confianza, haciendo fracasar sus esfuerzos de gestión ética.

Así pues, el sistema de gestión de la denuncia de irregularidades debe funcionar de forma clara, comprensible y coherente.

En primer lugar, la línea directa de denuncia de irregularidades no es un sistema informático, un buzón o una línea telefónica.

 

En primer lugar, una línea directa es el equipo de respuesta -los responsables de cumplimiento-, seres humanos que se preocupan por la integridad y las personas. La mejor línea directa es un responsable de cumplimiento de confianza con una política de puertas abiertas.

Significa que los informes deben conocer a las personas que están detrás de la línea directa y se ocupan de las investigaciones.

En segundo lugar, los informadores deben saber qué ocurrirá tras la presentación del informe, qué pueden esperar y qué no.

En tercer lugar, todo el mundo debe entender cómo se comprobarán las acusaciones, quién juzgará, que no habrá subjetividad y que el proceso de toma de decisiones se basa únicamente en pruebas. En otras palabras, debe haber una garantía razonable de que la mala conducta será castigada, al tiempo que se protege a todos de un enjuiciamiento injusto. Por último, las decisiones éticas deben corresponderse con los valores de la empresa y ser coherentes a pesar de la antigüedad o importancia de las partes implicadas.

En cuarto lugar, los empleados de la empresa deben conocer los resultados de un sistema de gestión de las denuncias: estadísticas de los informes, resultados de los casos y estudios de casos saneados.

En resumen, todo lo relacionado con la denuncia de irregularidades y la investigación debe estar abierto a los informadores, salvo la información que esté protegida por leyes de privacidad o pueda conllevar riesgos de represalias.

 

 

El registro de mensajes e informes debe ser independiente de los responsables de la respuesta.

Además, debe haber protección contra la auto-revisión para los casos en que el incidente reportado contenga información sobre el equipo de respuesta/cumplimiento. Para estos casos, Ethicontrol recomienda el procedimiento Escalation ayuda a eludir el equipo de respuesta por defecto de forma automática.

El caso debe ser resuelto por personas que no sean parciales y que hayan participado en el proceso pertinente, lo que les permitirá definir objetiva e independientemente los hechos y extraer conclusiones de la investigación.

Quienes investigan no pueden ser testigos ni narradores de los resultados de la investigación.
Además, los que investigan el asunto no deben decidir sobre el caso si se ha cometido la fechoría o el grado de culpabilidad.

 

 

 

 

El establecimiento de prioridades es una herramienta importante en la gestión de informes: no se pierden los urgentes, pero también se hace un seguimiento de los menos importantes en ese momento.

Asegúrate de tener una serie de criterios para evaluar el caso: puede ser un daño a la reputación, una amenaza para la vida, un perjuicio económico, etc. Clasificar los casos también le ayudará a gestionar su tiempo. Dispondrá de días limitados para terminar la investigación y presentar un informe. Asignar prioridad a un caso sencillo también puede garantizar que el caso no se olvide y se evalúe, de modo que el informador conozca el plazo estimado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 Hemos creado un sistema que permite hacer un seguimiento de todos los eventos y mantener un enfoque claro sobre ellos utilizando tres componentes con una estrategia.

Plataforma de comunicación Speak up / Whistleblowing. Los denunciantes pueden utilizar la plataforma para presentar sus denuncias y seguir posteriormente la evolución del caso. Gracias a las notificaciones, el denunciante estará siempre al tanto de las actualizaciones del caso y preparado para facilitar información adicional.

Gestión de incidentes éticos. La gestión de incidentes es un paso intermedio entre la denuncia y la investigación. Aquí se decide cómo se procesará el caso. Basándose en los procedimientos internos, el caso se asignará a una persona específica dentro del departamento de la empresa, siguiendo la vía típica de investigación.

Investigaciones y gestión de casos. La idea de una plataforma de gestión de casos es ofrecerle todas las herramientas necesarias para una investigación rápida y eficaz. Puede comunicarse con un denunciante dentro de un sistema de gestión de casos, crear y resolver tareas, establecer flujos de trabajo y delegar casos. Para ser imparcial e investigar, puede construir árboles de hechos, comprobar pruebas, buscar al autor y mucho más. El resultado deseado es un mayor índice de denuncias, confianza en el sistema y mayor cumplimiento en la empresa.

 

Es posible que necesite personas ajenas a su equipo para llevar a cabo la investigación y acelerar el proceso en general.

Animamos a invitar a distintos profesionales de otros equipos para que compartan su experiencia y se ayuden mutuamente con los detalles del caso. Contables, RRHH, directivos... cualquiera puede contribuir al proceso.

Un oficial de investigación no puede ser experto en todo y no debería estar haciendo cualquier cosa, sino ocuparse del mejor uso de los recursos propios. Así pues, el funcionario debe centrarse en sus competencias básicas: la estrategia de investigación, la metodología y la gestión del equipo, dejando la determinación de los hechos y el cálculo de cifras a personal más competente.

El responsable de la investigación no debe hacer todo el trabajo. La mayoría de las tareas de investigación pueden delegarse en los participantes en el incumplimiento, siempre que se tomen medidas de confidencialidad.

Nuestra plataforma permite llevar a cabo investigaciones compuestas por equipos multidisciplinares/multifuncionales con diferentes niveles de acceso. Hemos hecho que esta comunicación sea segura mediante la creación de tareas, lo que permite a los responsables de cumplimiento invitar a cualquier persona a la investigación y, al mismo tiempo, limitar sus derechos de acceso.

 

Los informadores no pueden esperar la respuesta eternamente. Por lo tanto, el tiempo de respuesta debe ser razonable a pesar de los plazos establecidos por la legislación.

Una respuesta tardía significa que el denunciante está muy descontento y podría haber estado difundiendo emociones negativas dentro de la empresa o podría hablar públicamente, tal y como garantiza la ley.

Por lo tanto, cada informe debe tener una fecha de vencimiento fijada desde el momento del registro.

El equipo de respuesta debe controlar las fechas de vencimiento de los casos con distintos niveles de urgencia, o puede hacerlo automáticamente. Con la plataforma Ethicontrol, puede marcar los casos como de alta prioridad o de baja prioridad, y el plazo se aplicará automáticamente.

Los plazos también son cruciales para notificar a los denunciantes el progreso del caso. Es tanto una buena práctica como un requisito legal en algunos países. Asegúrese de contar con un procedimiento de seguimiento estándar: cada vez que se produzca un cambio en el caso, puede notificárselo a un denunciante.

Cuando se fijen las fechas de vencimiento, la plataforma Ethicontrol mantendrá sus casos organizados automáticamente, y se le recordará que debe reaccionar ante los casos altamente prioritarios. Además, la eficiencia y puntualidad de su trabajo se mostrarán en analíticas para que pueda mejorar su tasa de respuesta.

 

 

Independientemente de su complejidad, todos los casos deben investigarse con la misma diligencia y tener motivos razonables para tomar en serio las pruebas.
Sin pruebas, la única opción es pedírselas al denunciante; de lo contrario, el caso debe desestimarse. Los denunciantes deben poder adjuntar archivos o cargar cualquier otra prueba en un formato adecuado mientras utilizan el portal del denunciante.

Después de obtener las pruebas, usted, como responsable del cumplimiento de la normativa, tiene que analizarlas y dejar sólo las piezas necesarias para la investigación que sean fiables (esto también está en consonancia con los principios de minimización de datos).

¿Cuáles son los pasos para trabajar con pruebas?

 

En cada informe encontrará algo con lo que seguir operando en el caso: hechos. Las declaraciones de los testigos o la información general del informe incluyen múltiples puntos en los que basarse: utilice declaraciones individuales para formular los hechos y evaluarlos.

Asegúrese de que la conclusión final se basa en hechos respaldados por pruebas fiables.

La gestión de casos de Ethicontrol le permite estructurar los hechos construyendo un árbol de hechos. Los hechos aparecen en la lista progresivamente a medida que los va añadiendo - más tarde, podrá utilizar sólo los hechos verificados para tomar una decisión.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cada profesional verá coherencia en los informes de enfoque de la investigación y encontrará un patrón típico.

Cuando esto ocurra, podrá documentar las tareas repetitivas en un programa de investigación o elaborar una lista de control de calidad. Esto garantizará la calidad esperada de sus investigaciones, especialmente cuando trabaje en equipos distribuidos geográficamente.

Las reglas de negocio o las reglas de automatización pueden utilizarse para mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de sus procedimientos normalizados de trabajo. Por ejemplo, puede establecer una regla estándar para todos los casos relacionados con la misma categoría o procedentes de la misma unidad.

Además de flujos de trabajo y automatizaciones, también puede utilizar procedimientos y plantillas: todas las funciones están disponibles en la plataforma Ethicontrol y estandarizan por completo su trabajo diario.

 

 

Acostúmbrate a rellenar los detalles del caso cada vez que recibas información actualizada del denunciante o llegues a una nueva conclusión.

No sólo estructura su trabajo y no deja nada olvidado, sino que facilita sus tareas posteriores. Todo lo que documentes sobre el caso utilizando la plataforma Ethicontrol aparece después en el informe del caso automáticamente cuando éste se registra en el sistema.

Si necesita informar periódicamente sobre la evolución del caso, puede descargar el informe en cualquier fase de la investigación y entregarlo a sus superiores.

 

 

 

 

 

 

El caso sólo puede concluirse cuando se tiene suficiente información sobre él: material del caso, pruebas, hechos, personas implicadas y personas responsables.

Si le cuesta llegar a una conclusión sobre el caso, puede que no se haya fundamentado con hechos y haya que desestimarlo.

La otra forma de superar las dificultades en la toma de decisiones es volver atrás y encontrar lo que faltaba en el caso y lo que causó la incertidumbre. Utiliza la falta de información a tu favor: reúne más pruebas y domina tus habilidades de investigación.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La investigación debe conducir a acciones reales para que los denunciantes puedan informar sabiendo que se producirán cambios.

Asegúrese de que dispone de un procedimiento para tomar medidas y sancionar a los infractores: todo debe estar documentado y ajustarse a la normativa estándar de la empresa.

Necesitarás recursos administrativos y financieros para adoptar sanciones y decisiones justas. Además, el proceso de toma de decisiones debe estar libre de conflictos de intereses.

La decisión debe comunicarse al denunciante y al infractor con todas las medidas de protección de datos. Las decisiones basadas en hechos no verificados pueden afectar negativamente a la reputación de la empresa y a la confianza de los denunciantes: preste a esta parte de la investigación la atención y precisión necesarias.

 

 

 

 

 

 

Sancionar a los infractores no significa necesariamente que su empresa haya aprendido la lección. Intente encontrar la causa real del suceso que desencadenó una infracción en lugar de limitarse a sancionar a los infractores e informar sobre los recursos empleados en la investigación.

¿Fue una falta de control o motivos personales de represalia? ¿O fue el trato injusto a los empleados lo que desencadenó las acciones perjudiciales?

Cada vez que profundiza y encuentra la causa de las infracciones, aumenta la confianza de sus empleados y aprende más sobre sus necesidades y puntos débiles. Al mismo tiempo, protege a su empresa de futuros riesgos.

 

 

Utilice los conocimientos obtenidos de los casos para analizar las tendencias generales y predecir el resultado de futuras infracciones. Los informes analíticos y de casos individuales le ayudan a ver el panorama general. Si desea plasmar las conclusiones en cifras, puede utilizar los informes periódicos para informar de las tendencias generales.

Con Ethicontrol, puede almacenar todos los informes en un único lugar y utilizarlos posteriormente para dar forma a una nueva estrategia de cumplimiento.

Acostúmbrese a revisar los informes y descubra lo que falta y lo que puede mejorarse. El mantenimiento de registros es un requisito de todas las normativas financieras y de denuncia de irregularidades: puede confiar en las plantillas y mantener su trabajo organizado a todos los niveles.