Skip to content
Strona główna / Materiale / Nasza metodologia

Bezbolesne zarządzanie etyką

Wstęp

Opracowaliśmy wizję odzwierciedlającą naszą filozofię, doświadczenie branżowe i wiedzę tematyczną.


Zawiera 19 zasad i kluczowe elementy wizji:

  • Etyka nie wymaga prób i błędów. Nasi klienci muszą odnieść sukces z pierwszej próby.
  • Etyka jest koniecznością, a nie luksusem. Wycena oprogramowania do zgodności musi być uczciwa.
  • Sama zgodność nie wystarczy do zabezpieczenia trwałej sprawiedliwości organizacyjnej. Potrzeba więcej niż zgodność!
  • Whistleblowing musi być szybką wygraną dzięki outsourcingu i korzystania z doświadczeń innych!


Naszym początkowym pomysłem było pomaganie klientom w odniesieniu sukcesu w zakresie zarządzania uczciwością unikając typowych błędów i pułapek.
Zatem wbudowaliśmy tę metodologię do modelu operacyjnego Ethicontrol oraz domyślnej konfiguracji platformy informatycznej.

Następnie większość elementów zostały sprawdzone według ram, norm, standardów takich jak Dyrektywa unijna o sygnalistach i ISO 37002 System zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości.

Bezproblemowo


Uzyskaj więcej z outsourcingu dzięki szybkim i sprawnym wdrożeniom!

rocket_white

Szybkie wdrażanie

Zwykle wdrażamy nasze rozwiązania w ciągu tygodnia.
Już od pierwszego dnia możesz korzystać z naszych systemów w standardowej konfiguracji, nie czekając na własne SOP czy adaptacje.
Nasze systemy są oparte na przeglądarce internetowej i są niezależne zarówno od terminali użytkowników, jak i systemów operacyjnych. Nasze oprogramowanie jest wielojęzyczne i przyjazne dla urządzeń mobilnych.

zipper_2

System wysoce konfigurowalny

Wystarczy, że prześlesz nam swoje standardowe procedury operacyjne (SOP) lub wytyczne marki, a my zajmiemy się resztą.
Wszystkie atrybuty procesów (statusy, priorytety, ryzyka, przepływy pracy), powiadomienia, przyciski, kolory mogą być zmieniane. Jesteśmy również elastyczni, jeśli chodzi o lokalizacje serwerów czy scenariusze wdrażania.

tool_2

Centrum obsługi kompleksowej

Oprócz oprogramowania zadbamy o wymogi prawne, tłumaczenia, rozwiązania telekomunikacyjne (numery bezpłatne, IVR itp.), kampanię komunikacyjną, szkolenia, bieżące wsparcie.

puzzle

API dla integracji

Gdybyś potrzebował wzbogacić swoje dane przez analitykę biznesową lub otwarte dane, możesz korzystać z naszych API. Nadaje się także do wymiany informacji z Twoim systemem ERP lub CRM.

Brak błędów


Etyka nie jest dla prób i błędów - z nami osiągniesz sukces już za pierwszym podejściem!

compliance_new-2

Poza zgodnością

Nasze rozwiązania pomogą Ci zachować zgodność z dyrektywą EU Whistleblowing, FCPA, FCA, SOX, FSGO, SAPIN 2, UKBA, ISO 37001, ISO 37002, Global Compact, GDPR i Twoimi lokalnymi przepisami.
Jednocześnie nasze funkcje umożliwiają pójście dalej, usprawniając procesy i zarządzanie ryzykiem.

shoose

Sprawdzona metodologia

Wiemy, co działa, jak również jakie decyzje dotyczące projektowania procesów mogą zaszkodzić.
Nasze regularne miesięczne opłaty zależą od Twojego sukcesu.
Dlatego opracowaliśmy metodologię i wbudowaliśmy ją w nasze systemy, oprócz wymogów zgodności, aby pomóc Ci uniknąć pułapek i błędów.

duck

Materiały pomocnicze

Przygotowaliśmy zestaw plakatów, naklejek, formularzy dotyczących ryzyka, stron internetowych lub szablonów wiadomości e-mail, które można wykorzystać podczas kampanii organizacyjnej i komunikacyjnej.
Jeśli potrzebujesz inspiracji dla swojego Kodeksu Postępowania, Standardowych Procedur Operacyjnych (SOP) lub Polityki Zgodności, wyposażymy Cię w nasze szablony.

muscle

Szkolenie i pomoc

Przeszkolimy Twoich użytkowników, upewniając się, że w pełni wykorzystują nasze rozwiązania.
Doradzimy Ci przy podejmowaniu kluczowych decyzji podczas wdrażania, zapewniając sukces Twojego programu zgodności i projektów.

Sprawiedliwa cena


Etyka jest koniecznością, a nie luksusem!

add_user_5

Brak opłat za miejsca dla użytkowników

Zaangażuj tak wielu użytkowników, jak to tylko możliwe. Wykorzystaj inne działy w przepływach pracy związanych ze zgodnością / bezpieczeństwem / zarządzaniem ryzykiem.
Nasze rozwiązania są wyceniane w zależności od firmy i funkcji.

tariff_new-2

Bezpłatne aktualizacje i wsparcie techniczne

W modelu subskrypcyjnym wszystkie aktualizacje i nowe funkcje są dostępne natychmiast.
Możesz też skorzystać z trzyletniego okresu bezpłatnych aktualizacji i nowych funkcji w przypadku korzystania z naszych rozwiązań w wersji pudełkowej (on premise).

armour_12-2

Pełny okres funkcji

Niezależnie od posiadanego planu funkcjonalnego, przez pierwsze 9 miesięcy zapewniamy wszystkie dostępne funkcje.

free_updates

Elastyczne plany taryfowe

Zarządzanie etyką powinno być dostępne dla firmy każdej wielkości!
Możecie Państwo mieszać i łączyć funkcje i opcje niezależnie od naszych standardowych planów taryfowych. Przedstawimy Ci naszą najlepszą ofertę dostosowaną do Twojej jurysdykcji, zakresu obowiązków, wymogów zgodności lub dojrzałości firmy.

 

Zasady

1. Zachęcaj zgłoszenia naruszeń, chroń sygnalistów
A woman shouts into a loudspeaker
 
Promuj kulturę zabierania głosu. Utwórz kulturę wolnych i otwartych dyskusji. Wspieraj politykę otwartych drzwi.
Pomóż pracownikom wyrażać swoje myśli, kiedy tylko jest to możliwe.
Przeszkol pracowników w rozpoznaniu oznak działań odwetowych wobec osób zabierających słowo.
Przeszkól pracowników z rozpoznaniu oznak oszustw i wykroczeń i jak je zgłaszać.

Prowadź badania ankietowe z kultury, świadomości oszustw, dodaj do ankiet rozdział z whistleblowingu.

Dodaj materiały/upominki na temat whistleblowingu i zabierania głosu do paczki powitalnej i przewodnika dla nowego pracownika.
Ustaw właściwy ton płynący z góry, zachęcając do mówienia brzydkiej prawdy.

Wprowadź politykę zerowej tolerancji i najsurowszych sankcji dyscyplinarnych w przypadku odwetu wobec sygnalistów lub tych, którzy otwarcie zabierają głos.
Wykazanie ogólnej dezaprobaty dla zgłaszania nieprawidłowości również należy uznać za zemstę.
 
2. Ochrona poufności i anonimowości
The girl shows the sign to be silent (1)
 
W przypadku whistleblowingu zaufanie zgłaszających jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Firma zdobywa to zaufanie poprzez różne działania, od bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń po sprawiedliwe decyzje i działania naprawcze.

Wszystkie wiadomości powinny być traktowane jako poufne. Poufność jest najlepszym źródłem ochrony zgłaszających i promocji gorącej linii.

Firma powinna:
  • zagwarantować, że wszystkie informacje pozostaną poufne i nikt poza wyznaczonym zespołem dochodzeniowym i komisją etyczną nie zostanie poinformowany o istnieniu zgłoszenia, sprawie lub jej szczegółach.
  • przeszkolić menedżerów wyższego szczebla, zespół dochodzeniowy w zakresie zachowania poufności podczas dochodzenia, rozmów, żądania dokumentów lub składania raportów.
  • ustalenie odpowiedzialności za naruszenie poufności
  • ustanowienie kontroli nad zasobami informacyjnymi, w których przechowywane są informacje poufne.
Najlepszym sposobem na zapewnienie ochrony reporterom jest umożliwienie im zachowania anonimowości. Anonimowość jest jednym ze sposobów zachowania poufności.

Najlepszym sposobem na zachowanie anonimowości reporterów jest zapewnienie, że nie będzie można ich namierzyć (telefonicznie, po śladach cyfrowych, głosowo, na podstawie metadanych). Można to osiągnąć, angażując niezależną firmę zewnętrzną, taką jak Ethicontrol.

Dostawcy zewnętrzni nie są zależni od właścicieli, zarządu, służb ochrony i innych pracowników firmy. Autonomia Ethicontrol pozwala nam nazywać rzeczy po imieniu i nie odchodzić od głównego zadania naszej firmy - zachowania anonimowości i poufności reporterów.

Najlepszym sposobem ochrony osób zgłaszających przypadki naruszeń w Ethicontrol jest to, że nic o nich nie wiemy, że nie są technicznie zdolni do ujawniania, rejestrowania i analizowania. Dlatego w ramach "polityki zerowej wiedzy" firmy Ethicontrol opracowaliśmy architekturę naszego systemu, która fizycznie oddziela portal dla reporterów od systemu zarządzania sprawami. Portal dla reporterów nie gromadzi żadnych śladów cyfrowych i jest wolny od skryptów, dzięki czemu reporterzy mogą korzystać z narzędzi do blokowania tożsamości i nadal mogą używać narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości.
 
3. Ochrona zgłoszonych wiadomości
Bottle with notes in the sea (1)
 
Wszystkie zgłoszenia przychodzące (100%) muszą być rejestrowane, pod warunkiem że zawierają minimum informacji niezbędnych do podjęcia dalszych kroków.
Nie ma tu miejsca na dyskusje o zagrożeniach związanych ze spamem czy potrzebie jakiegokolwiek filtrowania.

Wiadomości i inne informacje od zgłaszających powinny być chronione przed usunięciem i zmianą. Nigdy nie powinny być usuwane. Nawet błędne wiadomości lub spam powinny być chronione przed usunięciem.

W miarę możliwości nie powinno być żadnych barier ani pośredników między reporterem a zespołem śledczym. Większość kanałów sprawozdawczych, z wyjątkiem kanału telefonicznego, powinna umożliwiać bezpośrednią rejestrację zgłoszeń bez udziału człowieka. Nawet w przypadku kanału telefonicznego reporterzy powinni mieć możliwość przejrzenia oryginalnej transkrypcji i samodzielnego podania większej ilości szczegółów.

Najlepszym sposobem zapewnienia ochrony wiadomości jest przekazanie kontroli nad nimi poza firmę. To właśnie firma jest najbardziej zainteresowana ukrywaniem/zmianą informacji. Renomowany zewnętrzny dostawca usług whistleblowingowych jest gwarancją, że firma nie będzie miała żadnej kontroli nad danymi i że większość zagrożeń związanych z wiadomościami jest zabezpieczona.
 
4. Strukturyzacja zamiast filtrowania
Barceloneta Beach in Barcelona view above
 
Zgodnie z zasadą nr 3, wszystkie przychodzące wiadomości powinny być rejestrowane, pod warunkiem że zawierają minimum informacji niezbędnych do wykonania kolejnych kroków.

Ale jak należy postępować z wiadomościami:
  • zawierającymi błędne informacje;
  • z niekompletnymi informacjami;
  • niezrozumiałymi bzdetami;
  • z celowym i niezamierzonym spamem?
Co zrobić, gdy możliwości zespołu reagującego nie są wystarczające, aby poradzić sobie z ogromną liczbą nierzetelnych i niejasnych informacji przychodzących?

Wierzymy, że nasi klienci powinni skutecznie radzić sobie z takimi wyzwaniami. A idealnym sposobem jest szkolenie reporterów.

Takie szkolenie można przeprowadzić na żywo lub za pomocą explainer'ów wideo, plakatów, artykułów oraz opublikowanych zasad i podręczników.

Można też przeprowadzić je za pomocą przewodnika, który krok po kroku poprowadzi rejestrację raportu. Sugerujemy staranne opracowanie scenariuszy wywiadów i doświadczeń użytkownika w sieci, aby mieć pewność, że słabo przeszkolony sygnalista pozostawi po sobie dobrze skonstruowany i przydatny komunikat.
 
5. Stały dialog z reporterem i odpowiedzialność
phones with the wire
 
Informowanie o nieprawidłowościach jest skuteczne, gdy jedna strona ma pewność, że zostanie wysłuchana, a druga jest gotowa słuchać.

Doceniaj szczerość osób zgłaszających. Informacje, które otrzymujemy, nie zawsze są przyjemne i służą interesom firmy - mimo to każde zgłoszenie musi zostać przeanalizowane i należy na nie odpowiedzieć. Niezależnie od decyzji firmy, reporter powinien mieć poczucie, że firma dba o swoich pracowników i poważnie traktuje wszelkie wątpliwości. Zgłaszający wiedzą, że ich przyszłe raporty będą brane pod uwagę dzięki uzyskaniu informacji zwrotnej, więc są bardziej zachęcani do ich zgłaszania.

Nie należy zapominać o późniejszej opiece nad osobami zaangażowanymi. Standardową praktyką powinna być kontynuacja działań w stosunku do osoby zgłaszającej. Zgłaszający powinni być informowani nie tylko o rozpoczęciu dochodzenia, ale także o jego zamknięciu i wynikach. Poinformuj zgłaszającego, czy podjęto jakieś działania - jeśli nie, wyjaśnij, dlaczego firma odrzuciła zgłoszenie. W przypadku opóźnień zwykle informuje się o tym reporterów, aby wiedzieli, jaki jest przybliżony czas dochodzenia.

W ten sposób spełniasz oczekiwania zgłaszających i trenujesz ich, aby w przyszłości byli bardziej efektywni, przesyłając odpowiednie informacje i znając proces.
6. Maksymalna przejrzystość
A Hand underwater (1)
 
Skuteczna komunikacja opiera się na zaufaniu. Brak przejrzystości może szybko zniszczyć zaufanie, prowadząc do porażki Twoich wysiłków w zakresie zarządzania etyką.

Dlatego system zarządzania whistleblowingiem powinien działać w sposób jasny, zrozumiały i spójny.

Po pierwsze, infolinia whistleblowingowa nie jest systemem informatycznym, skrzynką pocztową czy linią telefoniczną. Przede wszystkim, infolinia — to zespół reagujący — odpowiedzialni oficerowie compliance — ludzie, którym zależy na uczciwości i ludziach. Najlepsza infolinia to zaufani oficerowie zgodności z polityką otwartych drzwi.

Oznacza to, że zgłaszający powinni znać osoby stojące za infolinią i prowadzące dochodzenia.

Po drugie, zgłaszający powinni wiedzieć, co się stanie po złożeniu raportu, czego mogą się spodziewać, a czego nie.

Po trzecie, wszyscy powinni rozumieć, jak będą sprawdzane zarzuty, kto będzie oceniał, że nie będzie subiektywizmu, a proces decyzyjny opiera się wyłącznie na dowodach. Innymi słowy, powinna istnieć rozsądna pewność, że niewłaściwe postępowanie zostanie ukarane, a jednocześnie każdy będzie chroniony przed niesłusznym oskarżeniem. Wreszcie, decyzje etyczne powinny odpowiadać wartościom firmy i być spójne pomimo starszeństwa lub znaczenia zaangażowanych stron.

Po czwarte, pracownicy firmy powinni znać wyniki systemu zarządzania whistleblowingiem: statystyki raportów, wyniki spraw i sanowane studia przypadków.

Podsumowując, wszystko, co dotyczy whistleblowingu i dochodzenia, powinno być otwarte dla zgłaszających, z wyjątkiem informacji, które są chronione prawem prywatności lub mogą prowadzić do ryzyka odwetu.
 
7. Unikanie konfliktu interesów w całym procesie: od rejestracji do decyzji etycznej
two women photo half face (1)
 
Rejestracja komunikatów i zgłoszeń powinna być niezależna od osób odpowiedzialnych za reakcję.

Ponadto powinna istnieć ochrona przed samokontrolą dla przypadków, gdy zgłoszony incydent zawiera informacje o zespole reagowania/zgodności. W takich przypadkach Ethicontrol zaleca, aby procedura Eskalacji pomagała automatycznie ominąć domyślny zespół reagowania.

Sprawa powinna zostać rozwiązana przez osoby, które nie są stronnicze i zaangażowane w odpowiedni proces, co pozwala im na obiektywne i niezależne określenie faktów i wyciągnięcie wniosków z dochodzenia.

Osoby prowadzące dochodzenie nie mogą być świadkami ani narratorami wyników dochodzenia.
Następnie osoby badające sprawę nie powinny decydować o tym, czy doszło do wykroczenia, ani o stopniu winy.
 
 
 
 
8. Ustal priorytety
Small pieces of paper pinned on the desk (1)
 
Prioritisation is an importanWażnym narzędziem w zarządzaniu zgłoszeniami jest ustalanie priorytetów - dzięki temu nie przeoczysz tych pilnych, ale też będziesz mógł śledzić te mniej ważne w danej chwili.

Upewnij się, że masz zestaw kryteriów do oceny sprawy: może to być utrata reputacji, zagrożenie życia, szkody finansowe i inne. Uporządkowanie spraw pomoże Ci również w zarządzaniu czasem. Na zakończenie dochodzenia i złożenie raportu będziesz miał określoną liczbę dni. Nadanie priorytetu prostej sprawie może również sprawić, że nie zostanie ona zapomniana i oceniona, a zgłaszający będzie wiedział, jaki jest przewidywany czas jej trwania.
 
 
 
 
 
 
 
9. Cały cykl życia zdarzenia w jednym systemie
Starting track for running competitions (1)
 
Zbudowaliśmy system, który umożliwia śledzenie wszystkich wydarzeń i koncentrowanie się na nich dzięki zastosowaniu trzech komponentów w jednej strategii.

Platforma komunikacyjna Speak up / Whistleblowing. Zgłaszający mogą korzystać z platformy do składania swoich zgłoszeń, a następnie śledzić postępy w sprawie. Dzięki powiadomieniom zgłaszający zawsze będzie wiedział, jakie są aktualizacje w danej sprawie i będzie gotowy do przekazania dodatkowych informacji.

Etyka zarządzania incydentami. Zarządzanie incydentami to etap przejściowy między informacją o nieprawidłowościach a dochodzeniem. Tutaj decydujesz, w jaki sposób sprawa zostanie rozpatrzona. W oparciu o wewnętrzne procedury sprawa zostanie przydzielona konkretnej osobie z danego działu firmy i będzie przebiegać zgodnie z typową ścieżką postępowania wyjaśniającego.

Dochodzenia i zarządzanie sprawami. Ideą platformy do zarządzania sprawami jest udostępnienie wszystkich narzędzi niezbędnych do szybkiego i skutecznego prowadzenia dochodzeń. W ramach systemu zarządzania sprawami możesz komunikować się z osobą zgłaszającą nieprawidłowości, tworzyć i rozwiązywać zadania, konfigurować przepływy pracy oraz delegować sprawy. Aby zachować bezstronność i przeprowadzić dochodzenie, można tworzyć drzewa faktów, sprawdzać dowody, wyszukiwać sprawców i wiele innych. Pożądanym rezultatem jest zwiększenie liczby zgłoszeń - zaufanie do systemu i poprawa zgodności z przepisami w firmie.
 
10. Zaangażuj użytkowników, którzy nie przestrzegają przepisów
Four person discussing issue on the meeting
Do przeprowadzenia dochodzenia i przyspieszenia całego procesu mogą być potrzebne osoby spoza zespołu.
Zachęcamy do zapraszania różnych specjalistów z innych zespołów, aby podzielić się doświadczeniem i pomóc sobie nawzajem w rozwiązywaniu szczegółów sprawy. Księgowi, kadrowi, kierownicy — każdy może wnieść swój wkład w proces.

Oficer dochodzeniowy nie może być ekspertem we wszystkim i nie powinien zajmować się wszystkim — dbając o jak najlepsze wykorzystanie własnych zasobów. Powinien on zatem skupić się na swoich podstawowych kompetencjach: strategii i metodologii dochodzenia oraz zarządzaniu zespołem, pozostawiając ustalanie faktów i liczenie liczb bardziej kompetentnym pracownikom.

Komunikację tę zabezpieczyliśmy, tworząc zadania — dzięki temu oficerowie ds. zgodności mogą zaprosić dowolną osobę do dochodzenia, a jednocześnie ograniczyć jej prawa dostępu.
11. Kontrola terminów płatności
Watch on a mans hand
 
Zgłaszający nie mogą czekać na odpowiedź w nieskończoność. Dlatego czas odpowiedzi powinien być rozsądny, mimo terminów wyznaczonych przez przepisy prawa.

Zaległa odpowiedź oznacza, że raportujący jest wyjątkowo niezadowolony i mógł szerzyć negatywne emocje w firmie lub może wystąpić publicznie, co gwarantują przepisy prawa.

Dlatego każde zgłoszenie powinno mieć ustalony termin płatności od momentu rejestracji.

Zespół reagujący powinien kontrolować terminy wymagalności dla spraw o różnym poziomie zagrożenia lub można to zrobić automatycznie. Dzięki platformie Ethicontrol można oznaczyć sprawy jako wysoko priorytetowe lub nisko priorytetowe, a termin zostanie zastosowany automatycznie.

Terminy są również kluczowe dla powiadamiania sygnalistów o postępach sprawy. Jest to zarówno dobra praktyka, jak i wymóg prawny w niektórych krajach. Upewnij się, że masz standardową procedurę follow-up: za każdym razem, gdy w sprawie nastąpiła zmiana, możesz powiadomić sygnalistę.

Po ustaleniu terminów płatności platforma Ethicontrol automatycznie uporządkuje Twoje sprawy, a Ty otrzymasz przypomnienie o konieczności reagowania na sprawy o wysokim priorytecie. Ponadto efektywność i terminowość Twojej pracy będzie pokazywana w analityce, dzięki czemu będziesz mógł poprawić swój współczynnik odpowiedzi.
12. Walidacja i ocena dowodów
Calibration Lab
 
Niezależnie od stopnia złożoności, wszystkie sprawy muszą być badane z taką samą starannością i mieć uzasadnione podstawy do poważnego traktowania dowodów.

Bez dowodów jedynym wyjściem jest poproszenie o nie sygnalisty - w przeciwnym razie sprawa musi zostać oddalona. Sygnaliści powinni mieć możliwość dołączania plików lub przesyłania wszelkich innych dowodów w odpowiednim formacie podczas korzystania z portalu sygnalistów.

Po uzyskaniu dowodów, jako compliance officer musisz je przeanalizować i pozostawić tylko te fragmenty, które są potrzebne do dochodzenia i są wiarygodne (jest to również zgodne z zasadami minimalizacji danych).

Jakie są kroki w pracy z dowodami?
  • Ustal jasne kryteria dla materiałów sprawy, które mają być uznane za dowody.
  • Rozróżniaj poziomy wiarygodności dowodów.
  • Upewnij się, że sprawa jest skompilowana z wiarygodnych dowodów.
13. Pod uwagę brane są wyłącznie fakty poparte sprawdzonymi dowodami
Someone writes with a red felt-tip pen
 
W każdym raporcie znajdziesz coś, dzięki czemu będziesz mógł operować dalej w sprawie — fakty. Wypowiedzi świadków lub ogólne informacje z raportu zawierają wiele punktów, na których można się oprzeć — wykorzystaj pojedyncze wypowiedzi do sformułowania faktów i ich oceny.

Upewnij się, że ostateczne wnioski zostaną wyciągnięte na podstawie faktów, które zostały poparte wiarygodnymi dowodami.

Zarządzanie sprawą Ethicontrol pozwala na ustrukturyzowanie faktów poprzez zbudowanie drzewa faktów. Fakty pojawiają się na liście stopniowo, w miarę jak je dodajesz — później możesz wykorzystać do podjęcia decyzji tylko zweryfikowane fakty.
 
 
 
 
 
 
 
14. Standaryzacja i automatyzacja w celu zwiększenia wydajności i sprawiedliwości
White robot
 
Każdy profesjonalista dostrzeże spójność w raportach z podejścia dochodzeniowego i znajdzie typowy wzór.

Kiedy tak się stanie, możesz udokumentować powtarzające się zadania w programie dochodzeniowym lub sporządzić listę kontrolną jakości. Zapewni to oczekiwaną jakość dochodzeń, zwłaszcza gdy działacie w zespołach rozproszonych geograficznie.

Reguły biznesowe lub reguły automatyzacji mogą być wykorzystane do poprawy wydajności i upewnienia się, że Twoje SOP były przestrzegane. Na przykład, można ustawić standardową regułę dla wszystkich spraw związanych z tą samą kategorią lub pochodzących z tej samej jednostki.

Oprócz Przepływów pracy i Automatyzacji możesz również korzystać z Procedur i Szablonów — wszystkie te funkcje są dostępne w platformie Ethicontrol i w pełni standaryzują Twoją codzienną pracę.
 
15. Opis przypadku gotowy od pierwszego dnia
A man flips through a notebook (1)
 
Stwórz regularną praktykę uzupełniania szczegółów sprawy, gdy tylko otrzymasz aktualizacje od osoby zgłaszającej lub dojdziesz do nowych wniosków.

Nie tylko porządkuje to Twoją pracę i nie pozostawia niczego zapomnianego, ale także ułatwia późniejsze zadania. Wszystko, co udokumentujesz na temat sprawy za pomocą platformy Ethicontrol, pojawia się później w raporcie dotyczącym sprawy automatycznie, gdy sprawa zostanie zarejestrowana w systemie.

Jeśli musisz regularnie informować o postępach sprawy, możesz pobrać raport na dowolnym etapie dochodzenia i dostarczyć go swoim przełożonym.
 
 
 
 
 
16. Brak konkluzji jest również konkluzją
Document in the hand of a man
 
Sprawa może być zakończona tylko wtedy, gdy masz wystarczająco dużo informacji na jej temat — materiały sprawy, dowody, fakty, osoby zaangażowane i odpowiedzialne.

Jeśli masz trudności z podjęciem decyzji w sprawie, może to oznaczać, że sprawa nie została poparta faktami i musi zostać odrzucona.

Innym sposobem na pokonanie trudności decyzyjnych jest cofnięcie się i znalezienie tego, czego zabrakło w sprawie i co spowodowało niepewność. Wykorzystaj brak informacji na swoją korzyść — zbierz więcej dowodów i opanuj swoje umiejętności śledcze.
 
 
 
 
 
 
 
 
17. Sprawiedliwe decyzje i sankcje
Libra (1)
 
Dochodzenie powinno prowadzić do realnych działań, więc sygnaliści mogą zgłaszać się wiedząc, że zmiany nastąpią.

Upewnij się, że masz procedurę podejmowania działań i karania niewłaściwych osób — wszystko musi być udokumentowane i zgodne ze standardowymi przepisami firmy.

Będziesz potrzebował zasobów administracyjnych i finansowych do sprawiedliwych sankcji i decyzji. Dodatkowo proces podejmowania decyzji powinien być wolny od konfliktu interesów.

Decyzja musi być zakomunikowana osobie zgłaszającej nieprawidłowości i osobie, która je popełniła, z zachowaniem wszelkich środków ochrony danych. Decyzje oparte na niezweryfikowanych faktach mogą negatywnie wpłynąć na reputację firmy i zaufanie sygnalistów — poświęć tej części dochodzenia niezbędną uwagę i precyzję.
 
 
 
 
 
18. Ucz się na podstawie naruszeń
Man doing ceiling screed
 
Sankcje na osoby popełniające wykroczenia nie muszą oznaczać, że Twoja firma wyciągnęła wnioski. Postaraj się znaleźć prawdziwą przyczynę zdarzenia, które wywołało naruszenie, zamiast tylko karać sprawców i informować o zasobach wykorzystanych do dochodzenia.

Czy był to brak kontroli lub osobiste motywy odwetu? A może to niesprawiedliwe traktowanie pracowników wywołało szkodliwe działania?

Za każdym razem, gdy zagłębiasz się i znajdujesz przyczyny naruszeń, zwiększasz zaufanie pracowników i dowiadujesz się więcej o ich potrzebach i słabościach. Jednocześnie chronisz swoją firmę przed przyszłymi zagrożeniami.
 
19. Raport o raportach
Typewriter and paper Investigation
 
Wykorzystaj wiedzę uzyskaną z przypadków do analizy ogólnych trendów i przewidywania wyników przyszłych naruszeń. Analizy i raporty pojedynczych przypadków pomagają zobaczyć ogólny obraz. Jeśli chcesz ująć wnioski w liczbach, do raportowania ogólnych trendów można wykorzystać raporty okresowe.

Dzięki Ethicontrol możesz przechowywać wszystkie raporty w jednym miejscu, a później wykorzystać je do kształtowania nowej strategii zgodności.

Wyrób sobie nawyk przeglądania raportów i znajdowania tego, czego brakuje i co można poprawić. Prowadzenie dokumentacji jest wymogiem wszystkich regulacji dotyczących whistleblowingu i finansów — możesz polegać na szablonach i zachować organizację pracy na wszystkich poziomach.