Funkcje: Zarządzanie przypadkami

Zero trust access

Dostęp bez zaufania

Użytkownicy domyślnie nie są zaufani i nie mają dostępu do żadnej sprawy, chyba że zostanie im on wyraźnie przyznany.

Prawa dostępu są zarządzane zgodnie z kontrolą dostępu opartą na rolach (RBAC).

Roles

Role

Istnieją domyślne role (Admin, Supervisor, Lead investigator, Team member itp.) z różnymi poziomami dostępu.

Niestandardowe role są obsługiwane w celu dostosowania do przepływu pracy w firmie.

Podział praw dostępu ⭐

Dostęp do informacji o sprawach może być kontrolowany przez menedżerów w oparciu o regiony, oddziały i hierarchię organizacyjną.

Użytkownicy mogą widzieć tylko sprawy w obrębie własnego regionu, oddziału lub jednostki.

Dodatkowe poziomy organizacyjne ⭐

Dodatkowe poziomy hierarchii można dodać do firm o złożonych strukturach, w tym podregionów, jednostek lub oddziałów. Będzie to szczególnie przydatne w przypadku struktur macierzowych.

Można również przypisać koordynatorów i zespoły lub ustanowić specjalne procedury dla każdego dodatkowego poziomu.

Dziennik kontroli

Wszystkie działania użytkowników są gromadzone w dzienniku audytu i mogą być filtrowane według dat lub zmiennych sprawy, takich jak główny badacz, identyfikator sprawy, kategoria, jednostka itp.

⭐ - funkcja jest zawarta w planach taryfowych „Advanced” i/lub „Pro”.

	Procedury ⭐ Każda procedura stanowi indywidualny proces biznesowy w ramach naszej ujednoliconej platformy, wyróżniający się unikalnymi uprawnieniami dostępu, przypisanymi koordynatorami, kamieniami milowymi procesu, terminami, zautomatyzowanymi funkcjami i systemami alertów. Przełożeni nadzorujący te procedury korzystają z wyłącznych pulpitów nawigacyjnych, dzięki czemu nie pokrywają się one z innymi. Ten poziom personalizacji jest osiągany niezależnie od wspólnych cech, takich jak kategoria, dział lub metoda inicjacji. Różnorodność definiuje nasze podejście do procedur. Niezależnie od tego, czy chodzi o wdrażanie protokołów eskalacji w celu uniknięcia potencjalnych konfliktów interesów, czy też segregowanie określonych funkcji, takich jak zdrowie, bezpieczeństwo i środowisko (HSE), zasoby ludzkie (HR), bezpieczeństwo i ogólne zapytania w odrębne kategorie z dala od standardowych działań związanych ze zgodnością, nasza platforma dostosowuje się do różnych potrzeb operacyjnych.
	Wyznaczenie głównego badacza Aby delegować sprawę w systemie, można kliknąć Menedżera spraw i ponownie przypisać ją na podstawie kategorii sprawy, jednostki lub w razie potrzeby. Można również zautomatyzować delegowanie dla określonych kategorii, jednostek lub procedur. Po przypisaniu menedżera sprawy (głównego badacza) otrzyma on prawa dostępu do sprawy i wiadomość e-mail z powiadomieniem.
	Zespół sprawy W sekcji "Zaangażowani" można dodawać i usuwać członków zespołu sprawy. Możesz dodawać członków zespołu do zespołu sprawy, aby wyświetlać i edytować sprawę. Jeśli członek zespołu odejdzie, traci dostęp. Platforma śledzi jednak wszystkich użytkowników, którzy kiedykolwiek uzyskali dostęp do sprawy.
	Wiadomości zespołu Korzystaj z platformy do komunikacji z zespołem i przechowuj wszystkie wiadomości w jednym miejscu. Upewnij się, że wszystkie poufne dyskusje są ograniczone wyłącznie do platformy i dotyczą wyłącznie danej sprawy. Otrzymuj powiadomienia e-mail o nowych wiadomościach.
	Etapy dochodzenia / przepływ pracy Proces przeglądu dochodzenia płynnie integruje się z istniejącymi standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP) i wytycznymi organizacji. Dla tych, którzy są w trakcie opracowywania swoich SOP, nasza platforma oferuje zbiór szablonów najlepszych praktyk jako podstawowy zasób. Każdy etap dochodzenia można dostosować za pomocą określonych terminów, protokołów powiadomień i kontroli dostępu, aby zapewnić usprawniony i bezpieczny proces. Aby usprawnić interakcje z reporterami, nasza platforma oferuje dedykowany pokój internetowy dla reporterów, wyposażony w fazy odpowiedzi, które są całkowicie lub częściowo zgodne z procesami biznesowymi organizacji.
	Zadania i przepływy zadań Główni badacze i przełożeni mogą przydzielać zadania członkom zespołu lub współpracownikom za pośrednictwem platformy. Zadania można skonfigurować w różnych sekcjach sprawy: Zadania dochodzeniowe, Działania dyscyplinarne lub Działania naprawcze. Wyznaczaj terminy, przypisuj odpowiedzialność i dołączaj odpowiednie dokumenty i fakty, aby kierować realizacją zadań. Biorąc pod uwagę powtarzalny charakter wielu zadań dochodzeniowych w różnych sprawach, nasza platforma umożliwia wcześniejsze ustanowienie przepływu zadań. Może on następnie służyć jako kompleksowe ramy dochodzenia lub lista kontrolna zapewnienia jakości dla każdej kolejnej sprawy, zapewniając spójność i wydajność w zarządzaniu procesami.

Materiały dotyczące sprawy

Użytkownicy mogą bezpiecznie przesyłać pliki do sprawy, opisując, oceniając wiarygodność i cytując źródła.

Późniejsze materiały mogą być wykorzystywane w Faktach jako dowody lub w Zadaniach jako oddzielny element dostępu.

Case facts_1

Fakty dotyczące sprawy

Udokumentuj hipotezy lub argumenty i połącz je ze sobą.

Każdy fakt może być powiązany z zaangażowanymi stronami, zadaniami i materiałami pomocniczymi.

Aby poprawić jakość wniosków, każdy fakt można oznaczyć jako potwierdzenie lub zaprzeczenie początkowego twierdzenia.

Involved parties

Zaangażowane strony

Platforma umożliwia rozliczanie wszystkich osób zaangażowanych w sprawę, w tym tych, które miały dostęp do sprawy lub przejrzały wiadomość e-mail z powiadomieniem na jej temat.

Istnieją następujące rodzaje zaangażowanych stron: zgłaszający, inicjator, kierownik sprawy, członkowie zespołu, wykonawcy zadań niebędący członkami zespołu, podejrzani, świadkowie i sprawcy.

Połączenia obudowy

Automatyczne łączenie odpowiednich spraw według zaangażowanych osób lub podobnych zagrożeń. Można również ręcznie łączyć sprawy między sobą.

Dziennik aktywności sprawy

Każda sprawa ma dziennik, który łączy wszystkie działania uczestników sprawy, umożliwiając łatwe sprawdzenie, co zostało zrobione. Większość działań wyzwala powiadomienia do wyznaczonego menedżera sprawy lub odpowiednich interesariuszy. Preferencje powiadomień dostosowanych do indywidualnych potrzeb mogą zostać ustalone na żądanie.

Raport z przypadku z eksportem PDF

Raport ze sprawy łączy każdy segment sprawy w skrupulatnie zorganizowany dokument. Jest on dostępny do przeglądu w dowolnym momencie procesu odpowiedzi, wyświetlając sekcje, które zostały ukończone.

Istnieje możliwość wydrukowania raportu lub wyeksportowania go w formacie PDF

Dossier / Profile osób ⭐

Dla każdej wymienionej osoby lub firmy platforma automatycznie generuje profil. Funkcja ta służy nie tylko do analizy, ale także do usprawnienia zarządzania zgromadzonymi i przechowywanymi danymi osobowymi.

Takie profile obejmują szereg informacji, w tym dane ogólne, biograficzne i kontaktowe. Okazują się one nieocenione przy monitorowaniu zaangażowania danej osoby lub podmiotu w wielu sprawach, zespołach lub regionach.

Ponadto profile te ułatwiają automatyczne ulepszanie danych dotyczących ryzyka, wykorzystując wgląd z platform analityki biznesowej.

Wzajemne powiązania między profilami podkreślają charakter relacji, umożliwiając kompleksowy wgląd w połączenia i interakcje.

Wyszukiwanie

Wyszukiwanie spraw, faktów, zadań, materiałów i indeksu podejrzanych.

Użyj filtra, aby posortować sprawy według regionu, daty, głównego śledczego i innych.

Obsługa klienta

Każdy użytkownik korzysta z bezpłatnego całodobowego wsparcia za pośrednictwem naszego portalu pomocy lub widżetu wsparcia w aplikacji, zgodnie z naszą standardową polityką SLA. W międzyczasie klienci korporacyjni otrzymują uprzywilejowany dostęp do bezpośrednich kanałów komunikacji - w tym telefonu, MS Teams i WhatsApp - z menedżerami ds. sukcesu klienta, którzy są w gotowości, aby zaoferować bardziej dostosowane lub ulepszone wsparcie SLA.

Nasze zaangażowanie we wspieranie wszystkich klientów rozciąga się na kampanie komunikacyjne, w ramach których zapewniamy sesje szkoleniowe na żywo dla użytkowników, wraz z pakietem zasobów graficznych i tekstowych. W przypadku przedsiębiorstw idziemy o krok dalej, oferując wyłączny dostęp do objaśnień wideo i dodatkowych usług konsultacyjnych, zapewniając kompleksowe wsparcie.

Case team

Wnioski zespołu ds. sprawy

Po zakończeniu dochodzenia ważne jest, aby sformułować wnioski jako zespół i zapisać je.

Obejmuje to wybranie wyniku dochodzenia i uzupełnienie kluczowych faktów popartych dowodami. Dodatkowo należy napisać podsumowanie, które pojawi się w skonsolidowanym raporcie i tabeli eksportu spraw.

Ocena uzasadnienia jest istotną częścią sekcji Wnioski zespołu, służącą jako podstawa do uzyskania danych analitycznych dotyczących wskaźnika uzasadnienia. Wskaźnik ten ma kluczowe znaczenie dla oceny skuteczności infolinii dla sygnalistów.

Decyzja zarządu

Gdy zespół ds. sprawy przedstawi swoje wnioski, menedżerowie mogą przejrzeć zalecenia zespołu, zdecydować, czy podjąć działania przeciwko jakimkolwiek sprawcom, określić, jakie działania dyscyplinarne należy podjąć, a następnie sformułować ostateczną wiadomość dla zgłaszającego.

Wreszcie, istnieje lista kontrolna dla menedżerów, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne działania zostały podjęte.

Disciplinary actions_1-1

Działania dyscyplinarne ⭐

Po zidentyfikowaniu sprawców wykroczeń można przypisać im działania dyscyplinarne.

Działania te są ustawione jako zadania, w tym obowiązki, terminy i opisy.

Osoba odpowiedzialna może dodać akta sprawy i fakty w celu lepszej dokumentacji.

Corrective actions - remediation plan

Działania naprawcze / plan naprawczy ⭐

Aby rozwiązać podstawowe problemy i zapobiec przyszłym komplikacjom, kluczowe jest wdrożenie strategii naprawczej.

Plan działań naprawczych obejmuje zadania, do których można dodać osoby odpowiedzialne, terminy i opisy. Dodatkowo można powiązać działania z ryzykiem, kontrolami i procesami biznesowymi z predefiniowanych rejestrów znajdujących się w naszym module Echo.

Niedociągnięcia kontroli wewnętrznej i działania naprawcze

Po prostu wybierz konkretną kontrolę, którą chcesz poprawić i wybierz odpowiednie ryzyko z naszego rejestru ryzyka, Echo.

Możesz także tworzyć zadania z terminami, przypisywać obowiązki i załączać akta sprawy oraz istotne fakty.

Szablony ⭐

Twórz szablony informacji zwrotnych i wiadomości końcowych dla reporterów, z opcją automatycznego tłumaczenia.

Silnik reguł biznesowych / automatyzacja ⭐

W ramach automatyzacji firmy mogą ustawić swoje reguły dla spraw, które będą automatycznie stosowane.

Jako warunek uruchomienia automatyzacji można ustawić aktualizację kategorii lub statusu sprawy.

Jako akcję użytkownicy mogą ustawić zmianę priorytetu lub statusu, przypisanie głównego badacza lub procedury przepływu sprawy oraz wykonanie scenariusza.

Enterprise level uptime-1

Bezawaryjność na poziomie przedsiębiorstwa

Zobowiązujemy się do zapewnienia 99,9% czasu działania naszej platformy i portali. Aby to zapewnić, niezależna usługa monitoruje nasze usługi.

Oferujemy domyślną umowę o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA), która określa wszystkie warunki. Ponadto podpisujemy również niestandardowe umowy SLA z naszymi klientami zgodnie z ich wymaganiami.

Zróżnicowane lokalizacje centrów danych

Korzystamy wyłącznie z bezpiecznych, certyfikowanych centrów danych. Posiadamy je w różnych regionach, aby zachować zgodność z lokalnymi przepisami. Obecnie posiadamy serwery w krajach UE, USA, ZEA, KSA, Indiach i Tanzanii.

Active web application firewall (WAF)

Aktywna zapora aplikacji internetowych (WAF)

Używamy zapory sieciowej aplikacji (WAF), która zapewnia bezpieczeństwo i produktywność platformy i portalu, udaremnia ataki DDoS, powstrzymuje boty oraz wykrywa anomalie i złośliwe ładunki, jednocześnie monitorując ataki łańcucha dostaw przeglądarki. Na życzenie pozwala nam ustawić dodatkową ochronę określonego portalu lub platformy klienta.

Szyfrowanie kanałów komunikacji

Kompleksowe szyfrowanie komunikacji Ethicontrol gwarantuje, że poufne informacje pozostaną takie podczas połączeń między reporterem, portalem raportowania i platformą zarządzania sprawami.

Szyfrowanie w spoczynku

Domyślnie przechowywane dane są szyfrowane na poziomie systemu operacyjnego i bazy danych.
Na żądanie szyfrowanie kluczem klienta jest również możliwe dla przedsiębiorstw.

Uwierzytelnianie wieloskładnikowe ⭐

Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) stały się złotymi standardami ochrony poufnych informacji.

Każdy użytkownik ma możliwość sparowania dodatkowego urządzenia i skonfigurowania aplikacji uwierzytelniającej w celu bezpiecznego logowania.

Pojedyncze logowanie (SSO) ⭐

Radzenie sobie z hasłami jest bolesne dla administratorów i mniej bezpieczne. Platforma Ethicontrol umożliwia użytkownikom logowanie się do platformy za pomocą identyfikatora korporacyjnego (MS Azure AD, Okta, Ping itp.).

Dowody decyzje oparte na dowodach

Zachowanie poufności