Можливості: Кейс менеджмент

Zero trust access

Доступ з нульовим рівнем довіри

Користувачам не довіряють за замовчуванням, вони не мають доступу до жодної справи без спеціального дозволу.

Управління правами доступу здійснюється згідно з рольовим контролем доступу (Role-Based Access Control, RBAC).

Roles

Ролі

Існують ролі за замовчуванням (Адміністратор, Менеджер, Член команди тощо) з різними рівнями доступу.

Підтримуються користувацькі ролі для відповідності робочому процесу компанії.

Розмежування прав доступу ⭐

Менеджери можуть контролювати доступ до інформації про справи на основі регіонів, підрозділів та організаційної ієрархії.

Користувачі можуть бачити справи тільки в межах свого регіону, відділу або підрозділу.

Додаткові організаційні рівні ⭐

Додаткові рівні ієрархії можуть бути додані в компаніях зі складною структурою, включаючи субрегіони, підрозділи або відділи. Це буде особливо корисно для матричних структур.

Ви також можете призначити координаторів і команди або встановити спеціальні процедури для кожного додаткового рівня.

Журнал аудитора

Всі дії користувачів збираються в журналі аудитора і можуть бути відфільтровані за датами або деталями справи, такими як кейс менеджер, номер справи, категорія, підрозділ тощо.

⭐ — можливість включена до тарифних планів “Досвідчений” та/або “Про”

	Процедури ⭐ Кожна процедура є окремим бізнес-процесом в рамках нашої єдиної платформи, що відрізняється унікальними правами доступу, призначеними координаторами, етапами розгляду, дедлайнами, автоматизованими функціями та оповіщеннями. Менеджери, які контролюють ці процедури, користуються перевагами ексклюзивних інформаційних панелей, що гарантує відсутність дублювання з іншими. Цей рівень кастомізації досягається незалежно від спільних характеристик, таких як категорія, відділ чи спосіб ініціації. Різноманітність визначає наш підхід до процедур. Чи то впровадження протоколів ескалації для уникнення потенційних конфліктів інтересів, чи виділення окремих функцій, таких як охорона здоров'я, безпека та довкілля (HSE), управління персоналом (HR), безпека та загальні запити в окремі категорії, відмінні від стандартної комплаєнс діяльності — наша платформа задовольняє різноманітні операційні потреби.
	Призначення відповідальних Щоб делегувати справу в системі, ви можете натиснути на кейс-менеджера й перепризначити його виходячи з категорії справи, підрозділу або при необхідності. Ви також можете автоматизувати делегування для певних категорій справ, підрозділів або процедур. Після призначення кейс-менеджера (відповідального) він отримає доступ до справи та повідомлення на електронну пошту.
	Команда кейса У розділі Залучені ви можете додавати та видаляти членів команди кейса. Ви можете додавати членів команди, щоб вони могли переглядати та редагувати кейс. Якщо член команди виходить з неї, він втрачає доступ до справи. Однак платформа відстежує всіх користувачів, які коли-небудь отримували доступ до кейсу.
	Внутрішні коментарі Використовуйте платформу для спілкування з командою та зберігайте всі повідомлення в одному місці. Переконайтеся, що всі делікатні обговорення обмежуються виключно платформою і стосуються лише відповідної справи. Отримуйте сповіщення про нові повідомлення на електронну пошту.
	Етапи розслідування Процес розслідування легко інтегрується з наявними стандартними операційними процедурами (SOPs) та інструкціями вашої організації. Для тих, хто перебуває в процесі розробки своїх SOPs, наша платформа пропонує колекцію шаблонів найкращих практик. Для кожного етапу розслідування можна налаштувати конкретні терміни, протоколи сповіщення та контроль доступу, щоб забезпечити впорядкований і безпечний процес. Щоб спростити взаємодію з заявниками, наша платформа має спеціальний вебкабінет для заявників. Там відображаються етапи розслідування, які повністю або частково узгоджені з бізнес-процесами вашої організації.
	Програми завдань Відповідальні та менеджери можуть призначати завдання членам команди за допомогою платформи. Завдання можна назначати в різних розділах кейсу: Завдання, Дисциплінарні заходи або Коригувальні заходи. Встановлюйте дедлайни, призначайте відповідальних і додавайте відповідні документи та факти, які допоможуть у виконанні завдання. Враховуючи повторюваність багатьох завдань в різних справах, наша платформа дозволяє вам заздалегідь створити Програму завдань. Вона може слугувати планом розслідування або чеклістом для будь-якої наступної справи, забезпечуючи послідовність та ефективність управління процесом.

Матеріали кейса

Користувачі можуть безпечно завантажувати файли до справи, додаючи опис, оцінку надійності та джерело.

Пізніше матеріали можуть бути використані в Фактах як докази або в Завданнях як окремий елемент доступу.

Case facts_1

Факти кейса

Документуйте гіпотези чи аргументи та пов'язуйте їх між собою.

Кожен факт може бути пов'язаний із залученою стороною, завданням та матеріалами справи.

Щоб підвищити якість висновків, кожен факт можна позначити як такий, що підтверджує або спростовує початкове твердження.

Involved parties

Залучені особи

Платформа фіксує всіх осіб, які беруть участь у справі, в тому числі тих, хто мав доступ до справи або переглядав електронне повідомлення про неї.

Залучені особи: заявник, координатор, члени команди, виконавці завдань, які не є членами команди, підозрювані, свідки та правопорушники.

Зв'язки між справами

Автоматично пов'язуйте відповідні справи за залученими особами або схожими ризиками. Ви також можете з'єднати справи між собою вручну.

Журнал активності у справі

Кожна справа має журнал, який фіксує всі дії учасників справи, що дозволяє легко перевірити, що було зроблено. Більшість дій спричиняють сповіщення призначеному кейс-менеджеру. За запитом можна встановити індивідуальні налаштування сповіщень.

Звіт по справі з вивантаженням у форматі PDF

Звіт об'єднує кожен сегмент справи в ретельно організований документ. Він доступний для перегляду в будь-який момент процесу реагування, відображаючи завершені розділи.

Ви можете надрукувати звіт або експортувати його у форматі PDF

Досьє / Профілі фігурантів ⭐

Для кожної згаданої особи або компанії платформа автоматично створює профіль. Ця функція слугує не лише для аналізу, але й для спрощення управління зібраними персональними даними.

Такі профілі охоплюють широкий спектр інформації, включаючи загальні, біографічні та контактні дані. Вони цінні для моніторингу участі особи чи організації в різних справах, командах чи регіонах.

Крім того, ці профілі сприяють автоматичному вдосконаленню даних про ризики, використовуючи інформацію з платформ бізнес-аналітики.

Взаємозв'язок між профілями підкреслює характер відносин, що дозволяє отримати комплексне уявлення про зв'язки та взаємодії.

Пошук по системі

Пошук справ, фактів, завдань, матеріалів справ та індексу підозрюваних.

Скористайтеся фільтром, щоб відсортувати справи за регіоном, датою, відповідальним та іншими параметрами.

Турбота про клієнтів

Кожен користувач отримує безкоштовну цілодобову підтримку через наш Довідковий портал або віджет підтримки в додатку, відповідно до нашої стандартної політики SLA. Тим часом корпоративні клієнти отримують привілейований доступ до прямих каналів зв'язку — включаючи телефон, MS Teams і WhatsApp - з менеджерами з обслуговування клієнтів, які завжди готові запропонувати індивідуальну та розширену підтримку за SLA.

Наша підтримка клієнтів поширюється на комунікаційні кампанії, де ми проводимо тренінги для користувачів у режимі реального часу, а також надаємо набір графічних і текстових ресурсів. Для корпорацій ми йдемо ще далі, створюючи пояснювальні відео про роботу гарячої лінії та надаючи консультаційні послуги, забезпечуючи комплексну підтримку.

Case team

Висновки команди реагування

Після завершення розслідування важливо сформулювати висновки всією командою та зафіксувати їх.

Це передбачає визначення результатів розслідування та заповнення ключових фактів, підкріплених доказами. Крім того, слід написати резюме, яке з'явиться у консолідованому звіті та експортній таблиці справ.

Оцінка достовірності є важливою частиною розділу Висновки команди та слугує підґрунтям для показника достовірності. Цей показник є критично важливим для оцінки ефективності роботи гарячих ліній для викривачів.

Рішення керівництва

Після того, як команда зробить свої висновки, керівництво може переглянути рекомендації команди та вирішити, чи вживати заходів проти порушників, а також визначити, які дисциплінарні заходи необхідно вжити й сформувати фінальне повідомлення для заявника.

Насамкінець, є контрольний список для менеджерів, щоб переконатися, що всі необхідні дії були виконані.

Disciplinary actions_1-1

План дисциплінарних заходів ⭐

Після виявлення порушників ви можете застосувати до них дисциплінарні заходи.

Ці дії визначаються як завдання, включаючи тип дисциплінарних заходів, виконавця, кінцеву дату та опис.

Відповідальна особа може додавати матеріали справи та факти для кращого документування.

Corrective actions - remediation plan

План коригувальних заходів ⭐

Щоб розв'язати основні проблеми та запобігти майбутнім ускладненням, необхідно впровадити стратегію виправлення ситуації.

План коригувальних заходів включає завдання, до яких ви можете додати відповідальних, дедлайни та описи. Крім того, ви можете прив'язати дії до ризиків, контролів і бізнес-процесів із попередньо визначених реєстрів в нашому модулі Echo.

Недоліки внутрішніх контролів та їх усунення

Просто виберіть конкретний елемент управління, який ви хочете поліпшити, та оберіть до нього відповідний ризик з нашого реєстру ризиків Echo.

Ви також можете створювати завдання з дедлайнами, призначати відповідальних, прикріплювати файли справ і відповідні факти.

Шаблони ⭐

Створюйте шаблони для зворотного зв'язку та фінальних повідомлень заявникам з можливістю автоматичного перекладу.

Бізнес-правила обробки по маршруту / Автоматизації ⭐

В рамках автоматизації компанії можуть встановлювати свої правила для кейсів, які будуть застосовуватися автоматично.

Умовою запуску автоматизації можна задати оновлення категорії або статусу справи.

В ролі дії користувачі можуть встановити зміну пріоритету або статусу, призначення відповідального або процедури проходження справи, а також виконання сценарію.

Enterprise level uptime-1

Безперебійність роботи

Ми прагнемо забезпечити безперебійну роботу нашої платформи та порталів на рівні 99,9%. Щоб забезпечити це, незалежна служба здійснює моніторинг наших сервісів.

Ми пропонуємо стандартну політику Угоди про рівень обслуговування (SLA), в якій викладені всі умови та положення. Крім того, ми також підписуємо індивідуальні SLA з нашими клієнтами відповідно до їхніх вимог.

Різноманітне розташування дата-центрів

Ми використовуємо тільки захищені сертифіковані дата-центри. Вони розташовані у різних регіонах, щоб відповідати місцевому законодавству. Наразі ми маємо сервери в Україні (в тому числі з КСЗІ), країнах ЄС, США, ОАЕ, Саудівській Аравії, Індії та Танзанії.

Active web application firewall (WAF)

Активний міжмережевий екран вебдодатків (WAF)

Ми використовуємо брандмауер вебдодатків (WAF), який забезпечує безпеку та продуктивність платформи та порталу, запобігає DDoS-атакам, тримає ботів на відстані, виявляє аномалії та шкідливе програмне навантаження, і все це під час моніторингу атак на ланцюжок постачання браузерів. За запитом ми можемо встановити додатковий захист порталу або платформи клієнта.

Шифрування каналів зв'язку

Наскрізний зашифрований зв'язок Ethicontrol гарантує, що конфіденційна інформація залишатиметься такою під час з'єднання між заявником, вебпорталом для реєстрації звернень та платформою кейс-менеджменту.

Шифрування даних

За замовчуванням дані, що зберігаються, шифруються на рівні операційної системи та бази даних.

За запитом, для корпорацій також можливе шифрування за допомогою клієнтського ключа.

Багатофакторна автентифікація ⭐

Багатофакторна автентифікація (MFA) і двофакторна автентифікація (2FA) стали золотими стандартами для захисту конфіденційної інформації.

Кожен користувач може під'єднати додатковий пристрій і налаштувати програму автентифікації для безпечного входу.

Єдиний вхід (SSO) ⭐

Робота з паролями болюча для адміністраторів і не дуже безпечна. Платформа Ethicontrol дозволяє користувачам входити на платформу за допомогою корпоративного ідентифікатора (MS Azure AD, Okta, Ping тощо).

Обґрунтовані етичні рішення

Зберігайте конфіденційність