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Accueil / Fonctionnalités / Gestion des dossiers

Des décisions fondées sur des preuves

Automatiser les workflows, mobiliser des collaborateurs de différents services et prendre des décisions en matière d’éthique sur la base de preuves fiables.

Control and document investigations (2) (1)

Préserver la confidentialité

Manage and protect access

Zero trust access

 

Accès Zero Trust

Par défaut, les utilisateurs ne sont pas considérés comme fiables et n’ont accès à aucun dossier, sauf si un accès spécifique leur est accordé.

Les droits d’accès sont gérés selon le modèle RBAC (Role-Based Access Control -contrôle d’accès basé sur les rôles).

Roles

Rôles

Des rôles prédéfinis (Administrateur, Superviseur, Enquêteur principal, Membre de l’équipe, etc.) offrent différents niveaux d’accès.

Les rôles personnalisés sont pris en charge afin de s’adapter au workflow de l’entreprise.
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Séparation des droits d’accès  ⭐

Les managers peuvent contrôler l’accès aux informations des dossiers en fonction de la région, de la division et de la hiérarchie organisationnelle.

Les utilisateurs ne peuvent voir que les dossiers relevant de leur propre région, division ou unité.
Single or multi-level hierarchy of units-locations

 

Niveaux organisationnels supplémentaires ⭐

Des niveaux hiérarchiques supplémentaires peuvent être ajoutés aux entreprises dotées de structures complexes, notamment des sous-régions, des unités ou des divisions. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les structures matricielles.

Vous pouvez également attribuer des coordinateurs et des équipes, ou définir des procédures spécifiques pour chaque niveau supplémentaire.
Audit_log

 

Journal d'audit

Toutes les actions des utilisateurs sont enregistrées dans le journal d’audit et peuvent être filtrées par date ou par variables du dossier, telles que l’enquêteur principal, l’identifiant du dossier, la catégorie, l’unité, etc.

 

⭐   — fonctionnalité incluse dans les forfaits tarifaires “Avancé” et/ou “Pro”

Utilisateurs et dossiers illimités

à partir de 89 EUR/mois

Collaborer dans les projets

Prepare your project
Procedures_-2

 

Procédures ⭐

Chaque procédure constitue un processus métier individuel au sein de notre plateforme unifiée. Elle dispose de droits d’accès spécifiques, de coordinateurs désignés, d’étapes clés, de délais, de fonctionnalités automatisées et de systèmes d’alerte qui lui sont propres. Les superviseurs responsables de ces procédures bénéficient de tableaux de bord dédiés, sans chevauchement avec les autres procédures. Ce niveau de personnalisation est possible indépendamment des caractéristiques communes telles que la catégorie, le service ou le mode d’initiation.

Notre approche des procédures se veut flexible. Qu’il s’agisse de mettre en œuvre des protocoles d’escalade pour éviter les conflits d’intérêts potentiels ou de séparer certaines fonctions telles que la santé, la sécurité et l’environnement (HSE), les ressources humaines (RH), la sécurité ou les demandes générales des activités de conformité standard, notre plateforme s’adapte à différents besoins opérationnels.
incidents_delegation

 

Attribuer un enquêteur principal

Pour déléguer un dossier dans le système, vous pouvez cliquer sur le gestionnaire du dossier et le réattribuer en fonction de la catégorie, de l’unité du dossier ou selon vos besoins. Vous pouvez également automatiser l’attribution pour certaines catégories, unités ou procédures.

Une fois qu’un gestionnaire de dossier (enquêteur principal) est désigné, il reçoit les droits d’accès au dossier ainsi qu’un e-mail de notification.
Bring your own team

 

Équipe chargée du dossier

Dans la section «Personnes impliquées», vous pouvez ajouter ou supprimer des membres de l’équipe chargée du dossier.

Vous pouvez ajouter des membres à une équipe afin qu’ils puissent consulter et modifier le dossier. Lorsqu’un membre quitte l’équipe, il perd son accès. Toutefois, la plateforme conserve la trace de tous les utilisateurs ayant déjà accédé au dossier.
Option for anonymity and ongoing dialogue with reporter

Messages de l’équipe

Utilisez la plateforme pour communiquer avec votre équipe et conserver tous les messages au même endroit. Veillez à ce que toutes les discussions sensibles restent exclusivement au sein de la plateforme et concernent uniquement le dossier correspondant.

Recevez des notifications par e-mail lorsque de nouveaux messages sont disponibles.
Investigation workflow_1

 

Étapes / workflow d’enquête

Le processus d’examen des enquêtes s’intègre parfaitement aux procédures opérationnelles standard (SOP) et aux directives existantes de votre entreprise. Pour les entreprises qui sont encore en train de développer leurs SOP, notre plateforme propose une collection de modèles basés sur les meilleures pratiques comme point de départ.

Chaque phase de l’enquête peut être personnalisée avec des délais spécifiques, des protocoles de notification et des contrôles d’accès afin de garantir un processus fluide et sécurisé.

Pour faciliter les échanges avec les lanceurs d’alerte, notre plateforme propose un espace web dédié aux lanceurs d’alerte, avec des phases de réponse qui correspondent entièrement ou partiellement aux processus métier de votre organisation.
Tasks and task workflows

 

Tâches et workflows de tâches

Les enquêteurs principaux et les superviseurs peuvent attribuer des tâches aux membres de l’équipe ou à leurs collègues via la plateforme. Les tâches peuvent être configurées dans différentes sections du dossier: tâches d’enquête, mesures disciplinaires ou actions correctives.

Définissez des délais, attribuez les responsabilités et joignez les documents et éléments factuels pertinents pour faciliter l’exécution des tâches.

Compte tenu du caractère répétitif de nombreuses tâches d’enquête d’un dossier à l’autre, notre plateforme vous permet de définir à l’avance un workflow de tâches Celui-ci peut ensuite servir de cadre d’enquête complet ou de liste de contrôle qualité pour tout dossier ultérieur, afin de garantir la cohérence et l’efficacité de la gestion des processus.

Collaborer sur des projets

Prepare your project

Collecter

les preuves

Document investigation
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Documents du dossier

Les utilisateurs peuvent télécharger en toute sécurité des fichiers dans le dossier, en décrivant leur contenu, en évaluant leur fiabilité et en citant leurs sources.

Les documents peuvent ensuite être utilisés dans la section «Faits» comme éléments de preuve ou dans les «Tâches» comme éléments d’accès isolés.

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Faits du dossier

Documentez les hypothèses ou arguments et établissez des liens entre eux. 

Chaque fait peut être associé aux parties impliquées, aux tâches et aux documents justificatifs du dossier.

Afin d’améliorer la qualité des conclusions, chaque fait peut être indiqué comme confirmant ou réfutant l’allégation initiale.

Involved parties

 

Parties impliquées

La plateforme permet de répertorier toutes les personnes impliquées dans le dossier, y compris celles qui ont eu accès au dossier ou qui ont consulté un e-mail de notification le concernant.

Les différents types de parties impliquées sont les suivants: lanceur d’alerte, initiateur, gestionnaire du dossier, membres de l’équipe, exécutants de tâches ne faisant pas partie de l’équipe, suspects, témoins et auteurs des faits.
Case connections

 

Dossiers associés

Associez automatiquement les dossiers pertinents en fonction des personnes impliquées ou de risques similaires. Vous pouvez également associer manuellement plusieurs dossiers entre eux.
Audit_log

 

Journal d’activité du dossier

Chaque dossier dispose d’un journal regroupant toutes les actions effectuées par les participants au dossier, ce qui permet de vérifier facilement les actions réalisées. La plupart des activités déclenchent des notifications à destination du gestionnaire du dossier désigné ou des parties prenantes concernées. Des préférences de notification personnalisées peuvent être définies sur demande.
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Rapport de dossier avec export PDF

Le rapport de dossier rassemble toutes les composantes du dossier dans un document soigneusement structuré. Il peut être consulté à tout moment pendant le processus de traitement et affiche les sections qui ont été complétées.

Vous pouvez imprimer le rapport ou l’exporter au format PDF.
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Dossier / Profils des personnes ⭐

Pour chaque personne ou entreprise mentionnée, la plateforme génère automatiquement un profil. Cette fonctionnalité sert non seulement à l’analyse, mais également à simplifier la gestion des données personnelles collectées et stockées.

Ces profils regroupent différents types d’informations, notamment des données générales, biographiques et de contact. Ils sont particulièrement utiles pour suivre l’implication d’une personne ou d’une entité dans plusieurs dossiers, équipes ou régions.

En outre, ces profils facilitent l’enrichissement automatique des données relatives aux risques, en s’appuyant sur les informations issues des plateformes de Business Intelligence.

L’interconnexion entre les profils met en évidence la nature des relations et permet d’obtenir une vue d’ensemble des liens et interactions.
Search

 

Recherche

Recherchez des dossiers, des faits, des tâches, des documents de dossier et dans l’index des suspects.

Utilisez des filtres pour trier les dossiers par région, date, enquêteur principal et autres critères.
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Service client

Chaque utilisateur bénéficie gratuitement d’une assistance disponible 24 h/24 et 7 j/7 via notre portail d'assistance ou notre widget d’assistance intégré à l’application, conformément à notre politique SLA standard. Les clients Enterprise bénéficient en outre d’un accès privilégié à des canaux de communication directs - notamment par téléphone, MS Teams et WhatsApp - avec des Customer Success Managers disponibles pour fournir une assistance plus personnalisée ou un SLA renforcé.

Notre engagement envers l’ensemble de nos clients s’étend également aux campagnes de communication, dans le cadre desquelles nous proposons des sessions de formation en direct pour les utilisateurs ainsi qu’un ensemble de ressources graphiques et textuelles. Pour les entreprises, nous allons encore plus loin en offrant un accès exclusif à des vidéos explicatives et à des services de consultation supplémentaires, afin de garantir une expérience d’assistance complète.

Gagner du temps

Make conclusions and decisions

Case team

 

Conclusions de l’équipe chargée du dossier

Une fois l’enquête terminée, il est important que l’équipe formule ses conclusions et les consigne dans le dossier.

Cela implique de sélectionner le résultat de l’enquête et de renseigner les faits clés étayés par des preuves. Un résumé doit également être rédigé; celui-ci apparaîtra dans le rapport consolidé et dans le tableau d’export des dossiers.

L’évaluation du niveau d’étayage constitue une partie essentielle de la section «Conclusions de l’équipe». Elle sert de base au calcul du taux d’étayage, un indicateur clé pour évaluer l’efficacité des dispositifs de signalement.
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Décision de la direction

Une fois les conclusions de l’équipe établies, les responsables peuvent examiner ses recommandations, décider s’il convient de prendre des mesures à l’encontre des auteurs des faits, déterminer les mesures disciplinaires à appliquer, puis rédiger le message final destiné au lanceur d’alerte.

Une liste de contrôle destinée aux responsables permet enfin de s’assurer que toutes les mesures nécessaires ont été prises.

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Mesures disciplinaires ⭐

Après avoir identifié les auteurs des faits, vous pouvez leur attribuer des mesures disciplinaires.

Ces mesures sont configurées sous forme de tâches, avec des responsabilités, des délais et des descriptions.

La personne responsable peut ajouter des fichiers et des faits au dossier afin d’améliorer la documentation.

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Actions correctives / plan de remédiation ⭐

Pour traiter les problèmes sous-jacents et prévenir de futures complications, il est essentiel de mettre en œuvre une stratégie de remédiation.

Le plan de remédiation comprend des tâches auxquelles vous pouvez attribuer des responsables, des délais et des descriptions. Vous pouvez également associer les actions à des risques, des contrôles et des processus métier issus des registres prédéfinis disponibles dans notre module Echo.
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Déficiences des contrôles internes et remédiations

Sélectionnez simplement le contrôle spécifique que vous souhaitez améliorer et choisissez le risque correspondant dans notre registre des risques, Echo.

Vous pouvez également créer des tâches avec des délais, attribuer des responsabilités et joindre des fichiers de dossier ainsi que les faits pertinents.

Décisions équitables

Make conclusions and decisions

Garder du temps

Automate your work
Settings icon for Compliance

 

Modèles ⭐

Créez des modèles pour les messages de retour et les messages finaux destinés aux lanceurs d’alerte, avec une option de traduction automatique.
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Moteur de règles métier / Automatisations  ⭐

Les entreprises peuvent définir leurs propres règles pour les dossiers, qui seront ensuite appliquées automatiquement.

Comme condition de déclenchement d’une automatisation, vous pouvez définir une mise à jour de la catégorie ou du statut du dossier.

Comme actions, les utilisateurs peuvent modifier la priorité ou le statut, attribuer un enquêteur principal ou une procédure de traitement du dossier, et exécuter un scénario.

Keep calm

Protected reporters

Enterprise level uptime-1

 

Disponibilité de niveau Enterprise

Nous nous engageons à assurer une disponibilité de 99,9 % de notre plateforme et de nos portails. Pour garantir cela, un service indépendant surveille nos services.

Nous proposons une politique d’accord de niveau de service (SLA) standard qui définit l’ensemble des conditions applicables. Nous pouvons également signer des SLA personnalisés avec nos clients en fonction de leurs besoins.
Diverse data center locations

 

 

Différents emplacements de centres de données

Nous utilisons exclusivement des centres de données sécurisés et certifiés. Ils sont répartis dans différentes régions afin de respecter les législations locales. Actuellement, nos serveurs sont situés dans des pays de l’UE, aux États-Unis, aux Émirats arabes unis, en Arabie saoudite, en Inde et en Tanzanie.

Active web application firewall (WAF)

 

Pare-feu applicatif web (WAF) actif

Nous utilisons un pare-feu applicatif web (WAF) qui contribue à maintenir la sécurité et la disponibilité de la plateforme et du portail, bloque les attaques DDoS, limite l’activité des robots et détecte les anomalies et les charges malveillantes, tout en surveillant les attaques visant la chaîne d’approvisionnement du navigateur. Sur demande, nous pouvons mettre en place une protection supplémentaire pour un portail spécifique ou pour la plateforme d’un client.
 Encryption of communication channels

 

Chiffrement des canaux de communication

Le chiffrement de bout en bout des communications d’Ethicontrol garantit que les informations confidentielles restent protégées lors des échanges entre le lanceur d’alerte, le portail de signalement et la plateforme de gestion des dossiers.
 Encryption at rest

 

Chiffrement des données au repos

Par défaut, les données stockées sont chiffrées au niveau du système d’exploitation et de la base de données. Sur demande, un chiffrement utilisant une clé gérée par le client est également possible pour les entreprises.
 Multifactor authentication

 

Authentification multifacteur  ⭐

L’authentification multifacteur (MFA) et l’authentification à deux facteurs (2FA) sont devenues des standards de référence pour protéger les informations sensibles.

Chaque utilisateur peut associer un appareil supplémentaire et configurer une application d’authentification afin de sécuriser sa connexion.
 Single sign-on (SSO)

 

Authentification unique (SSO) ⭐

La gestion des mots de passe est contraignante pour les administrateurs et moins sécurisée. La plateforme Ethicontrol permet aux utilisateurs de se connecter avec leur identifiant d’entreprise (MS Azure AD, Okta, Ping, etc.).

Rester calme 

Protected reporters