Słuchaj wszystkimi możliwymi kanałami

Poufność i ochrona danych osobowych

Ethicontrol nie gromadzi ani nie udostępnia żadnych informacji o sygnalistach (plików cookie, adresów IP, cyfrowych śladów), które mogłyby zostać wykorzystane do ich śledzenia lub identyfikacji.

Sygnaliści mogą uzyskać dostęp do platformy z dowolnego urządzenia lub lokalizacji, w tym z sieci Tor.

Portal internetowy nie zawiera skryptów. Jest dostępny i funkcjonalny, nawet jeśli sygnaliści używają blokad skryptów w celu ochrony swoich danych osobowych.

Portal prowadzi sygnalistów, jak zachować bezpieczeństwo podczas rejestracji zgłoszeń. Czyści również metadane z przesłanych plików, aby pomóc sygnilistam uniknąć śledzenia.

Bezpieczna architektura

Kanały dla zgłoszeń  są fizycznie oddzielone od platformy zarządzania sprawami. Portal dla zgłoszeń i Strona informacji zwrotnej znajdują się w oddzielnym bezpiecznym obszarze, podczas gdy platforma zarządzania sprawami może być chroniona dodatkowymi warstwami zabezpieczeń.

Po stronie dla zgłoszeń przechowywane są ograniczone dane. Natychmiast po otrzymaniu wiadomości jest ona przekazywana do platformy zarządzania sprawami i usuwana z kanałów dla zgłoszeń.

Na życzenie platforma może zostać skonfigurowana na oddzielnym dedykowanym serwerze lub maszynie wirtualnej dla indywidualnego klienta.

Integralność zgłoszeń

Przesłane zgłoszenia są przekazywane do platformy zarządzania sprawami bez żadnych zmian.

Oryginalna wiadomość nie może zostać zmieniona przez żadną ze stron.

Dedykowany portal i adres domeny

Portale rejestracyjne są dostępne za pośrednictwem unikalnych subdomen: company.ethics.help. Subdomeny są bezpieczniejsze, łatwiejsze do znalezienia lub zapamiętania przez użytkowników.

Dostępne są również dodatkowe nazwy domen: speakup.click, ethicontrol.com, whistleblowing.click, aml.tips.

Branding dla Twojej firmy

Formularz internetowy i Strona informacji zwrotnej dla sygnalistów można dostosować, dodając własne logo i obraz marki (bohatera).

Możemy zmieniać kolory, dodawać załączniki i modyfikować tekst.

Formularz internetowy może również zawierać dodatkowe zasoby, takie jak kodeks etyczny, filmy instruktażowe i inne.

Dedykowane strony mogą być tworzone w celu wyświetlania zasad, korzystania z formularzy, warunków i innych istotnych informacji.

Konfigurowalne pola formularza

Rodzaje pól i pytań w formularze internetowem można dostosować. Mogą to być pytania obowiązkowe i opcjonalne, niestandardowe pola wlotowe, listy rozwijane, typ przycisku, rozmiar elementów i inne.

Dostosowanie terminologii ⭐

Portal i platformę można dostosować do terminologii firmy: nazw procesów, terminów prawnych, kategorii naruszeń, opisów, jednostek / podmiotów, stanowisk zespołów i innych szczegółów.

Wiele jurysdykcji ⭐

Każda jurysdykcja może mieć inne wymagania dotyczące kanału dla zgłoszeń. Przepływ użytkownika formularza internetowego zmienia się w zależności od jurysdykcji wybranej przez zgłaszającego.

Złożone organizacje międzynarodowe mogą korzystać z przechowywania danych w wielu dzierżawach. Multi-tenancy pomaga zachować zgodność z przepisami dotyczącymi izolacji danych.

⭐ - funkcja jest zawarta w planach taryfowych "Zaawansowany
" i/lub "Profesjonalny".

Zsynchronizowane kategorie, jednostki i zaangażowani strony

Kategorie i jednostki w formularzu internetowym są powiązane z platformą zarządzania sprawami i są stosowane do spraw na platformie.

Osoby lub organizacje, które zostały wymienione w formularzu internetowym, zostaną opisane na platformie zarządzania sprawami.

Pojedyncza lub wielopoziomowa hierarchia jednostek/lokalizacji ⭐

Struktura organizacyjna ustawiona na platformie zarządzania sprawami jest zsynchronizowana z formularzem internetowym.

Dzięki temu skarżący lub sygnaliści mogą wybrać z listy rozwijanej jednostkę, lub organizację, w której doszło do incydentu, a wybór ten jest następnie odzwierciedlany w odpowiedniej jednostce na platformie.

Jeśli reguła automatyzacji jest włączona, przypisze ona głównego śledczego odpowiedzialnego za daną jednostkę.

Wielopoziomowa hierarchia jest szczególnie przydatna dla firm, które działają w wielu regionach z licznymi jednostkami.

Wiele portali połączonych z jednym systemem zarządzania sprawami ⭐

Większe organizacje mogą czerpać korzyści z posiadania wielu portali, zwłaszcza gdy grupa firm nie jest połączona pod jedną marką lub spółką holdingową.

Ponadto oddzielne portale mogą być ukierunkowane na określone branże, sektory lub regiony i mogą być wykorzystywane do różnych celów, nie tylko do zgłaszania nieprawidłowości.  Takie cele obejmują skargi dotyczące zanieczyszczenia środowiska, kwestie zdrowia i bezpieczeństwa, pytania „Zapytaj mnie o cokolwiek”, skargi dotyczące personelu itp.

Wszystkie zgłoszone dane z tych portali pojawią się na skonsolidowanej platformie zarządzania sprawami.

Stały dialog z osobami zgłaszającymi nieprawidłowości

Sygnaliści mogą uzyskać dostęp do centrum informacji zwrotnych za pomocą tajnego kodu i hasła.

Użytkownicy portalu mogą śledzić status odwołania, przeglądać dostarczone informacje (w tym transkrypcję rozmowy/wywiadu) i dodawać dane w dowolnym momencie w trakcie lub po zakończeniu dochodzenia.

Tożsamość sygnalista pozostaje anonimowa i niemożliwa do wyśledzenia podczas uzyskiwania dostępu do centrum i pracy z nim.

Konfiguracja i zmiana hasła

Oprócz tajnego sześciocyfrowego kodu, reporter może również ustawić własne hasło jako dodatkową warstwę ochrony.

Hasło można ustawić zarówno w formularzu internetowym, jak i w pokoju internetowym reportera.

Powiadomienia e-mail

Reporterzy mogą dodać adres, aby włączyć powiadomienia e-mail o aktualizacjach przypadków w pokoju internetowym reportera.

Platforma Ethicontrol zapewnia, że adresy będą chronione i ukryte.

Wiele języków

Formularz internetowy jest dostępny w ponad 100 językach. Klienci mogą wybrać do 4 języków z planem Starter, 10 języków z planem Advanced i nieograniczoną liczbę języków z planem Pro.

Przyjazny dla urządzeń mobilnych

Zarówno portal, jak i pokój są responsywne, dzięki czemu można z nich korzystać na każdym urządzeniu.

Przesyłanie plików

Zgłaszający mogą przesyłać pliki do swojego raportu za pomocą portalu internetowego i na dowolnym etapie dochodzenia za pomocą pokoju internetowego.

Ograniczenia plików oparte na typie, rozmiarze lub ilości można dostosować.
Ponadto platforma może usuwać metadane z przesłanych plików, aby pomóc reporterom uniknąć śledzenia.

Pojedyncza strona lub wiele ekranów

Funkcja wieloekranowa ma na celu poprowadzenie użytkowników przez proces rejestracji poprzez rozdzielenie różnych kroków na logiczne ekrany, zapobiegając przeciążeniu poznawczemu. Jest to szczególnie pomocne w przypadku korzystania z adaptacyjnego przepływu pracy i pozwala reporterom skupić się na odpowiadaniu na pytania.

Jednak w niektórych przypadkach jednostronicowy formularz, który zawiera wszystkie kroki na jednym ekranie, może być bardziej przyjazny dla użytkownika.

Pola wyzwalane, pytania i procedury

Pytanie (np. jednostka, kraj, kategoria) w formularzu internetowym może być użyte jako wyzwalacz prowadzący do dodatkowych pól wejściowych, innego pytania lub aktywacji pewnych reguł automatyzacji na platformie zarządzania sprawami.

Specjalne procedury mogą być automatycznie stosowane do raportu na platformie w zależności od wyzwalacza.

Eskalacja ⭐

Proces eskalacji pozwala platformie ominąć osoby, które są częścią zespołu reagowania lub zajmują najwyższe stanowiska kierownicze w przypadku oskarżenia ich o naruszenie.

Eskalacje mogą odbywać się na poziomie regionalnym, funkcjonalnym i hierarchicznym. Na przykład, jeśli pracownik ds. zgodności zostanie oskarżony o naruszenie, platforma zapewni, że zespół ds. zgodności nie będzie miał dostępu do sprawy ani nie zostanie o niej poinformowany.

Podobnie, jeśli sprawa dotyczy najwyższego kierownictwa w danym regionie, może zostać eskalowana do globalnej centrali w celu przeglądu.

Dedykowana skrzynka pocztowa dla Twojej firmy

Oddzielna skrzynka pocztowa yourcompany@ethics.email, która jest połączona z zarządzaniem sprawami.

Wiadomości e-mail pojawiają się w zarządzaniu sprawami w ciągu 15 minut.

Adresy e-mail nie są widoczne dla zespołów reagujących, a zgłoszenia e-mail są traktowane przez platformę jako anonimowe.

Nadawcy otrzymują automatyczne potwierdzenie ze szczegółami dostępu do pokoju opinii, a także powiadomienia o zmianach statusu lub dodatkowych komentarzach od zespołu odpowiadającego.

Chatboty ⭐

Chatbot dla portalu internetowego lub komunikatorów (Facebook, Telegram itp.), w którym reporterzy mogą wypełniać interaktywne kwestionariusze i zgłaszać wątpliwości.

Czat z konsultantami ⭐

Zgłaszający może porozmawiać z konsultantem online, aby omówić swoje obawy i uzyskać pomoc, podobnie jak w przypadku bezpłatnej linii Ethicontrol.

Połączenie z sieci

Umożliwia użytkownikom wykonywanie bezpłatnych połączeń bezpośrednio z przeglądarki, z pominięciem telefonu. Rozmowa jest przetwarzana przez konsultantów linii Ethicontrol Toll-Free.

Funkcja ta jest szczególnie korzystna dla klientów w krajach, w których usługi bezpłatne są drogie lub problematyczne.

Tłumaczenie maszynowe raportów

Platforma wykrywa języki interfejsu użytkownika. Jeśli zgłoszona wiadomość jest w innym języku niż interfejs, system odpowiednio ją przetłumaczy. Oryginalny raport pozostaje niezmieniony i dostępny do wglądu.

Ponadto nasza platforma oferuje możliwość tłumaczenia wiadomości wysyłanych do zgłaszających. Klikając przycisk "Dodaj tłumaczenie", użytkownik może bez wysiłku zintegrować przetłumaczoną wiadomość z polem wprowadzania.

Ręczne tłumaczenie raportów ⭐

Oferujemy ręczne tłumaczenia raportów za pośrednictwem platformy do zarządzania sprawami.
W tym celu tworzymy specjalną rolę dla naszych konsultantów na platformie. Unikalny etap tłumaczenia sprawy jest następnie tworzony do celów tłumaczenia.

Przesuń sprawę do etapu tłumaczenia, aby zainicjować tłumaczenie. Sprawa pojawi się następnie na pulpicie nawigacyjnym tłumacza, a po zakończeniu tłumaczenia konsultant nie będzie już miał dostępu do sprawy ani nie będzie mógł dodawać żadnych nowych informacji.

Proces ten może być automatyczny, gdy sprawa jest automatycznie kierowana do etapu tłumaczenia po jej otrzymaniu, lub ręczny - ad hoc.