Як комплаєнс-офіцер, ви розумієте важливість безпечного та конфіденційного способу працівникам повідомляти про неправомірну поведінку. Однак коли справа доходить до впровадження гарячої лінії для викривачів, ви можете опинитися перед вибором між аутсорсингом і власною гарячою лінією.
Кожен підхід має свої переваги та недоліки, і вибір найбільш підходящого варіанту вимагає ретельного врахування різних факторів.
У попередній статті ми розповіли про переваги аутсорсингових гарячих ліній. Сьогодні ми заглибимося в цю тему і порівняємо аутсорсингові та внутрішні гарячі лінії для викривачів.
Аутсорсингова гаряча лінія для викривачів
Переваги аутсорсингової гарячої лінії:
Ми лише коротко згадаємо про переваги, оскільки ми пояснили їх у попередній статті. Ознайомтеся з нею, якщо хочете дізнатися більше про плюси аутсорсингової гарячої лінії:
1. Забезпечує швидкі перемоги для команди комплаєнсу
2. Дає вам вибір для ваших потреб
3. Допомагає уникнути помилок
4. Спрощує вашу роботу
5. Ніяких витрат на сервери та обладнання з вашого боку
6. Перевірені постачальники зменшують ваш стрес і переживання
7. Справжня анонімність та більше довіри від заявників
Недоліки аутсорсингової гарячої лінії:
1. Потребує бюджету
На відміну від внутрішнього рішення, де ви все робите самі, не задаючись питанням про витрати, аутсорсинг вимагає від вас встановлення бюджету та його обґрунтування перед керівництвом. Це може бути складно, особливо в бюрократичних компаніях.
2. Обмежений контроль
Хоча аутсорсинг забезпечує експертизу, він також означає певну втрату контролю над процесом роботи гарячої лінії. Комплаєнс-офіцери можуть мати менше можливостей контролювати процес обробки повідомлень.
Не завжди можливо проконтролювати якість дзвінків, наскільки ефективно консультанти обробляють дзвінки або чи питають вони всю необхідну інформацію.
Якщо аутсорсингова компанія припуститься помилки, її можна невчасно помітити, що призведе до додаткових проблем.
3. Потребує певної культури взаємодії з третіми сторонами
Для організацій, які не мають досвіду договірних відносин, роботи з ІТ-підрядниками або підрядниками з обробки даних, такі проєкти можуть бути досить складними.
Іншим питанням, яке турбує недосвідчені компанії, є: як надати доступ стороннім користувачам, окреслити обмеження та зрозуміти, яких дій слід уникати.
Внутрішня гаряча лінія для викривачів
Переваги внутрішньої гарячої лінії:
1. Рішення, створене саме для ваших потреб
Управління гарячою лінією власними силами дозволяє комплаєнс-офіцерам повністю контролювати весь процес викривання. Вони можуть адаптувати гарячу лінію до конкретних потреб і культури організації, забезпечуючи її відповідність внутрішнім політикам і процедурам.
2. Легка інтеграція з внутрішніми системами
Власна гаряча лінія може бути легко інтегрована з внутрішніми системами, що впорядковує потік інформації та сприяє швидкому реагуванню на повідомлення. Така інтеграція підвищує ефективність і дає змогу швидше відстежувати та розв'язувати проблеми.
Але деякі компанії (наприклад, Ethicontrol) можуть надати вам канали для викриття, підʼєднані до кейс-менеджмент платформи. Там ви можете реагувати на повідомлення з усіх каналів в одному місці.
3. Контроль над даними
Деякі компанії не поспішають ділитися своїми даними зі сторонніми компаніями. У таких випадках кращим вибором може бути власне рішення. Завдяки внутрішньому рішенню всі дані залишаються під контролем компанії, і компанія на власний розсуд вирішує, де їх зберігати.
Недоліки внутрішньої гарячої лінії:
1. Менша довіра з боку викривачів
Коли гаряча лінія створюється всередині організації, викривачі можуть сумніватися в конфіденційності та анонімності їхніх повідомлень. Вони можуть побоюватися, що їхні особисті дані будуть розкриті, і вони стикнуться з упередженим ставленням або помстою.
Таке занепокоєння буде перешкоджати працівникам повідомляти про порушення, що знизить ефективність гарячої лінії.
2. Відволікає комплаєнс-офіцерів від основних завдань
Створення внутрішньої гарячої лінії вимагає від комплаєнс-офіцера виконання кількох ролей, таких як ініціатор, керівник проєкту, контролер, відповідальний за обробку даних та операційний менеджер. Це забирає чимало ресурсів та може призвести до нехтування основними обов'язками.
За допомогою аутсорсингових рішень ви берете на себе менше відповідальності й в основному виступаєте в ролі ініціатора і контролера, що економить ваші нерви та не дає вам загубитися в купі дрібних завдань.
3. Конфлікт інтересів
Реалізуючи внутрішню гарячу лінію, комплаєнс-офіцери можуть зіткнутися з різними конфліктами інтересів. Три ключові конфлікти, на які варто звернути увагу:
- Процес ескалації: Комплаєнс-офіцери можуть бути зацікавлені в ескалації, яка не дозволяє працівникам повідомляти про неправомірні дії комплаєнс-офіцерів. Це може демотивувати заявників та підірвати ефективність роботи гарячої лінії.
- Оцінка роботи гарячої лінії: Об'єктивно оцінити власну роботу може бути складно і може призвести до ігнорування проблем та низької ефективності роботи гарячої лінії.
- Шлях найменшого опору: Відповідальні за комплаєнс можуть обрати найпростіший спосіб управління гарячою лінією, що призведе до зниження її ефективності. В результаті менша кількість повідомлень і менше зусиль у просуванні та розвитку гарячої лінії.
4. Ресурсомісткість
Робота внутрішньої гарячої лінії вимагає спеціальних ресурсів, включаючи персонал, технології та інфраструктуру. Відповідальні за комплаєнс повинні виділяти час і бюджет на створення та підтримку гарячої лінії, що може бути складним завданням, особливо для невеликих команд.
Аутсорсингові рішення мають перевагу з погляду якості та ефективності завдяки багаторічному досвіду та урокам, винесеним з численних спроб і невдач на їхньому шляху.
Висновок
Як бачимо, як аутсорсингові, так і внутрішні гарячі лінії для викривачів мають певні переваги та виклики для організацій, які прагнуть посилити свої комплаєнс-програми. Рішення має ґрунтуватися на таких факторах, як бюджет, ресурси компанії, організаційна культура та рівень необхідної експертизи.
Ретельно оцінивши ці фактори, комплаєнс-офіцери можуть обрати підхід, який найкраще відповідає потребам і пріоритетам їхньої організації, що сприятиме розвитку культури доброчесності та підзвітності.