Jako osoby odpowiedzialne za zgodność z przepisami doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważne jest zapewnienie pracownikom bezpiecznego i poufnego sposobu zgłaszania nieprawidłowości. Jednak jeśli chodzi o wdrożenie infolinii dla sygnalistów, możesz zastanawiać się nad outsourcingiem usługi lub zarządzaniem nią we własnym zakresie.
Każde podejście ma swój własny zestaw zalet i wyzwań, a wybór najbardziej odpowiedniej opcji wymaga starannego rozważenia różnych czynników.
W naszym poprzednim artykule wyjaśniliśmy korzyści płynące z outsourcingu infolinii. Dziś przejdziemy głębiej i porównamy zewnętrzne i wewnętrzne infolinie whistleblowingowe.
Zewnętrzna infolinia do zgłaszania nieprawidłowości
Zalety zewnętrznej infolinii do zgłaszania nieprawidłowości:
Wspomnimy tylko krótko o zaletach, ponieważ wyjaśniliśmy je w naszym poprzednim artykule. Sprawdź go, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z outsourcingu infolinii do zgłaszania nieprawidłowości.
1. Zapewnia szybkie korzyści dla zespołu ds. zgodności
2. Daje wybór dla Twoich potrzeb
3. Pomaga uniknąć błędów
4. Upraszcza pracę
5. Brak kosztów serwerów i sprzętu po stronie użytkownika
6. Sprawdzeni dostawcy zmniejszają stres i niepokój
7. Prawdziwa anonimowość i zwiększone zaufanie ze strony reporterów
Wady zewnętrznej infolinii do zgłaszania nieprawidłowości:
1. Wymaga budżetu
W przeciwieństwie do rozwiązania wewnętrznego, w którym sam zajmujesz się wszystkim bez pytania o koszty, rozwiązanie zewnętrzne wymaga ustalenia budżetu i uzasadnienia jego konieczności. Może to być trudne, zwłaszcza w firmach biurokratycznych.
2. Ograniczona kontrola
Chociaż outsourcing zapewnia specjalistyczną wiedzę, oznacza to również rezygnację z pewnego stopnia kontroli nad procesem infolinii. Specjaliści ds. zgodności mogą mieć mniejszy wgląd w obsługę zgłoszeń.
Nie zawsze jest możliwe kontrolowanie jakości połączeń, tego, jak skutecznie konsultanci obsługują połączenia lub czy zbierają wszystkie niezbędne informacje.
Jeśli firma outsourcingowa popełni błąd, może nie być możliwe zauważenie go na czas, co może prowadzić do dodatkowych problemów.
3. Wymaga pewnej kultury interakcji ze stronami trzecimi
Dla organizacji, które nie mają doświadczenia w relacjach umownych, pracy z wykonawcami IT lub wykonawcami przetwarzania danych, takie projekty mogą być sporym wyzwaniem.
Kolejnym problemem dla niedoświadczonych firm jest sposób zapewnienia dostępu użytkownikom zewnętrznym, określenie ograniczeń i zrozumienie, jakich działań należy unikać.
Wewnętrzna infolinia do zgłaszania nieprawidłowości
Zalety wdrożenia wewnętrznej infolinii ds. zgłaszania nieprawidłowości:
1. Rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb
Zarządzanie infolinią we własnym zakresie umożliwia specjalistom ds. zgodności pełną kontrolę nad całym procesem zgłaszania nieprawidłowości. Mogą oni dostosować infolinię do konkretnych potrzeb i kultury organizacji, zapewniając zgodność z wewnętrznymi zasadami i procedurami.
2. Łatwa integracja z systemami wewnętrznymi
Wewnętrzna infolinia może być płynnie zintegrowana z wewnętrznymi systemami i procesami raportowania, usprawniając przepływ informacji i ułatwiając szybkie podejmowanie działań w zgłaszanych sprawach. Taka integracja zwiększa wydajność i umożliwia skuteczniejsze działania następcze i rozwiązywanie problemów.
Niektóre firmy (na przykład Ethicontrol) oferują kanały zgłaszania nieprawidłowości połączone z systemem zarządzania sprawami. Dzięki temu można reagować na wiadomości ze wszystkich kanałów w jednym miejscu.
3. Kontrola nad danymi
Niektóre firmy niechętnie udostępniają swoje dane firmom zewnętrznym. W takich przypadkach lepszym wyborem może być rozwiązanie wewnętrzne. Dzięki rozwiązaniu wewnętrznemu wszystkie dane są przechowywane pod kontrolą firmy, a firma ma wyłączną swobodę decydowania o tym, gdzie je przechowywać.
Wady wdrożenia wewnętrznej infolinii do zgłaszania nieprawidłowości:
1. Mniejsze zaufanie ze strony sygnalistów
Gdy infolinia dla sygnalistów jest tworzona wewnętrznie, sygnaliści mogą mieć mniejsze zaufanie do zdolności organizacji do zachowania poufności i anonimowości ich zgłoszeń. Mogą obawiać się, że ich tożsamość może zostać ujawniona, co doprowadzi do uprzedzeń lub działań odwetowych wobec nich.
Obawy te mogą zniechęcać pracowników do zgłaszania niewłaściwego postępowania, co osłabiłoby skuteczność infolinii.
2. Odwraca uwagę inspektorów ds. zgodności od podstawowych zadań
Utworzenie wewnętrznej infolinii wymaga od inspektora ds. zgodności przyjęcia wielu ról, takich jak inicjator, lider projektu, kontroler, inspektor ds. danych i kierownik operacyjny. Pochłania to zasoby i może prowadzić do zaniedbania podstawowych obowiązków.
Dzięki rozwiązaniom zewnętrznym przyjmujesz mniejszą odpowiedzialność i działasz głównie jako inicjator i kontroler, co oszczędza nerwy i zapobiega zagubieniu się w drobnych zadaniach.
3. Konflikt interesów
Organizując wewnętrzną infolinię, specjaliści ds. zgodności mogą napotkać różne konflikty interesów. Trzy kluczowe konflikty, które należy wziąć pod uwagę to
- Proces eskalacji: Specjaliści ds. zgodności mogą być skłonni do projektowania procesów eskalacji, które chronią ich samych, potencjalnie pomijając możliwość zgłaszania ich działań. Może to demotywować zgłaszających i podważać skuteczność infolinii.
- Ocena pracy infolinii: Obiektywna ocena własnej pracy może być trudna, co może prowadzić do przeoczenia problemów i słabych wyników infolinii.
- Ścieżka najmniejszego oporu: Specjaliści ds. zgodności mogą wybrać najłatwiejszy sposób zarządzania infolinią, co prowadzi do obniżenia wydajności. Może to prowadzić do mniejszej liczby zgłoszeń i mniejszego wysiłku w promowanie i rozwijanie infolinii.
4. Wymagające zasoby
Obsługa wewnętrznej infolinii wymaga dedykowanych zasobów, w tym personelu, technologii i infrastruktury. Zgodności muszą przeznaczyć czas i budżet na utworzenie i utrzymanie infolinii, co może być wymagające, szczególnie dla mniejszych zespołów.
Rozwiązania outsourcingowe mają przewagę pod względem jakości i wydajności dzięki wieloletniemu doświadczeniu i wnioskom wyciągniętym z licznych prób i niepowodzeń po drodze.
Podsumowanie
Jak widać, zarówno zewnętrzne, jak i wewnętrzne infolinie oferują różne korzyści i wyzwania dla organizacji, które chcą wzmocnić swoje programy zgodności. Decyzja powinna opierać się na czynnikach takich jak budżet, zasoby, kultura organizacyjna i wymagany poziom wiedzy specjalistycznej.
Dzięki starannej ocenie tych czynników, specjaliści ds. zgodności mogą wybrać podejście, które najlepiej odpowiada potrzebom i priorytetom ich organizacji, ostatecznie promując kulturę uczciwości i odpowiedzialności.