Забезпечення відповідності нормам, прозорості та дотримання етичних стандартів у компанії вимагає ретельного підходу до внутрішніх порушень, таких як неналежна поведінка, недотримання регуляторних вимог або неетичні дії.
Неправильне управління такими ситуаціями може мати серйозні наслідки, що впливають не лише на конкретний випадок, але й на загальну корпоративну культуру.
Ось п’ять основних помилок, яких слід уникати під час вирішення внутрішніх порушень:
1. Ігнорування або недооцінка повідомлень
Поширена й серйозна помилка – недостатня увага до повідомлень про порушення. Через недовіру, небажання вирішувати конфлікти або страх за репутацію компанії, ігнорування скарг підриває довіру та створює культуру, де співробітники бояться репресій або сумніваються, що їхні голоси будуть почуті.
Нехтування ранніми попередженнями може призвести до загострення незначних проблем, що негативно вплине на моральний дух, спричинить токсичну атмосферу та наражатиме компанію на юридичні й фінансові ризики.
Приклад:
У середній ІТ-компанії молодший розробник Олександр повідомив HR-службу про те, що його керівник Анатолій постійно знецінює його ідеї на командних зустрічах. Олександр почувається ізольованим і хвилюється, як це вплине на його кар’єру. HR вирішує, що Олександр перебільшує, і радить йому просто поговорити з Анатолієм, не проводячи жодного розслідування.
Через кілька місяців поведінка Анатолія не змінюється, інші співробітники також починають скаржитися, але бояться подавати офіційні скарги. Моральний дух колективу падає, продуктивність знижується, а один зі співробітників звільняється, вказуючи в інтерв’ю на токсичну атмосферу. Лише після цього керівництво втручається, але ситуація вже виходить з-під контролю, і компанія стикається з потенційним позовом про дискримінацію.
Як може допомогти Етиконтроль?
- Канали повідомлення: Безпечні гарячі лінії, вебпортал, електронна пошта тощо.
- Пріоритизація інцидентів: Система допомагає розподіляти скарги за рівнем серйозності.
- Сповіщення та відстеження: Автоматичні сповіщення та контроль за виконанням запобігають ігноруванню повідомлень.
2. Недостатнє розслідування
Поспішні або поверхневі розслідування підривають довіру до процесу та компрометують зобов’язання компанії щодо відповідальності. Відсутність належного збору доказів або опитування свідків може призвести до несправедливих рішень.
Приклад:
Співробітниця Марія подала скаргу, що її керівник Роман жартує та коментує її зовнішність. HR призначає недосвідченого співробітника для розслідування. Було опитано лише Марію та Романа, свідків не залучали, а електронну переписку не перевіряли. Роман заперечує звинувачення, і справу закривають.
Через пів року надходять нові скарги, а зовнішнє розслідування виявляє систематичні порушення. Компанія отримує негативну репутацію, втрачає співробітників і наражається на юридичні ризики.
Як може допомогти Етиконтроль?
- Розподіл доступу: Залучення зовнішніх експертів.
- Інструменти управління справами: Послідовне документування всіх етапів розслідування.
- Прозорість процесу: Збереження всіх дій та рішень для контролю.
3. Порушення конфіденційності
Розголошення деталей розслідувань створює ризики для всіх учасників і відлякує співробітників від подання скарг у майбутньому.
Приклад:
Працівниця Ганна поскаржилася на колегу Марка за неприпустимі повідомлення. HR обіцяє зберегти конфіденційність, але один з менеджерів ділиться інформацією з іншими. У результаті Марк дізнається про скаргу, а колеги починають обговорювати ситуацію, що призводить до того, що Емма почувається ізольованою і звільняється.
Як може допомогти Етиконтроль?
- Анонімне звітування
- Обмежений доступ до справ
- Консультації з питань конфіденційності
4. Недостатня комунікація
Співробітники повинні отримувати інформацію про процес розслідування, інакше втрачається довіра до керівництва.
Приклад:
У маркетинговій агенції співробітники скаржаться на упередженість у підвищеннях. Компанія ініціює розслідування, але не надає жодних оновлень. Через кілька тижнів співробітникам просто кажуть, що «проведено необхідні заходи». Вони сприймають це як ігнорування їхніх скарг і починають шукати роботу в інших компаніях.
Як може допомогти Етиконтроль?
- Автоматичні оновлення щодо справи
- Інформування співробітників про процес розслідування
- Можливість надання зворотного зв’язку
5. Відсутність подальших дій і відповідальності
Закриття розслідування не означає, що проблему вирішено. Відсутність дій щодо винних підриває всю систему управління порушеннями.
Приклад:
Співробітник Василь скаржиться на токсичну поведінку керівника Вікторії. HR підтверджує порушення та закриває справу, однак жодних дій щодо Вікторії не вживають. Її поведінка не змінюється, а співробітники припиняють подавати скарги, оскільки не вірять у зміни. Врешті, Василь звільняється, залишаючи негативні відгуки про компанію.
Як може допомогти Етиконтроль?
- Моніторинг виконання коригувальних заходів
- Перегляд справ після їх закриття
- Аналітичні звіти для керівництва
Висновок
Неправильне управління внутрішніми порушеннями може мати серйозні наслідки. Використання платформ, як-от Етиконтроль, допомагає забезпечити прозорість, ефективність і довіру всередині організації.