La norma ISO 37008, «Investigaciones internas de las organizaciones», es un estándar clave que ayuda a las organizaciones a gestionar eficazmente las investigaciones internas, promoviendo la transparencia y la rendición de cuentas. Proporciona un marco para el manejo de quejas y denuncias de mala conducta, esencial para mantener prácticas éticas y controles internos sólidos.
La plataforma de Ethicontrol se ajusta completamente a la norma ISO 37008, garantizando el cumplimiento de sus requisitos para la gestión de investigaciones. Nuestra solución ofrece funciones personalizables, comunicación segura y una gestión de casos eficiente para tramitar las denuncias de irregularidades con integridad y confidencialidad.
En este artículo, destacaremos las disposiciones clave de la norma ISO 37008 y explicaremos cómo Ethicontrol ayuda a las organizaciones a cumplir con estos estándares, mejorar los procesos de investigación interna y mantener altos estándares éticos.
Lista de verificación de cumplimiento de la norma ISO 37008
Para cumplir plenamente con la norma ISO 37008, las empresas deben seguir estos pasos clave:
1. Establecer la gobernanza de la investigación
✔️ Desarrollar una política de investigación interna clara y alineada con la norma ISO 37008.
✔️ Garantizar la independencia e imparcialidad en el proceso de investigación.
✔️ Definir las funciones y responsabilidades de los investigadores y los responsables de la toma de decisiones.
✔️ Designar un equipo de investigación específico o asignar personal capacitado.
2. Garantizar un proceso de investigación estructurado
✔️ Establecer criterios claros para iniciar investigaciones .
✔️ Definir procedimientos para gestionar denuncias de informantes y quejas anónimas .
✔️ Implementar un sistema estandarizado de gestión de casos para dar seguimiento a las investigaciones.
✔️ Garantizar que los métodos de recolección de evidencia sean exhaustivos, legales y estén debidamente documentados.
3. Garantizar la confidencialidad y el cumplimiento legal
✔️ Proteger la identidad y la confidencialidad de los denunciantes durante todo el proceso.
✔️ Garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos al manejar los registros de investigación.
✔️ Mantener un sistema seguro de almacenamiento de documentos con acceso restringido.
✔️ Alinear las políticas internas con las leyes y regulaciones internacionales contra la corrupción .
4. Garantizar la imparcialidad y la objetividad
✔️ Realizar investigaciones sin sesgos ni conflictos de interés .
✔️ Garantizar que todas las partes involucradas tengan igualdad de oportunidades para presentar pruebas .
✔️ Basar las conclusiones en hechos, pruebas y principios legales .
✔️ Establecer normas claras para las medidas disciplinarias basadas en los resultados de la investigación.
5. Fortalecer la gestión y prevención de riesgos
✔️ Analizar periódicamente las tendencias de mala conducta para prevenir problemas recurrentes.
✔️ Implementar programas de capacitación en ética y cumplimiento para los empleados.
✔️ Desarrollar controles preventivos para reducir los riesgos de fraude y corrupción .
✔️ Establecer un sistema para monitorear y mejorar los procesos de investigación .
6. Informes y transparencia
✔️ Documentar todos los pasos, hallazgos y decisiones de la investigación .
✔️ Asegurar que los informes de investigación sean precisos, completos y estén bien documentados .
✔️ Proporcionar comunicación transparente sobre los resultados de la investigación cuando corresponda.
✔️ Implementar un sistema de revisión para evaluar y mejorar los procedimientos de investigación .
Siguiendo esta lista de verificación, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de la norma ISO 37008, construir un marco de investigación fiable y fortalecer su cultura ética.
Cómo Ethicontrol ayuda a las empresas a cumplir con la norma ISO 37008
Ethicontrol proporciona herramientas y procesos que se ajustan a los requisitos de la norma ISO 37008 para investigaciones internas. Así es como ayuda a las organizaciones a cumplir con la norma:
1. Gestión estructurada de casos
Ethicontrol ofrece una plataforma centralizada para la gestión de investigaciones. Ayuda a las organizaciones a documentar cada paso del proceso, desde la recepción de una queja hasta el cierre del caso. Esto garantiza transparencia, coherencia y cumplimiento de las directrices de la norma ISO 37008.
2. Informes confidenciales y seguros
La plataforma incluye canales seguros para denuncias que permiten a los empleados informar sobre conductas indebidas de forma anónima. Protege la identidad de los denunciantes y garantiza que los datos confidenciales solo sean accesibles al personal autorizado, tal como exige la norma ISO 37008.
Canales de denuncia de Ethicontrol
3. Independencia e imparcialidad
Para garantizar la imparcialidad, Ethicontrol permite a las empresas asignar casos a investigadores independientes. El acceso basado en roles asegura que solo el personal pertinente pueda gestionar casos específicos, lo que reduce el riesgo de conflictos de intereses.
4. Procedimientos de investigación estandarizados
Ethicontrol proporciona flujos de trabajo personalizables que ayudan a las organizaciones a seguir un enfoque estructurado en las investigaciones.
Las empresas pueden definir pasos, plazos y responsabilidades claros, garantizando que todas las investigaciones cumplan con las normas ISO 37008.
5. Recopilación y documentación de pruebas
La plataforma permite a las organizaciones recopilar, almacenar y gestionar pruebas de forma segura.
Permite la carga de archivos, notas de casos y registros de auditoría, lo que garantiza que toda la documentación se mantenga adecuadamente para fines legales y de cumplimiento normativo.
6. Cumplimiento de la normativa de protección de datos
La norma ISO 37008 hace hincapié en la confidencialidad y el cumplimiento legal. Ethicontrol garantiza que todos los datos de los casos se almacenen de forma segura, con controles de acceso que se ajustan a las leyes de protección de datos, como el RGPD.
7. Informes transparentes y registros de auditoría
Ethicontrol realiza un seguimiento y registra automáticamente todas las actividades de investigación .
Esto proporciona un registro de auditoría claro, lo que facilita la revisión del progreso del caso, la generación de informes y la demostración del cumplimiento de la norma ISO 37008.
8. Seguimiento y mejora continuos
Las empresas pueden analizar las tendencias de los casos e identificar problemas recurrentes utilizando las herramientas de generación de informes de Ethicontrol. Esto ayuda a las organizaciones a mejorar sus procesos de investigación y a tomar medidas preventivas para reducir los riesgos.
Análisis en la plataforma de gestión de casos de Ethicontrol
Mediante Ethicontrol, las empresas pueden implementar un sistema de investigación que cumple con la norma ISO 37008, garantizando un trato justo, seguro y transparente. La plataforma ayuda a las organizaciones a gestionar los casos de manera eficiente, protegiendo a los denunciantes y manteniendo prácticas comerciales éticas.