Дослухайтесь всіма можливими каналами

Конфіденційність та захист персональних даних

Етиконтроль не збирає і не надає жодної інформації про заявників (відстежувальні репʼяшки / файли cookie, IP-адреси, цифрові відбитки), яка може бути використана для їх відстеження або розкриття.

Заявники можуть отримати доступ до платформи з будь-якого пристрою або місця, включаючи мережу Tor.

Портал реєстрації звернень не містить скриптів. Він доступний і функціональний, навіть у випадку використання блокування скриптів для захисту ідентифікації заявників.

Безпечна архітектура

Канали для повідомлення фізично відокремлені від платформи управління справами (кейс-менеджмент). Портал реєстрації повідомлень та центр зворотного зв'язку знаходяться в окремій захищеній зоні, а платформа управління справами може бути захищена додатковими рівнями безпеки.

На порталі реєстрації повідомлень зберігається обмежена кількість даних. Як тільки повідомлення зареєстроване, воно потрапляє до платформи управління й видаляється з порталу для реєстрації.

За запитом платформа може бути налаштована на окремому сервері або віртуальній машині для індивідуального замовника. 

Цілісність звітів

Надіслані звернення без жодних змін потрапляють до платформи управління справами (кейс-менеджмент).

Первинне звернення чи повідомлення не може бути змінено жодною зі сторін.

Спеціалізований портал та доменна адреса

Портали для реєстрації доступні через унікальні субдомени: company.ethics.help. Субдомени безпечніші, їх легше знайти та запам'ятати користувачам.

Також доступні додаткові доменні імена: speakup.click, ethicontrol.com, whistleblowing.click, aml.tips.

Брендування під вашу організацію

Вебпортал та центр зворотного зв'язку для заявника можна налаштувати, додавши власний логотип та брендоване зображення - hero image.

Можна адаптувати кольори, додавати вкладення та змінювати тексти.

Вебпортал може також інтегрувати додаткові ресурси, такі як Кодекс етики, пояснювальні відеоролики тощо.

Можна створити спеціальні сторінки для відображення політик, використання форм, положень та умов, а також іншої відповідної інформації.

Можливість конфігурації полів 

Типи полів і запитань на порталі реєстрації звернень налаштовуються. Наприклад, обов'язкові та необов'язкові питання, нестандартні поля, випадаючі списки, тип кнопок, розмір елементів тощо.

Термінологічна адаптація ⭐

Портал і платформу можна налаштувати відповідно до термінології компанії: назви процесів, юридичні терміни, категорії порушень, описи, підрозділи/суб'єкти, посади в команді та інші деталі.

Численні юрисдикції ⭐

Кожна юрисдикція може мати різні вимоги до каналу реєстрації звернень. Шлях користувачів вебпорталом змінюється залежно від юрисдикції, обраної заявником.

Великі міжнародні організації можуть скористатися перевагами міжрегіонального зберігання даних. Міжрегіональне чи монорегіональне сховища допомагаю дотримуватися законів про ізоляцію даних в межах тої чи іншої країни.

Постійний діалог з заявниками 

Заявники можуть отримати доступ до центру зворотного зв'язку за допомогою секретного коду та паролю.

Користувачі Порталу можуть відстежувати статус звернення, переглядати надану інформацію (включаючи стенограму дзвінка/інтерв'ю) і додавати дані в будь-який час під час або після розслідування.

Особистість заявника залишається захищеною (анонімною чи конфіденційною, залежно від вибору) і не відстежується під час доступу до центру та роботи з ним.

Налаштування та зміна пароля

На додаток до секретного багатозначного коду, заявник також може встановити власний пароль як додатковий рівень захисту.

Пароль можна встановити як і під час заповнення вебформи, так і після, в центрі зворотного зв'язку.

Сповіщення електронною поштою

Заявники можуть додати адресу електронної скриньки, щоб увімкнути сповіщення на електронну пошту про оновлення справ у центрі зворотного зв'язку.

Платформа Ethicontrol гарантує, що електронні адреси будуть захищені та приховані.

Багатомовність

Вебформа доступна більш ніж 100 мовами. Замовники можуть обрати до чотирьох мов у тарифному плані "Початковий", 10 мов у тарифному плані "Досвідчений" та необмежену кількість мов у тарифному плані "Про".

Пристосованість до смартфонів

Портал для заявників та центр зворотного зв'язку є адаптивними, тому ними можна користуватися з будь-якого пристрою.

Завантаження файлів

Заявники можуть завантажувати файли до свого звернення за допомогою порталу реєстрації звернень та на будь-якому етапі розслідування або у центрі зворотного зв'язку.

Обмеження файлів за типом, розміром або кількістю можна налаштувати.
Крім того, платформа може видаляти метадані з завантажених файлів, щоб допомогти заявникам уникнути відстеження.

Єдина сторінка або мультиекранність 

Мультиекранна функція призначена для того, щоб допомогти користувачам пройти процес реєстрації, розділяючи різні етапи на логічні екрани, запобігаючи когнітивному перевантаженню. Це особливо корисно при використанні адаптивного робочого процесу і дозволяє заявникам зосередитися на відповідях на запитання.

Однак у деяких випадках односторінкова форма, яка містить усі кроки на одному екрані, може бути зручнішою для користувача.

Тригерні поля, питання та процедури

Питання (наприклад, підрозділ, країна, категорія) у вебформі можна використовувати як тригер для переходу до додаткових полів введення, іншого питання або для активації певних правил автоматизації в межах платформи управління справами.

Спеціальні процедури можуть бути автоматично застосовані до звернення на платформі залежно від тригера.

Ескалації ⭐

Процес ескалації дозволяє платформі оминати осіб, які входять до складу групи реагування або обіймають керівні посади, якщо їх звинувачують у порушенні.

Ескалації можуть відбуватися на регіональному, функціональному та ієрархічному рівнях. Наприклад, якщо комплаєнс офіцера звинувачують у порушенні, платформа гарантує, що комплаєнс група не матиме доступу до справи та не буде про неї поінформована.

Аналогічно, якщо справа стосується вищої ланки керівництва в певному регіоні, вона може бути передана на розгляд до центрального офісу.

Спеціалізована поштова скринька для вашої компанії

Окрема поштова скринька yourcompany@ethics.email, яка під'єднується до платформи управління справами. 

Листи з'являються на платформі протягом 15 хвилин.

Адреси електронної пошти не видно командам реагування, а всі повідомлення електронною поштою розглядаються платформою як анонімні.

Відправники отримують автоматичне підтвердження з даними доступу до центру зворотного зв'язку, а також сповіщення про зміну статусу або додаткові коментарі від групи реагування.

Чат-боти ⭐

Чат-бот для вебпорталу або месенджерів (Facebook, Whatsapp тощо), де репортери можуть заповнити інтерактивну анкету та повідомити про занепокоєння.

Онлайн-чат з консультантами ⭐

Заявник може поспілкуватися з консультантом онлайн, щоб обговорити проблему та отримати допомогу, подібно до безкоштовної телефонної лінії Ethicontrol. 

Онлайн дзвінок 

Вона дозволяє користувачам здійснювати дармові дзвінки безпосередньо з браузера, минаючи необхідність мати телефон. Розмова обробляється консультантами безкоштовної телефонної лінії Ethicontrol.

Ця функція особливо вигідна для замовників у країнах, де мобільний зв'язок є дорогим або проблематичним.