Як показують сучасні дослідження та практика, культура викривачів поширюється все швидше і швидше, стаючи невіддільною частиною кожної компанії.
У сучасному світі, де підвищена увага до етичних стандартів та прозорості, компанії та організації зрозуміють, що канали для викривачів є важливим інструментом для виявлення порушень та забезпечення дотримання правил і норм. Проте, несумлінне розміщення інформації про ці канали може значно ускладнити їхню ефективність та спричинити непорозуміння.
У цій статті ми розглянемо Топ-5 найпоширеніших помилок, які робляться при розміщенні інформації про канали для викривачів. Вивчення цих помилок допоможе компаніям та організаціям підвищити ефективність своїх каналів для викривачів та забезпечити більшу відкритість та довіру серед працівників та контрагентів.
Важкодоступність
Першою та найпоширенішою помилкою при розміщенні інформації щодо каналів для викривачів є важкодоступність даної інформації. Дуже часто компанії не замислюються над питанням, чи будуть канали доступні для всіх. Під важкодоступністю ми маємо на увазі те, що на сайті компанії не існує спеціального розділу, який би містив канали для викривачів. Звичайно, ми не говоримо про те, що спеціальні канали для викривачів повинні видаватися у Google пошуці (хоча, використання спеціальних тегів, це могло б бути непоганою промокампанією для таких каналів).
Чому так стається? Іноді компанії роблять це навмисно, для того, щоб каналами не могли користуватися сторонні люди, адже часто буває так, що люди у пошуках певних відповідей звертаються усюди підряд. У таких випадках Ethicontrol рекомендує все ж таки навмисно не приховувати канали, а використовувати процедури первинної обробки (для вебформи та листів), де спеціалісти будуть фільтрувати релевантність звернень, й спеціальні IVR, які будуть повідомляти людям про питання, з якими вони можуть звернутися на Лінію Довіри.
Друге питання, коли компанія просто не замислюється про те, що канали не є "під рукою" у заявників. Це призводить до зростання ризиків, пов'язаних з корупцією та порушенням корпоративної етики у компанії. Тому у будь-якому випадку необхідно зробити канали для повідомлення легкодоступними для всіх.
Як ефективніше розмістити інформацію про канали повідомлення про порушення? Спираючись на великий досвід, Ethicontrol вбачає ефективне розміщення інформації, створюючи спеціальний розділ на сайті компанії, де заявники зможуть не тільки знайти за допомогою яких каналів можна повідомити про порушення та неправомірні дії, а також ознайомитися з додатковою інформацією. Також, best practice є розміщення каналів на сторінці контактів.
Орієнтовність виключно на працівників
Другим, але не менш проблематичним питанням при розміщенні інформації про канали для викривачів є орієнтованість лише на працівників компанії. За даними Дослідження ACFE для країн про професійне шахрайство та зловживання, що проводилось у 2022 році 55% звернень здійснюється зі сторони працівників. А вже 45% припадає на клієнтів, постачальників, або ж анонімами.
Ці дані чітко вказують на те, що канали для повідомлення орієнтовані лише на працівників є помилкою, оскільки викривачами можуть бути не тільки працівники, а й усі особи прямо або опосередковано пов'язані з діяльністю компанії, починаючи від контрагентів і закінчуючи родичами працівників.
Деякі компанії проводять промо кампанія каналів для викривачів лише в середині самої компанії, у той час, коли важливо оголошувати про це публічно. Ідеєю було б також проведення спеціальних навчань, наприклад, для контрагентів.
Ethicontrol, за бажанням може допомогти своїм клієнтам у розробці постерів, брошур чи у створенні відео, яке б описувало функціонал каналів для викривачів. Саме ці матеріали компанії можуть використовувати не лише для проведення навчання для співробітників та поширення інформації всередині компанії, а й розміщувати їх на власному сайті.
Відсутність чіткої назви
Чітка та зрозуміла назва каналів для викривачів є ключем до їх ефективності. Якщо назва не вказує на призначення цих каналів, користувачі можуть заплутатися і не звертатися до них. "Гаряча Лінія" - це не "Лінія довіри", а форма "Залиште свій відгук" чи "Сконтактуйте з нами" - не є каналом для викривачів. На даний час, така помилка дуже поширена серед європейських компаній. Помилковою є думка про те, що якщо є канал для зв'язку, то цього достатньо. Назва каналів для викривачів повинна бути настільки прозорою та чіткою, щоб навіть людина, яка не зовсім розуміється на понятті "викривач", розуміла, що це для неї та вона може безпечно повідомити про проблеми та порушення у компанії.
Навпаки також діє, коли є просто загальна назва, і люди часто плутають її з загальними інформаційними каналами зв'язку з компанією. Назва обов'язково повинна містити вказівку на те, що канал створений саме для повідомлення про порушення.
Окрім назви, варто звернути увагу і на опис каналів, який допоможе людині зорієнтуватися, чи звертатися вона за адресою. Пару рядків про те, для чого створені канали та чим вони займаються, не займе багато простору на сайті, але допоможе вибрати викривачам та зменшити кількість нерелевантних звернень.
Важливою інформацією, яку компанія повинна донести до викривачів, є роз'яснення щодо анонімності звернень. Ця інформація має допомогти викривачам, які мають сумніви, чи звертатися, зрозуміти, що анонімність гарантована, тому не має їм що боятися.
Візуальні аспекти каналів та їх реклами
Непривабливість каналів для викривачів з візуального погляду є однією з найпоширеніших помилок, які можуть вплинути на їхню ефективність. У сучасному цифровому світі, де візуальний зміст займає центральне місце, важливо, щоб інформація про канали для викривачів була привабливою та зрозумілою.
Відсутність оформлення та непривабливий вигляд можуть здатися мало важливими аспектами, але вони можуть вплинути на перше враження викривача про компанію чи організацію. Якщо канали для викривачів виглядають неоформлено чи навіть недбало, це може викликати відчуття ненадійності та байдужості до проблем, виявлених викривачами.
Щобільше, непривабливість каналів може передавати враження, що компанія не приділяє достатньо уваги питанню викривачів, або що ці канали існують лише для формальності. Це може підірвати довіру в компанію та знизити мотивацію викривачів звертатися зі своїми повідомленнями.
Тому важливо надати належну увагу дизайну та візуальному вигляду каналів для викривачів, щоб зробити їх привабливими та залучити більше викривачів до співпраці.
Відсутність посилання на документи, що регламентують роботу
Останнім аспектом, який варто розглянути щодо ефективного розміщення інформації про канали для викривачів, є важливість включення посилань на політики та кодекси компанії. Це може здаватися незначним або зайвим кроком, але насправді відсутність таких посилань може призвести до різних недоліків.
Посилання на політики та кодекси компанії є важливим елементом, оскільки вони визначають стандарти поведінки та етики, яких вимагається від працівників та стейкхолдерів. Ці документи також можуть містити важливі відомості про процедури розгляду повідомлень викривачів, механізми захисту осіб, які звертаються з повідомленнями, та іншу важливу інформацію.
До того, включення посилань на політики та кодекси компанії може служити підтвердженням серйозності компанії у розв'язанні питань викривачів та забезпеченні дотримання внутрішніх стандартів. Це може сприяти підвищенню довіри викривачів до процесу розгляду їхніх повідомлень і підтримати впевненість у тому, що їхні права та конфіденційність будуть захищені.
Отже, включення посилань на політики та кодекси компанії є важливим кроком для забезпечення прозорості, відкритості та дотримання найвищих стандартів етики в роботі з викривачами.
Загалом, належне розміщення та просування інформації про канали для викривачів є важливою складовою корпоративної етики та сприяє побудові довіри серед всіх зацікавлених сторін.