Las investigaciones y las prácticas modernas demuestran que la cultura de la denuncia de irregularidades se extiende cada vez más deprisa, convirtiéndose en parte integrante de todas las empresas.
En el mundo actual, en el que se presta mayor atención a las normas éticas y la transparencia, las empresas y organizaciones reconocen que los canales de denuncia son una herramienta importante para detectar irregularidades y garantizar el cumplimiento de la normativa. Sin embargo, tergiversar estos canales puede obstaculizar significativamente su eficacia y provocar malentendidos.
En este artículo, analizaremos los 5 errores más comunes que se cometen al publicar información sobre los canales de denuncia de irregularidades. Aprender de estos errores ayudará a las empresas y organizaciones a mejorar la eficacia de sus canales de denuncia y a garantizar una mayor apertura y confianza entre empleados y contratistas.
Dificultad de acceso
El primer error, y el más común, a la hora de publicar información en los canales de denuncia de irregularidades es que sea de difícil acceso. Muy a menudo, las empresas no piensan en si los canales serán accesibles para todo el mundo. Por inaccesibilidad, nos referimos a que no haya una sección especial en el sitio web de la empresa que contenga canales para los denunciantes. Por supuesto, no estamos diciendo que los canales especiales para denunciantes deban aparecer en las búsquedas de Google (aunque el uso de etiquetas especiales podría ser una buena campaña de promoción de dichos canales).
¿Por qué ocurre esto? A veces las empresas lo hacen intencionadamente para evitar que personas no autorizadas utilicen los canales, ya que suele ocurrir que la gente va a todas partes en busca de determinadas respuestas. En estos casos, Ethicontrol recomienda no ocultar los canales intencionadamente, sino utilizar procedimientos de tramitación primaria (para formularios web y cartas), en los que especialistas filtrarán la pertinencia de las solicitudes, y IVR especiales que informarán a las personas sobre las cuestiones con las que pueden ponerse en contacto con la Línea de Confianza.
El segundo problema es cuando la empresa simplemente no piensa en el hecho de que los candidatos no tienen los canales "a mano". Esto conduce a un aumento de los riesgos asociados con la corrupción y la violación de la ética corporativa en la empresa. Por lo tanto, en cualquier caso, es necesario que los canales de denuncia sean fácilmente accesibles para todos.
¿Cómo puede publicarse más eficazmente la información sobre los canales de denuncia? Basándose en su amplia experiencia, Ethicontrol cree que la forma más eficaz de colocar la información es crear una sección especial en la página web de la empresa, donde los solicitantes no solo puedan encontrar los canales a través de los cuales pueden denunciar infracciones y conductas indebidas, sino también leer información adicional. También es una buena práctica colocar los canales en la página de contacto.
Centrarse exclusivamente en los empleados
La segunda cuestión, aunque no menos problemática, a la hora de publicar información sobre los canales de denuncia de irregularidades es centrarse únicamente en los empleados de la empresa. Según el Estudio Nacional 2022 sobre Fraude y Abuso Laboral de la ACFE, el 55% de las denuncias proceden de los empleados. Y el 45% son realizadas por clientes, proveedores o de forma anónima.
Estos datos indican claramente que es un error centrar los canales de denuncia únicamente en los empleados, ya que los denunciantes pueden ser no sólo empleados, sino también todas las personas relacionadas directa o indirectamente con las actividades de la empresa, desde contratistas hasta familiares de empleados.
Algunas empresas sólo promueven sus canales de denuncia internamente, cuando es importante hacerlo público. También sería buena idea llevar a cabo una formación especial, por ejemplo, para los contratistas.
Ethicontrol puede ayudar a sus clientes a diseñar carteles, folletos o crear vídeos que describan la funcionalidad de los canales de denuncia. Las empresas pueden utilizar estos materiales no solo para formar a los empleados y difundir información dentro de la empresa, sino también para colgarlos en su propio sitio web.
Falta de un nombre claro
Una denominación clara y comprensible de los canales de denuncia es clave para su eficacia. Si el nombre no indica la finalidad de estos canales, los usuarios pueden confundirse y no utilizarlos. Una "línea directa" no es una "línea de confianza", y un formulario para "dejar su opinión" o "ponerse en contacto con nosotros" no es un canal de denuncia. Actualmente, esta idea errónea es muy común entre las empresas europeas. Es un error pensar que si existe un canal de comunicación, es suficiente. El nombre del canal de denuncia de irregularidades debe ser tan transparente y claro que incluso una persona que no entienda del todo el concepto de denunciante entienda que es para ella y que puede informar con seguridad de problemas e infracciones en la empresa.
Lo contrario también se aplica cuando solo hay un nombre general, y la gente suele confundirlo con los canales de información general para comunicarse con la empresa. El nombre debe contener siempre una indicación de que el canal se ha creado específicamente para denunciar infracciones.
Además del nombre, también debe prestar atención a la descripción de los canales, que ayudará a la gente a saber si debe ponerse en contacto con el lugar adecuado. Un par de líneas sobre por qué se crearon los canales y a qué se dedican no ocuparán mucho espacio en el sitio web, pero ayudarán a los denunciantes a elegir y reducirán el número de llamamientos irrelevantes.
Una información importante que una empresa debe comunicar a los denunciantes es una explicación del anonimato de las denuncias. Esta información debe ayudar a los denunciantes que tengan dudas sobre la conveniencia de denunciar, a entender que el anonimato está garantizado y que no tienen nada que temer.
Aspectos visuales de las cadenas y su publicidad
No hacer que los canales de denuncia sean visualmente atractivos es uno de los errores más comunes que pueden afectar a su eficacia. En el mundo digital actual, donde el contenido visual es fundamental, es importante que la información de los canales de denuncia sea atractiva y fácil de entender.
La falta de diseño y una apariencia poco atractiva pueden no parecer un gran problema, pero pueden afectar a la primera impresión que un denunciante tiene de una empresa u organización. Si los canales de denuncia tienen un aspecto poco inspirado o incluso descuidado, puede crear una sensación de falta de fiabilidad e indiferencia hacia las cuestiones planteadas por los denunciantes.
Además, los canales poco atractivos pueden dar la impresión de que la empresa no presta suficiente atención a la denuncia de irregularidades o que los canales son una mera formalidad. Esto puede socavar la confianza en la empresa y reducir la motivación de los denunciantes para presentarse.
Por lo tanto, es importante prestar la debida atención al diseño y al aspecto visual de los canales de denuncia para hacerlos atractivos y atraer a más denunciantes a cooperar.
Ninguna referencia a los documentos que regulan la actividad laboral
Un último aspecto a considerar en relación con la eficacia de los anuncios en los canales de denuncia de irregularidades es la importancia de incluir enlaces a las políticas y códigos de la empresa. Puede parecer un paso menor o innecesario, pero en realidad la ausencia de tales referencias puede acarrear diversos inconvenientes.
Hacer referencia a las políticas y códigos de la empresa es un elemento importante, ya que establecen las normas de comportamiento y ética que se esperan de los empleados y las partes interesadas. Estos documentos también pueden contener información importante sobre los procedimientos de gestión de las denuncias, los mecanismos de protección de los denunciantes y otra información importante.
Además, incluir referencias a las políticas y códigos de la empresa puede servir para demostrar la seriedad de la empresa a la hora de abordar los problemas de los denunciantes y garantizar el cumplimiento de las normas internas. Esto puede contribuir a aumentar la confianza de los denunciantes en el proceso de tramitación de sus denuncias y apoyar la confianza en que se protegerán sus derechos y su confidencialidad.
Por lo tanto, incluir referencias a las políticas y códigos de la empresa es un paso importante para garantizar la transparencia, la apertura y el cumplimiento de las normas éticas más estrictas en el trato con los denunciantes.
En general, una comunicación adecuada y la promoción de canales de denuncia de irregularidades es una parte importante de la ética empresarial y ayuda a generar confianza entre todas las partes interesadas.