ISO 37002: Ефективна система управління повідомленнями про порушення

ISO 37002:2021 — це міжнародний стандарт, який містить рекомендації щодо створення, впровадження та підтримки системи управління повідомленнями про порушення.

Розроблений для того, щоб допомогти організаціям ефективно реагувати на повідомлення про порушення, стандарт ISO 37002 ґрунтується на трьох основних принципах: довірі, неупередженості та захисті.

Для чого: Дотримуючись цих рекомендацій, організації можуть створити безпечне середовище для заявників, забезпечити належне опрацювання повідомлень та мінімізувати ризики, пов’язані з порушеннями.

Для кого: Стандарт застосовується до всіх організацій, незалежно від їхнього розміру, сектору діяльності чи юрисдикції. Він сприяє дотриманню законодавчих вимог, покращує етичне управління та формує культуру прозорості.

Впровадження ISO 37002 зміцнює внутрішні механізми повідомлення та запевняє співробітників і зацікавлені сторони, що їхні занепокоєння будуть розглянуті справедливо.

Ключові принципи ISO 37002

Ефективність системи управління повідомленнями залежить від дотримання основних принципів, викладених у ISO 37002:

Довіра: Система повинна вселяти впевненість у потенційних заявників, що їхні повідомлення будуть сприйняті серйозно, оброблені конфіденційно та призведуть до вжиття відповідних заходів.
Неупередженість: Організації повинні забезпечити справедливу оцінку повідомлень, вільну від упереджень або конфлікту інтересів. Розслідування мають проводитися незалежно та об’єктивно.
Захист: Заявники та інші залучені сторони повинні бути захищені від помсти, щоб уникнути негативних наслідків за висловлення своєї думки.

Ці принципи лежать в основі всіх аспектів процесу повідомлення про порушення — від отримання повідомлень та оцінки їх обґрунтованості до проведення розслідувань та вжиття коригувальних заходів.

Організації повинні забезпечити, щоб процедури повідомлення про порушення були доступними для всіх відповідних зацікавлених сторін, а також щоб працівники та керівництво проходили навчання щодо своїх ролей у цьому процесі.

Ключові компоненти стандарту ISO 37002 включають

Отримання повідомлень про порушення — організації повинні створити доступні та безпечні канали, через які заявники зможуть конфіденційно повідомляти про свої занепокоєння.
Оцінка та розслідування повідомлень — кожне повідомлення має розглядатися справедливо з урахуванням потенційних ризиків, а також мають бути запроваджені процедури для проведення ретельних та неупереджених розслідувань.
Захист заявників – Організації повинні вживати заходів для запобігання переслідуванням та забезпечення безпеки заявників та інших зацікавлених сторін.
Підсумки та висновки з випадків – Результати розслідувань повинні призводити до вжиття коригувальних заходів, вдосконалення політик та постійного моніторингу з метою покращення системи повідомлення про порушення.

Ethicontrol відповідає вимогам стандарту ISO 37002

Безпечні та доступні канали повідомлення

Вимога		Опис
Забезпечити наявність кількох конфіденційних та анонімних способів подання повідомлень (наприклад, гаряча лінія, веб-платформа, електронна пошта, мобільні додатки).		Ethicontrol надає кілька каналів для повідомлень про порушення: веб-платформу, гарячу лінію, електронну пошту, веб-дзвінки тощо. Кожен канал має опцію анонімності.
Забезпечити, щоб принаймні один канал був незалежним від керівництва з метою запобігання конфлікту інтересів.		Усі наші канали повідомлення про порушення є незалежними від керівництва компанії.
Забезпечити доступність для користувачів, які спілкуються різними мовами		Веб-портал підтримує багато мов, що відповідають регіонам діяльності компанії.

Захист даних та конфіденційність

Забезпечити надійне шифрування каналів зв’язку		Ethicontrol не збирає та не надає жодної інформації про заявників (файли cookie для відстеження, IP-адреси, цифрові сліди), яка може бути використана для відстеження або розкриття їхньої особи.
Впровадити контроль доступу до деталей кейсів для захисту особистих даних заявників		Лише співробітники, залучені до розслідування, матимуть доступ до інформації про кейс. Інші особи, які не беруть участі в розслідуванні, не бачитимуть жодних деталей щодо цієї справи і навіть не знатимуть про її існування. Для спрощення керування правами платформа має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс для призначення та управління ролями та правами користувачів.
Забезпечити безпечне зберігання даних заявників із суворими обмеженнями доступу.		Канали подання повідомлень фізично відокремлені від кейс-менеджмент платформи. Портал для повідомлень та Центр зворотного звʼязку розташовані в демілітаризованій зоні, тоді як кейс-менеджмент плафторма може бути захищена додатковими рівнями безпеки. Окрім внутрішніх заходів контролю, ми регулярно проходимо незалежні тестування на проникнення для оцінки та посилення безпеки системи.
Дотримуватися вимог законодавства про захист даних, зокрема GDPR, якщо це застосовно.		Ми дотримуємося вимог GDPR, стандарту ISO 27001 «Інформаційна безпека» та стандарту ISO 27701 «Управління конфіденційністю»

Заходи заявників

Запобігати переслідуванням щодо заявників за допомогою вбудованих механізмів моніторингу та ескалації.		Процедура ескалації дозволяє платформі обходити групу реагування або вище керівництво, у разі, якщо їх звинувачують у порушенні.
Забезпечити можливість анонімного спілкування між заявником та командою реагування.		Заявники можуть анонімно звертатися до команди реагування у веб-кімнаті.
Надати заявникам можливість відстежувати хід розгляду їхніх повідомлень		Заявники можуть відстежувати статус свого звернення у веб-кімнаті.

Аналітика та документація

Вести детальні журнали всіх звернень, забезпечуючи при цьому конфіденційність.

Усі дії користувачів у системі надійно фіксуються у детальному журналі подій, який можна фільтрувати за такими ключовими параметрами, як дата, ідентифікатор справи, головний слідчий, категорія або організаційна одиниця.

Для забезпечення дотримання вимог та звітності ми передбачили спеціальну роль аудитора з доступом лише для перегляду, що дозволяє аудиторам переглядати кейси без можливості змінювати будь-які дані.

Наша платформа також підтримує регулярні аудити, забезпечуючи відповідність як внутрішнім політикам, так і зовнішнім нормативним вимогам.

Надати організаціям можливість створювати журнал подій для комплаєнс-перевірки.

Проводити регулярні аудити платформи для забезпечення її ефективності та відповідності вимогам

Ethicontrol пропонує комплексну аналітику для внутрішніх аудитів та оцінок ESG.

Дотримання стандарту ISO 37002 мінімізує ризики та захищає компанію

Впровадження системи повідомлення про порушення, що відповідає стандарту ISO 37002, — це не просто дотримання нормативних вимог, а стратегічний крок, спрямований на захист вашої компанії.

Ось як дотримання стандарту ISO 37002 приносить користь вашому бізнесу.

Запобігання фінансовим збиткам та шкоді репутації

Своєчасне виявлення шахрайства, корупції та неправомірних дій має вирішальне значення для мінімізації ризиків та захисту фінансової стабільності організації. Уникніть значних грошових втрат, юридичних санкцій та перебоїв у роботі.

Економія ресурсів на розслідуваннях

Централізована автоматизована система повідомлення про порушення усуває неефективність, пов’язану з ручним записом звернень та відстеженням кейсів, що дозволяє звільнити ресурси.

Захист від позовів про помсту

Чіткі політики та захисні заходи захищають заявників від помсти, а організації — від дорогих трудових спорів.

Підвищення прозорості для інвесторів та регуляторних органів

Підтвердження відповідності стандарту ISO 37002 дає впевненість інвесторам, регуляторним органам та зацікавленим сторонам у тому, що організація дотримується найкращих практик.

Краща репутація та довіра громадськості

Продемонструйте корпоративну відповідальність та прихильність етичним принципам ведення бізнесу, зміцнюючи авторитет бренду.