Cómo motivar a los empleados para que utilicen una línea directa para denunciar irregularidades

Crear una cultura donde los empleados se sientan seguros y con la confianza suficiente para denunciar malas conductas es fundamental para cualquier organización. Una línea directa para denuncias es una herramienta eficaz para ello, pero su éxito depende de que los empleados confíen en ella y la utilicen. A continuación, te mostramos cómo animar a tu equipo a usar la línea directa.

1. Asegúrese de que los empleados sepan que la línea directa es efectiva

Los empleados son menos propensos a reportar sus inquietudes si no están seguros de si hacerlo les reportará algún beneficio. Según un estudio del Centro de Recursos Éticos (ERC), el 62 % de los empleados evita reportar sus inquietudes porque creen que no se tomarán medidas al respecto. Y este es el primer problema que debe abordarse.

Fuente: NATIONAL BUSINESS ETHICS SURVEY® OF FORTUNE 500® EMPLOYEES

Para cambiar esta creencia, las organizaciones deben demostrar que la línea directa para denuncias no es solo una formalidad, sino una herramienta que genera resultados reales. He aquí cómo:

• Muestre casos de éxito anteriores (sin revelar detalles confidenciales). Si los empleados ven que los informes han dado lugar a acciones concretas, como cambios en las políticas, medidas disciplinarias o mejoras en las condiciones laborales, será más probable que confíen en el proceso.
• Proporcione actualizaciones periódicas sobre los problemas reportados. Esto no implica compartir detalles confidenciales, pero un informe general sobre la cantidad de casos atendidos y las medidas adoptadas puede ayudar a generar confianza.
• Haz un seguimiento a los denunciantes . Si un empleado informa de algo, hazle saber que su preocupación se está tomando en serio. Aunque no se puedan revelar todos los detalles, un simple reconocimiento puede marcar una gran diferencia.
• Asegúrese de que los líderes se involucren. Si los empleados ven que los gerentes y ejecutivos apoyan la línea directa y toman en serio los informes, será más probable que la utilicen.

Al demostrar activamente que la línea directa de denuncias conduce a acciones concretas, las empresas pueden ayudar a disipar el escepticismo y animar a los empleados a expresar sus opiniones.

2. Ofrecer anonimato

Según un estudio del Centro de Recursos Éticos (ERC), el 42 % de los empleados no denuncia porque considera que la información no es confidencial, el 29 % por temor a represalias de sus compañeros, el 28 % por temor a represalias de la alta dirección, el 25 % por temor a represalias de sus supervisores y el 14 % ha sufrido represalias en el pasado. Ofrecer anonimato aborda directamente este temor.

Fuente: NATIONAL BUSINESS ETHICS SURVEY® OF FORTUNE 500® EMPLOYEES

Permita que los empleados reporten sus inquietudes de forma anónima si así lo desean. El anonimato reduce el temor a ser descubiertos o juzgados y anima a las personas a expresarse sin dudarlo. Asegúrese de que su línea directa permita reportes anónimos y comunique esta opción a sus empleados.

Sin embargo, ofrecer anonimato no es suficiente; debe ser creíble. Los empleados necesitan confiar en que su identidad permanece realmente protegida. A continuación, le mostramos cómo fortalecer esa confianza:

• Utilice un proveedor externo de servicios de atención telefónica. Un servicio externo garantiza a los empleados que sus denuncias no podrán ser rastreadas hasta ellos internamente.
• Explique claramente cómo se mantiene el anonimato. Muchos empleados temen que su voz, estilo de escritura o dirección IP puedan exponerlos. Aborde estas preocupaciones describiendo las medidas de seguridad implementadas, como la comunicación cifrada y los protocolos de protección de datos.
• Refuerce las políticas de no represalias. El anonimato ayuda, pero los empleados también necesitan la seguridad de que no sufrirán consecuencias aunque se revele su identidad. Asegúrese de que la dirección mantenga una política estricta de no represalias y la comunique periódicamente.
• Permitir la comunicación anónima bidireccional. Algunos casos requieren preguntas de seguimiento, pero los empleados no responderán si creen que al hacerlo se revelará su identidad. Un sistema seguro que permita conversaciones anónimas bidireccionales puede mejorar la confianza y la eficacia.

Cuando los empleados creen sinceramente que pueden denunciar de forma segura, es más probable que den un paso al frente y ayuden a crear un entorno laboral más ético.

3. Aplicar y demostrar la política de no represalias

Una política de no represalias solo es efectiva si los empleados confían en ella. El temor a las consecuencias puede silenciar a los posibles denunciantes, por lo que las empresas no solo deben implementar esta política, sino también demostrar su eficacia.

Tolerancia cero ante el acoso

Los empleados jamás deberían sufrir intimidación, exclusión o retrocesos en su carrera por denunciar malas conductas. Incluso las represalias indirectas, como la hostilidad en el lugar de trabajo, deben prevenirse activamente.

Prohibir el lenguaje dañino

Términos como «soplón» o «informante» generan una cultura del miedo y deben prohibirse estrictamente. El debate abierto sobre ética debería sustituir la estigmatización de quienes denuncian irregularidades.

Demostrar apoyo al liderazgo

Los directivos deben recalcar públicamente la importancia de denunciar irregularidades y garantizar una protección real para quienes lo hagan. Cuando los empleados vean que los denunciantes están seguros y son respetados, será más probable que confíen en el sistema.

4. Proporcionar capacitación a los empleados

Capacite a los empleados sobre el propósito de la línea directa para denuncias, cómo usarla y qué tipos de problemas pueden reportar. Las sesiones de capacitación ayudan a los empleados a comprender el proceso y a tener confianza en el sistema.

Sin embargo, también es importante enseñar a los empleados a reconocer las malas conductas. A veces, comportamientos que parecen normales o habituales pueden ser poco éticos o incluso ilegales. Los empleados necesitan ejemplos claros de qué deben denunciar, ya sea fraude, acoso, infracciones de seguridad u otras irregularidades. Los estudios de caso y las situaciones reales pueden ayudarles a identificar señales de alerta que de otro modo podrían pasar por alto.

Una investigación realizada por la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE, por sus siglas en inglés) demuestra que las denuncias de fraude tienen el doble de probabilidades de provenir de empleados que recibieron capacitación sobre concientización sobre el fraude que de empleados que no la recibieron.

Fuente: ACFE. Occupational Fraud 2024: A Report To The Nations

Como puede verse en el gráfico a continuación, las organizaciones que PROPORCIONARON capacitación en concientización sobre el fraude descubrieron fraudes más de 2,5 VECES más rápido que las organizaciones que no lo hicieron.

Fuente: ACFE. Occupational Fraud 2024: A Report To The Nations

Igualmente importante, la capacitación debe reforzar la idea de que denunciar las malas conductas no solo se fomenta, sino que es una prioridad para la empresa. Los empleados necesitan ver que la dirección se toma estos asuntos en serio y valora el comportamiento ético. Si la empresa demuestra un firme compromiso con la integridad, los empleados se sentirán más capacitados para denunciar.

Si desea obtener más información sobre los beneficios de la capacitación para denunciantes, los temas a tratar y otros aspectos, puede consultar nuestro artículo sobre capacitación para periodistas.

5. Elabore un procedimiento de escalamiento

6. Crea una campaña de comunicación

A veces, no solo el miedo a las represalias o la falta de capacitación para denunciantes influyen en la baja cantidad de informes. Quizás ni siquiera todos los empleados conocen la posibilidad de compartir sus inquietudes con la empresa. El 15 % de los empleados que no denuncian problemas afirman no saber a quién contactar. Es fundamental asegurarse de que los empleados de todos los niveles conozcan los canales para denunciar irregularidades.

Elige el formato de campaña de comunicación más adecuado para tu organización. Puedes promover los canales de denuncia mediante carteles, vídeos, correos electrónicos, recordatorios periódicos, formación para denunciantes, etc.

El estudio de Deloitte demuestra que los programas de capacitación son cruciales para fomentar la concienciación sobre la denuncia de irregularidades entre los empleados, mientras que los sitios web corporativos constituyen el principal recurso para terceros. Es importante no solo distribuir material promocional a los empleados, sino también organizar capacitaciones sobre la denuncia de irregularidades. Esta capacitación no solo informa a los empleados sobre los canales de denuncia disponibles, sino que también sirve como una herramienta eficaz para aumentar la concienciación.

Fuente: 2024 Conduct Watch Survey Report

Resalte la importancia y los beneficios de denunciar irregularidades durante la campaña. Una estrategia de comunicación eficaz garantiza que la línea directa siga presente en la mente de los empleados.

Y recuerde que la promoción regular de la línea directa la mantiene visible y accesible.

7. Utilice un proveedor externo

Considere la posibilidad de externalizar su línea directa de denuncias a un proveedor independiente. Los proveedores externos ofrecen sistemas imparciales, experiencia y plataformas seguras, lo que puede aumentar la confianza y la confidencialidad de los empleados.

¿Le gustaría conocer las ventajas adicionales de utilizar proveedores externos?

Lea nuestro artículo "La línea directa externalizada es sencilla: ventajas de su implementación" .

8. Evaluar y mejorar

Para mantener un sistema eficaz de denuncia de irregularidades, la evaluación continua es fundamental. Si los empleados sienten que sus denuncias son ignoradas o que el proceso es ineficiente, dejarán de usar la línea directa. La evaluación periódica ayuda a identificar deficiencias y garantiza que el sistema siga siendo confiable y eficaz.

Encuestas a empleados

Recopilar las opiniones de los empleados es una de las mejores maneras de medir la eficacia de su programa de denuncia de irregularidades. Realice encuestas anónimas para comprender:

• Si los empleados se sienten cómodos utilizando la línea directa.
• Si confían en el proceso y creen que sus informes se toman en serio.
• ¿Qué preocupaciones o barreras les impiden denunciar?

Los resultados de las encuestas pueden revelar deficiencias en la comunicación, la confianza o la accesibilidad. Abordar estas preocupaciones fortalecerá el sistema y aumentará la confianza de los empleados en su uso.

Indicadores clave de rendimiento (KPI) para el éxito

Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) claros para monitorear la efectividad de la línea directa. Algunos KPI importantes incluyen:

• Número de informes presentados : un aumento constante en el número de informes puede indicar una mayor confianza por parte de los empleados.
• Tipos de informes recibidos : esto ayuda a identificar problemas recurrentes que deben abordarse.
• Tiempo de resolución de casos : una respuesta lenta puede disuadir a los empleados de presentar denuncias en el futuro.
• Nivel de conocimiento de los empleados : si los empleados no conocen la línea directa, es necesario mejorar las estrategias de comunicación.

La revisión periódica de estas métricas ayuda a las organizaciones a perfeccionar su proceso de denuncia de irregularidades y a garantizar que siga siendo una herramienta eficaz para abordar la mala conducta en el lugar de trabajo.

La recopilación automática de todos los datos en un formato fácil de leer simplifica los procesos. Por ejemplo, ofrecemos una plataforma de gestión de casos equipada con análisis esenciales para ayudarle a comprender sus KPI.

Análisis de los informes de denunciantes en la plataforma de Ethicontrol.

Para obtener más información sobre las funciones analíticas de Ethicontrol, haga clic aquí.

9. Proporcionar comentarios

Los empleados necesitan saber que sus inquietudes no se desvanecen en el vacío. Brindarles retroalimentación les asegura que sus informes se toman en serio, lo que los anima a reportar en el futuro.

Seguimiento de los informes

La falta de respuesta es una de las principales razones por las que los empleados dejan de utilizar los canales de denuncia. Incluso cuando no se puede revelar un caso en su totalidad, un simple mensaje de seguimiento puede marcar la diferencia. Las organizaciones deberían:

• Acusar recibo del informe.
• Proporcionar actualizaciones cuando sea posible.
• Informe al denunciante cuando el caso se haya resuelto (sin revelar detalles confidenciales).

Este enfoque genera confianza y refuerza la eficacia de la línea directa.

Brindar retroalimentación a los periodistas es fundamental, incluso si optan por permanecer en el anonimato. Por lo tanto, asegúrese de que su solución permita esta posibilidad.

Por ejemplo, en la plataforma de Ethicontrol, los denunciantes reciben un código secreto que les permite acceder a una sala de comentarios. En este espacio, pueden consultar el estado de su denuncia, hacer preguntas al equipo de investigación y proporcionar información adicional.

Sala de comentarios de los periodistas

Demostrar compromiso organizacional

Más allá del seguimiento individual, las organizaciones deben demostrar su compromiso con la resolución de casos de mala conducta. Considere compartir datos agregados sobre los casos gestionados, los cambios de política realizados o las mejoras implementadas como resultado de las denuncias. Es más probable que los empleados denuncien problemas si ven que sus acciones generan un cambio real.

Al cerrar el ciclo de retroalimentación, las organizaciones crean una cultura de transparencia y rendición de cuentas, factores clave para alentar a los empleados a utilizar la línea directa para denunciar irregularidades.

10. Facilitar la denuncia de irregularidades

Algunos empleados se abstienen de denunciar malas conductas debido a la complejidad de los procedimientos . Simplificar el proceso aumenta la probabilidad de que se presenten denuncias.

Asegúrese de que el proceso de reporte sea sencillo y rápido. Los procedimientos complicados pueden desalentar a los empleados a reportar problemas. Simplifique el proceso y ofrezca múltiples canales, como teléfono, correo electrónico o portales en línea.

Recuerde que es fundamental recopilar toda la información esencial del denunciante durante la verificación preliminar. Por lo tanto, el proceso debe ser fácil de entender y accesible para el usuario. Asimismo, los formularios web y los centros de llamadas deben incluir todas las preguntas necesarias para obtener información completa.

Abordar estos puntos crea un sistema de denuncia seguro, confiable y eficaz que los empleados tienen más probabilidades de utilizar. Esto, a su vez, ayuda a su organización a identificar y resolver problemas antes de que se agraven.