Так ми й самі можемо на сайті формочку зробити...

Нам неодноразово доводиться чути, що лінію довіри чи механізм конфіденційного повідомлення кожен може зробити власними силами. Буцімто, це лише веб-форма і не варто за неї платити кошти стороннім підрядникам.

Справді, така практика має місце, наприклад, частина банків вирішила таким чином формально відповідати вимогам НБУ згідно нашого дослідження стану банківського комплаєнсу з ліній довіри

Однак, чи це дійсно правильне рішення? Ми спробували розібратися і проаналізувати недоліки і переваги.

Зворотний зв’язок та діалог з викривачами. 

Веб форма не дає належної можливості тримати постійний діалог з анонімними інформаторами (викривачами, заявниками, скаржниками, небайдужими).

Отримана інформація від анонімних заявників, навіть якщо добре структурована, часом потребує уточнень, без яких команда заходить в глухий кут. І відповідно, такі звернення потрапляють в сміття. Можливість довготривалого спілкування з анонімними інформаторами — це потрібний інструмент, який допоможе підняти якість отриманої інформації.

Більше того, постійний діалог та зворотний зв'язок від викривачів належно оцінено Європейським Парламентом та стане обов’язковим з 2021 року в контексті відповідності вимогам Директиви ЄС A8-0398/2018 “Про захист викривачів щодо порушення законодавства” від 16 квітня 2019 року.

Анонімність. Реальна. Яка викликає довіру інформаторів. 

Реєстрація повідомлень через веб-форму не гарантує анонімність заявникам.  Власна веб-форма має таке ж саме відношення до збереження анонімності - як відеокамера, яка слідкує за скринькою для паперових анонімних звернень. Очевидно, що вашим ІТ фахівцям буде легко встановити особу, яка бажала зберегти анонімність. Хіба це викликає довіру інформаторів?  

Водночас, частина інформаторів бажає зберегти анонімність. Згідно статистики, 56% сигналів надходять анонімно1. Якщо така кількість сигналів надходить анонімно, з ними варто працювати. Саме тому, Мінюст США, в розслідуваннях FCPA, особливу увагу звертає на фактор анонімності під час оцінки ефективності комплаєнс програм2.

Якщо працюєте з анонімами -  ваш обов’язок надати їм гарантії анонімності, а краще ніж незалежна третя сторона цього ніхто не зробить.

Повнота реєстрації всіх повідомлень без підробки та маніпуляцій. 

Веб-форма не гарантує 100% реєстрацію повідомлень. Простий приклад - якщо дані з веб-форми приходять на електронну адресу, то особа, відповідальна за скриньку, може просто видалити звернення небажаного характеру.  Тобто нею легко маніпулювати, адже можна щось видалити. Згодні?

В хороших системах -  відсутня можливість видаляти повідомлення від викривачів. А всі дії внутрішніх користувачів - працівників компанії, зберігаються в журнал. 

Однієї реєстрації недостатньо. Що далі?

Треба чітко розуміти, що відбудеться далі після реєстрації через веб-форми.

З веб-формою чи без, власноруч чи за допомогою аутсорсингу, але найважливіше, ЩО потім буде відбуватися з повідомленням. Куди потім потрапляє звернення, скільки проходить очей чи дій? Скільки ще людського фактору? Як потім переконатись в своєчасності реагування чи адекватності інших кроків? Як не пропустити і не забути? Як відбувається маршрутизація, пріоритезація та документообіг?

Звичайно, все можна зробити вручну, або використати коштовні системи автоматизації процесів. Головне - пам'ятати, що кожна проблема потребує не лише реєстрації, а й обов'язкового вирішення.

Клієнт завжди правий.

Звичайно, рішення зробити веб реєстрацію власними руками є очевидним і зрозумілим, ніхто не вправі вас від нього відмовляти.

Однак, виходячи з аргументів вище, якщо вже зібрались робити механізм лінії довіри - мусите підійти системно, аби уникнути поширених помилок і досягти результату. Все одно, робити це буде легше і вигідніше з тими, хто це робить постійно, фахово і відповідально.

Система Етиконтроль - це платформа підвищення ефективності гарячої лінії. 

Це три системи в одній - реєстрація повідомлень, процедури реагування на порушення, внутрішні перевірки та розслідування.

Завдання онлайн системи Етиконтроль - це захист анонімності, забезпечення тривалого діалогу, прозорості реагування та обґрунтованості відповідних управлінських рішень.

__________________________________________

Отримати демо чи презентацію

ТОВ Етиконтроль
пр. Визволителів, 1, офіс 629
Київ, 02660
+1 (302) 451 94 55
+372 668 2755
+7 (499) 348 90 95
+38 (044) 393 58 34

info@ethicontrol.com