Kategorie pomagają określić, z jakim typem incydentu mamy do czynienia. Gdy jednak liczba spraw rośnie, ogólne kategorie często przestają wystarczać.
Dwa zgłoszenia mogą należeć do tej samej kategorii — na przykład bezpieczeństwo w miejscu pracy, oszustwo, nękanie lub ochrona danych — ale opisywać bardzo różne zachowania, ryzyka i potrzeby związane z postępowaniem.
Gdy wszystkie takie sprawy pozostają pod jedną ogólną kategorią, zespoły tracą użyteczny kontekst. Raportowanie staje się mniej dokładne, informacje ze spraw trudniej wykorzystać ponownie, a kolejne procesy otrzymują mniej ustrukturyzowanych danych.
Podkategorie w Ethicontrol dodają kolejny poziom szczegółowości do kategoryzacji spraw. Funkcja ta wspiera również inne części procesu postępowania i zarządzania ryzykiem.
Dlaczego ogólne kategorie nie zawsze wystarczają
Jednopoziomowa struktura kategorii działa wtedy, gdy organizacja obsługuje stosunkowo niewielką liczbę typów incydentów.
Ale gdy liczba spraw rośnie, jedna kategoria zaczyna pełnić rolę pojemnika dla dziesiątek różnych sytuacji.
Weźmy kategorię Ochrona środowiska, zdrowie i bezpieczeństwo.
Może ona obejmować bezpieczeństwo produktu, wypadki w miejscu pracy, niewłaściwe użycie sprzętu, naruszenia zasad higieny lub inne konkretne zachowania.
Jeśli wszystkie te sytuacje są klasyfikowane tak samo, trudniej jest:
- identyfikować powtarzające się typy incydentów;
- standaryzować opisy spraw;
- porównywać podobne sprawy;
- konfigurować scoring lub inne reguły dla konkretnych naruszeń;
- analizować trendy na bardziej szczegółowym poziomie.
Podkategorie dodają potrzebną szczegółowość bez tworzenia niekontrolowanie długiej listy ogólnych kategorii.
Trójpoziomowa struktura klasyfikacji
Słownik Kategorii w Ethicontrol obsługuje trzy poziomy:
- Kategoria — główny typ naruszenia;
- Podgrupa — bardziej szczegółowa grupa w ramach tej kategorii;
- Podkategoria — najbardziej szczegółowy poziom klasyfikacji.
Na przykład:
Ochrona środowiska, zdrowie i bezpieczeństwo
→ Bezpieczeństwo produktu
→ Pracownik dotyka nieopakowanego produktu brudnymi rękawiczkami nitrylowymi
Każdy poziom zawęża kontekst incydentu.
System filtruje dostępne opcje na podstawie wcześniejszego wyboru, dlatego użytkownik widzi tylko te klasyfikacje, które pasują do już wybranej kategorii.
Chcesz dowiedzieć się więcej o podkategoriach?
Przejdź do bazy pomocy, aby zobaczyć przewodnik krok po kroku dotyczący wyboru podkategorii i pracy z nimi w klasyfikacji spraw.
Podkategorie są powiązane z innymi elementami platformy
Wybrana podkategoria nie musi być odizolowanym atrybutem.
Dostarcza kontekst dla innych elementów platformy i tworzy powiązany proces roboczy.
Krótkie opisy naruszenia
Gdy użytkownik tworzy Krótki opis naruszenia, wybrana podkategoria sprawy jest automatycznie dodawana do pola Opis.
Jeśli podkategoria zostanie zmieniona już po utworzeniu Krótkiego opisu naruszenia, w opisie zostanie użyta zaktualizowana wartość.
Pomaga to utrzymać krótki opis sprawy w zgodzie z aktualną klasyfikacją.
Scoring naruszeń
Podkategorie mogą być również wykorzystywane jako dane wejściowe dla scoringu naruszeń i profilowania ryzyka.
Różnym podkategoriom naruszeń można przypisywać różne wyniki, co pozwala modelowi scoringowemu organizacji odróżniać naruszenia o różnym poziomie krytyczności.
Na przykład drobne naruszenie nie powinno dawać takiego samego wyniku jak oszustwo, przemoc w miejscu pracy, niewłaściwe wykorzystanie danych lub inne poważne naruszenie.
Oznacza to, że podkategoria wybrana podczas pracy ze sprawą może później bezpośrednio wpływać na ustrukturyzowany profil ryzyka.
Chcesz zobaczyć, jak podkategorie wpływają na scoring naruszeń?
Przeczytaj nasz artykuł o scoringu naruszeń i profilowaniu ryzyka.
Praktyczny przykład
Rozważmy dwa incydenty zgłoszone w ramach kategorii Ochrona środowiska, zdrowie i bezpieczeństwo.
Pierwszy dotyczy pracownika, który poślizgnął się na mokrej powierzchni roboczej. Drugi — pracownika, który dotykał nieopakowanej żywności bez wymaganych rękawic ochronnych.
Na poziomie głównej kategorii obie sprawy mogą wyglądać podobnie.
Dzięki podkategoriom można je sklasyfikować zgodnie z konkretnym zachowaniem opisanym w incydencie.
Następnie taka podkategoria może pojawić się w Krótkim opisie naruszenia i, jeśli zostało to skonfigurowane, otrzymać własny wynik naruszenia.
W rezultacie rekord sprawy zawiera więcej użytecznego kontekstu, a zespół reagowania nie musi ręcznie odtwarzać tych samych wartości w różnych częściach systemu.
Co to zmienia dla zespołów reagowania i compliance
Jedna klasyfikacja — więcej kontekstu w całej platformie
Podkategorie sprawiają, że klasyfikacja spraw jest dokładniejsza, ale ich wartość wykracza poza samą taksonomię.
Łącząc szczegółowe typy naruszeń z Krótkimi opisami naruszenia, scoringiem i innymi procesami obsługi spraw, Ethicontrol pozwala, aby informacje zebrane podczas klasyfikacji wspierały dalsze postępowanie.
Bardziej szczegółowa klasyfikacja tworzy ustrukturyzowane dane potrzebne do zrozumienia incydentów, wykrywania wzorców i oceny ryzyk w całej organizacji.
