Platformy anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, które porównujemy w tym artykule, to Ethicontrol, SpeakUp, Whistleblower Software, Whispli i FaceUp . Przyjrzeliśmy się ich kanałom anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, możliwościom zarządzania sprawami, obsłudze wielojęzycznej, funkcjom bezpieczeństwa oraz przydatności dla organizacji działających w wielu krajach.
Anonimowy portal dla sygnalistów jest często postrzegany jako narzędzie potrzebne wyłącznie działowi compliance do spełnienia wymogów prawnych i formalnego zapewnienia bezpiecznego kanału komunikacji dla sygnalistów. Jednak nowoczesny portal anonimowego zgłaszania nieprawidłowości oferuje znacznie więcej. Dla firmy może służyć jako narzędzie do zarządzania ryzykiem, ochrony reputacji, budowania zaufania pracowników, a nawet optymalizacji kosztów.
Anonimowy portal to inwestycja, a nie tylko wydatek związany z zapewnieniem zgodności. W tym artykule pomożemy zespołom ds. zgodności porównać kilka popularnych rozwiązań i zrozumieć, na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniej platformy.
Jak porównaliśmy platformy anonimowego sygnalizowania nieprawidłowości
Porównując portale dla anonimowych sygnalistów, należy wziąć pod uwagę nie tylko cenę i podstawową możliwość otrzymywania zgłoszeń, ale także:
- poziom anonimowości
- ochrona danych
- przyjazny dla użytkownika interfejs
- możliwości zarządzania dochodzeniami
- automatyzacja
- anonimowe kanały zgłaszania
- integracja
- wsparcie wielojęzyczne
- zdolność do wspierania wymogów prawnych i regulacyjnych
- skalowalność dla organizacji międzynarodowych.
Równie ważne jest wsparcie różnych kanałów i języków , możliwość zarządzania raportami w różnych lokalizacjach oraz możliwość skalowania wraz z rozwojem firmy.
Oceniamy również, w jakim stopniu platforma pomaga obniżyć koszty operacyjne, zaoszczędzić czas zespołu i zbudować zaufanie pracowników.
Stosując te kryteria, porównaliśmy 5 popularnych rozwiązań i sprawdziliśmy, dla jakich typów organizacji mogą być one najbardziej odpowiednie.
Najlepsze rozwiązania programowe do sygnalizowania nieprawidłowości
1. Ethicontrol to platforma do sygnalizowania nieprawidłowości i zarządzania sprawami przeznaczona dla organizacji, które potrzebują bezpiecznego, anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, wielu kanałów zgłaszania i pełnego cyklu zarządzania sprawą.
Ethicontrol ocenia firmę, pomaga wdrożyć platformę, ceni anonimowość i wspiera rozwój kultury korporacyjnej, ponieważ z doświadczenia Ethicontrol wie, że portal dla sygnalistów staje się prawdziwą inwestycją tylko przy spełnieniu odpowiednich warunków; w przeciwnym razie jest to jedynie oprogramowanie służące do „odhaczenia pola”.
Ponadto nie gromadzi ani nie udostępnia żadnych informacji o reporterach, takich jak pliki cookie do śledzenia, adresy IP ani cyfrowe ślady, które mogłyby zostać wykorzystane do namierzenia lub ujawnienia ich tożsamości.
Najważniejsze cechy:
- Objęto kompleksowe ramy zgodności, w tym ISO 37002, ISO 37001, SAPIN II, GDPR/CDPA i dyrektywę UE w sprawie sygnalistów
- Pełen cykl zarządzania przypadkami
- Nieograniczona liczba użytkowników, raportów, przypadków, procedur, automatyzacji itp.
- Ponad 100 języków
- SSO i uwierzytelnianie dwuskładnikowe
- Wiele anonimowych kanałów zgłaszania: formularze internetowe, e-mail, telefon i zgłaszanie za pośrednictwem chatbota
- Infolinie dla pracowników zgłaszających nieprawidłowości, w tym numery bezpłatne na całym świecie
- Możliwość dostosowania przyjęć i adaptacyjnego zarządzania przypadkami
- Konfigurowalne raporty
- Zautomatyzowane przepływy pracy związane z routingiem i eskalacją
Mocne strony : Przystępne ceny za usługę premium, wiele kanałów anonimowego zgłaszania i solidne możliwości ochrony danych
Słabości : Mniej opcji integracji
Strona internetowa : https://ethicontrol.com/pl/main-pl
2. SpeakUp to dobry wybór dla organizacji poszukujących prostego rozwiązania do sygnalizowania nieprawidłowości i zarządzania sprawami, zwłaszcza tych, które cenią sobie anonimowość i łatwość obsługi.
Platforma jest przeznaczona głównie dla organizacji międzynarodowych i obsługuje wiele języków i kanałów raportowania.
Najważniejsze cechy:
- Anonimowe i poufne zgłaszanie z dwustronną komunikacją
- Centralne zarządzanie sprawami
- Możliwość dostosowania przepływów pracy w sprawach
- Obsługa wielu przepisów i norm dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości, w tym dyrektywy UE w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości, RODO, ISO 27001, ISO 27701 i ISAE 3000 typu II
- Ponad 100 języków
- Wiele kanałów raportowania, w tym internet, telefon i aplikacja mobilna
- Zautomatyzowane przepływy pracy związane z routingiem i eskalacją
- Integracje SharePoint i Power BI
Mocne strony : Przyjazna dla użytkownika platforma z możliwością zarządzania sprawami
Słabości : Może oferować mniejszą elastyczność organizacjom poszukującym wysoce spersonalizowanego, kompleksowego rozwiązania
Strona internetowa : https://www.speakup.com/
3. Oprogramowanie Whistleblower to przyjazne dla użytkownika rozwiązanie do sygnalizowania nieprawidłowości, którego głównym celem jest zapewnienie bezpiecznego kanału zgłaszania nieprawidłowości i prostego zarządzania sprawami. Dzięki temu nadaje się ono dla organizacji potrzebujących standardowego rozwiązania do sygnalizowania nieprawidłowości bez konieczności rozległych dostosowań lub dodatkowych usług zgodności.
Najważniejsze cechy:
- Anonimowe i poufne zgłaszanie
- Dwustronna komunikacja z sygnalistami
- Zarządzanie sprawami i delegowanie spraw
- Możliwość dostosowania formularzy raportowania i brandingu
- Ponad 80 języków
- Przesyłanie pliku z usunięciem metadanych
- Szyfrowanie typu end-to-end
- Automatyczne przypomnienia i powiadomienia
- Podstawowe raportowanie i statystyki
- SSO/OAuth i uwierzytelnianie dwuskładnikowe
- Certyfikaty ISO 27001 i ISAE 3000 typu 2
Mocne strony : Łatwość wdrożenia i przyjazność dla użytkownika, dobre funkcje bezpieczeństwa i anonimowości
Słabości : Większe skupienie się na samym kanale sygnalizowania nieprawidłowości, przy mniejszej liczbie opcji zarządzania szerszym programem zgodności
Strona internetowa : https://whistleblowersoftware.com/en
4. Whispli to bezpieczna platforma do sygnalizowania nieprawidłowości i zarządzania sprawami, przeznaczona przede wszystkim dla organizacji o złożonych, międzynarodowych potrzebach w zakresie zgodności.
Najważniejsze cechy:
- Anonimowe i poufne zgłaszanie
- Dwustronna komunikacja z sygnalistami
- Zarządzanie sprawami i konfigurowalne przepływy pracy
- Wiele kanałów zgłaszania, w tym internet, urządzenia mobilne, e-mail i infolinia
- Ponad 70 języków
- Automatyczne kierowanie i selekcja przypadków
- Kontrola dostępu oparta na rolach
- Zgodność z normami ISO 27001 i SOC 2 typu II
- Opcje API i integracji
Mocne strony : wielojęzyczne raportowanie i elastyczne zarządzanie sprawami dla organizacji międzynarodowych
Słabości : Może być mniej atrakcyjny dla organizacji poszukujących ekonomicznej platformy do sygnalizowania nieprawidłowości
Strona internetowa : https://www.whispli.com/
5. FaceUp to anonimowa platforma do zgłaszania naruszeń, która koncentruje się szczególnie na szkołach i uniwersytetach.
Platforma została pierwotnie stworzona z myślą o placówkach edukacyjnych i ma na celu pomóc uczniom, pracownikom i rodzicom anonimowo zgłaszać przypadki znęcania się, nękania, problemy związane z bezpieczeństwem i inne drażliwe kwestie.
Najważniejsze cechy:
- Anonimowe i poufne raportowanie bez śledzenia adresu IP lub metadanych
- Dwustronna anonimowa komunikacja z reporterami
- Centralne zarządzanie sprawami
- Możliwość dostosowania formularzy raportowania i przepływów pracy
- 113+ języków
- Raportowanie przez Internet, urządzenia mobilne i infolinię
- Podstawowa analityka i pulpity nawigacyjne
- Zarządzanie dowodami i dokumentami
- Zgodność z RODO i certyfikat ISO 27001
Mocne strony : Dobrze dostosowane do szkół, uniwersytetów i organizacji pracujących z młodzieżą
Słabości : Mniej ram zgodności w porównaniu z platformami zaprojektowanymi głównie do programów zgodności korporacyjnej
Strona internetowa : https://www.faceup.com/en
Jak wybrać anonimową platformę do zgłaszania nieprawidłowości dla korporacji międzynarodowej
Wybór odpowiedniego oprogramowania do sygnalizowania nieprawidłowości to ważna inwestycja w zgodność z przepisami, reputację i pracowników Twojej firmy.
Najlepsza platforma powinna oferować więcej niż tylko anonimowy kanał zgłaszania naruszeń: powinna ułatwiać zgłaszanie naruszeń, chronić poufne informacje, upraszczać dochodzenia i zmniejszać obciążenie zespołów ds. zgodności.
W przypadku organizacji międzynarodowych należy zwrócić szczególną uwagę na kilka czynników. Należy rozważyć, czy pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości za pośrednictwem kanałów, z których faktycznie korzystają, czy platforma obsługuje języki wymagane w danej lokalizacji oraz czy anonimowi zgłaszający mogą nadal komunikować się ze śledczymi po złożeniu zgłoszenia.
Ważne jest również, aby ocenić, w jaki sposób platforma radzi sobie z zarządzaniem sprawami, kierowaniem między krajami lub jednostkami biznesowymi, ochroną danych, integracją i wymogami związanymi z obowiązującymi przepisami dotyczącymi sygnalizowania nieprawidłowości.
Dobrze zaprojektowany wewnętrzny system raportowania może pomóc organizacjom wcześniej identyfikować zagrożenia, szybciej rozwiązywać problemy i budować większe zaufanie wśród pracowników.
Właściwy wybór to taki, który sprawi, że pracownicy będą mogli bezpieczniej zabierać głos, a Twoja organizacja będzie mogła łatwiej zarządzać przypadkami.
Zasoby:
https://ethicontrol.com/pl/główny
https://www.speakup.com/pricing