Linie zgłaszania nieprawidłowości są niezbędnym narzędziem do promowania etycznych zachowań i zapewniania szeroko pojętej zgodności w warunkach złożonych systemów. Zapewniają poufny kanał do zgłaszania podejrzanych działań, nieetycznych zachowań lub naruszeń zasad organizacji.
Dobrze dostosowane do konkretnych potrzeb i kontekstów platformy zgłoszeniowe są niezbędne do tworzenia kultury otwartości, odpowiedzialności i zaufania w organizacjach, co ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu w erze złożonych systemów.
Czym są złożone systemy?
W poprzednim artykule rozważaliśmy systemy (układy) złożone i jaki mają wpływ na zarządzanie ryzykiem, w tym ryzykiem braku zgodności w szerokim pojęciu i czym w tym pomaga platforma zgłoszeniowa. W tym artykule nadal rozwiniemy ten temat. Ale najpierw wymienimy kilka słów o tym, czym jest układ złożony w naszym temacie.
Definicji jest wiele, ale w różny sposób mówi się o tym, że to jest system składający się z wielu innych systemów, które współdziałają między sobą wzajemnie. Skutkiem tego jest to, że całość, do której należą, mianowicie system złożony nabiera właściwości i zachowywania, które nie są przewidywalne na podstawie analizy poszczególnych elementów.
W temacie szeroko pojętej zgodności (compliance) szczególnie nas interesują złożone systemy adaptacyjne.
Przykładami takich systemów są społeczeństwo, rząd, wszystkie urzędy, organizacje, firmy, wydziały w firmie, partie polityczne, kluby, stowarzyszenia – i wiele innych), co jest stworzone przez ludzi, angażuje ludzi, składa się z ludzi, w tym nawet rodzina.
I co jest najważniejsze: te systemy są otwarte, dostosowują swoje struktury i zachowania w odpowiedzi na zmiany w środowisku, czym mogą wywołać gwałtowne zmiany w całym systemie.
Oczywiście, że firmy i przedsiębiorstwa są w istocie złożonymi systemami. Są one również składnikami większych systemów, aż do społeczeństwa jako całości. Zazwyczaj normy, standardy i koncepcje ramowe pokazują, jak radzić sobie z taką złożonością organizacyjną: analizować środowiska wewnętrzne i zewnętrzne oraz identyfikować interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych.
Następnie powinniśmy ocenić interesariuszy i wyselekcjonować tych, którzy mają znaczący wpływ na naszą organizację. I właśnie tu kryje się wada starego podejścia, pochodzącego z mechanistycznego idealizmu industrialnej doby! Lekceważenie „malutkich” interesariuszów.
Interesariusze jako siła napędowa zmian
Według definicji GRC Capability Model amerykańskiego think-tank w dziedzinie GRC Interesariusz to samolegitymizująca (self-legitimizing) się osoba, grupa lub inny podmiot bezpośrednio, lub pośrednio zaangażowany w działania organizacji ze względu na rzeczywisty, lub domniemany wpływ (tłumaczenie autora tego artykułu).
Głównym podmiotem jest tu „samolegitymująca się” osoba. To znaczy, że nikt ją nie uprawnia, nie motywuje, nie upoważnia. Na przykład, ja jestem interesariuszem budownictwa w naszej dzielnicy. Z jednej strony to utrudnia ruch drogowy, maszyny ryczą, wzbijają kurz cały dzień, nikt nie udziela informacje, kiedy prace się skończą.
Z drugiej strony, ja jestem interesariuszem tego obiektu, który jest budowany, bo mam nadzieje, że będzie bardzo użyteczny dla mieszkańców. Czy jestem znaczącym interesariuszem? Przecież ani firma budowlana, ani właściciele przyszłego obiektu nie mają pojęcia o moim istnieniu!
Na pierwszy rzut oka tacy interesariusze są w ogóle nieistotni, ale kto wie, kto wie… czy nie czai się wśród nich zwiastun przyszłych przełomowych zmian?
Kto wiedział o Grecie Tunberg przed jej przemówieniem w ONZ w 2019? A o Alyssie Milano jako o aktywistce, a nie aktorce przed 2018, kiedy ona zrewitalizowała i zrobiła globalnym do tej pory lokalny amerykański ruch Me Too założony przez Taranę Burke (2006)? A o BLM (Black Life Matters) przed 2020? Ten ostatni został założony dopiero w 2013 i był wiadomy raczej tylko w Stanach, ale po 2020 zdobył globalne uznanie.
I te globalne ruchy faktycznie pojawiły się na globalnej scenie znikąd, zupełnie nieoczekiwanie! Ich działania zmusiły zarówno wielkie korporacji, jak i firmy sektora MŚP do przeglądu i zaostrzenia swoich polityk i praktyk dotyczących etyki i zgodności, wdrażania bardziej skutecznych i dostępnych procedur zgłaszania. Nie mogło to nie wpłynąć na kulturę korporacyjną, naciskając na tworzenie przyjaznego, bezpiecznego środowiska pracy.
Czy była szansa na przewidywanie tych procesów? Samych wydarzeń wywołujących na pewno, że się nie udałoby. Ale nie jest potrzebna globalna fala protestów dlatego, żeby przekonać się, że w firmie coś się dzieje nie tak, i że pracownicy tego nie akceptują, chociaż na razie milczą. Na razie!
Jak ludzie mogą zostać wysłuchani?
Naszym zdaniem, rozwiązaniem jest poświęcenie większej, jeśli nie większości, uwagi ludziom, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Monitorowanie i badanie nastrojów oczekiwań, intencji jest absolutnie konieczne.
Kultura korporacyjna nie powinna zostawać formalnie napisanym akapitem w Kodeksie Etyki, ale nabierać realnych cech w praktyce, i dla tego być promowana wśród ludzi, wyjaśniana im, dyskutowana z nimi, należy brać pod uwagę ich opinie i życzenia w tym zakresie.
Platforma whistlebowingowa może być pomocnym, nawet niezbędnym narzędziem dla kształtowania i rozwoju kultury organizacyjnej. Zaawansowane oprogramowanie pozwała dostosowaniu się do konkretnych potrzeb i kontekstów. Oczywiście, wymaga to też i odpowiednio przeszkolonego personelu ds. zgodności.
Tym, którzy pamiętają czasy PRL-u, może to przypominać oficerów polityczno-wychowawczych ówczesnego wojska, ale teraz wzmocnionych technologiami cyfrowymi. Jednak znowu wszystko zależy od kultury organizacyjnej i postawy kierownictwa. Jest wiele rzeczy w życiu, które można wykorzystać w dobrym lub złym celu.
Gdzieś może się zdarzyć, że systemy zgłaszania nieprawidłowości staną się zachętą do donosicielstwa, a oficer ds. zgodności i etyki okaże się typem „oficera politycznego”, ale po co tak źle myśleć o wszystkich organizacjach ogólnie? W końcu nie rezygnujemy z Internetu, tylko dlatego ze można w nim znaleźć straszne rzeczy czy w ogole przez istnienie Dark net-u.