W miarę rozrastania się organizacji, ich struktura rzadko pozostaje prosta.
Firma może mieć biura regionalne, jednostki prawne, działy biznesowe, departamenty, oddziały i indywidualne lokalizacje. Jednak w wielu systemach wszystkie te jednostki organizacyjne nadal pojawiają się jako jedna długa, płaska lista.
To stwarza problem praktyczny. Użytkownicy muszą dokładnie wiedzieć, czego szukają; jednostki o podobnych nazwach są trudniejsze do rozróżnienia, a kolejność elementów może mieć niewielki związek z rzeczywistym funkcjonowaniem organizacji.
Ethicontrol daje teraz organizacjom większą kontrolę nad tą strukturą dzięki dwóm uzupełniającym się możliwościom: hierarchicznej strukturze jednostek i niestandardowemu porządkowaniu jednostek .
Razem ułatwiają one prezentację struktur organizacyjnych, nawigację po nich i korzystanie z nich na całej platformie.
Dlaczego płaska lista jednostek staje się problemem
Lista płaska sprawdza się dobrze, gdy organizacja składa się z dziesięciu jednostek.
Staje się to znacznie mniej praktyczne, gdy jest ich dziesiątki lub setki.
Rozważmy organizację międzynarodową posiadającą:
- kraje;
- podziały regionalne;
- osoby prawne;
- jednostki biznesowe;
- poszczególne biura lub lokalizacje operacyjne.
Bez hierarchii każda jednostka znajduje się na tym samym poziomie.
Użytkownik wybierający lokalizację może zobaczyć kilka jednostek o podobnych nazwach, nie wiedząc, do którego regionu lub dywizji należą. Administratorzy mogą również nie mieć kontroli nad tym, czy najbardziej odpowiednie jednostki będą wyświetlane jako pierwsze.
Podstawowe dane mogą być poprawne, ale znalezienie właściwej wartości staje się niepotrzebnie trudne.
Struktura drzewa dla jednostek organizacyjnych
Jednostki Ethicontrol można teraz organizować poprzez relacje rodzic–dziecko.
Zamiast traktować każdą jednostkę jako niezależny element, organizacje mogą odtworzyć jej rzeczywistą strukturę wewnętrzną.
Na przykład:
Dokładna struktura zależy od sposobu funkcjonowania organizacji.
Po skonfigurowaniu tych relacji selektory jednostek mogą wyświetlać hierarchię w postaci drzewa, zapewniając użytkownikom kontekst przed dokonaniem wyboru.
Chcesz nauczyć się organizować jednostki?
Dowiedz się, jak tworzyć hierarchie jednostek i definiować niestandardową kolejność list rozwijanych w naszym Centrum pomocy.
Więcej kontekstu podczas wybierania jednostki
Główną zaletą hierarchii nie jest jedynie organizacja wizualna.
Pomaga użytkownikom zrozumieć, gdzie należy umieścić daną jednostkę.
Staje się to szczególnie ważne, gdy:
- lokalizacje mają podobne nazwy;
- w tym samym kraju działa kilka podmiotów prawnych;
- różne dywizje zawierają własne struktury regionalne;
- organizacja ma wiele oddziałów lub placówek;
- Ta sama struktura jednostki jest stosowana w wielu procesach zarządzania sprawami.
Zamiast przeszukiwać niezróżnicowaną listę, użytkownicy mogą poruszać się po strukturze organizacyjnej.
Zamówienie niestandardowe jednostek
Hierarchia rozwiązuje jedną część problemu.
Jednak organizacje mogą również potrzebować kontroli nad kolejnością, w jakiej pojawiają się Jednostki.
Ethicontrol obsługuje teraz niestandardowe zamawianie jednostek, umożliwiając administratorom definiowanie dokładnej kolejności używanej na obsługiwanych listach rozwijanych.
Oznacza to, że lista nie musi opierać się wyłącznie na sortowaniu alfabetycznym lub zdefiniowanym przez system.
Administratorzy mogą porządkować jednostki według tego, w jaki sposób ludzie z nich faktycznie korzystają.
Na przykład organizacja może:
- umieść siedzibę główną na pierwszym miejscu;
- przechowuj lokalizacje z tego samego regionu razem;
- stosować wewnętrzną strukturę raportowania;
- nadaj priorytet często wybieranym jednostkom;
- odtworzyć istniejącą sekwencję organizacyjną.
Skonfigurowana kolejność jest następnie stosowana w całym systemie w sposób spójny.
Hierarchia i porządkowanie rozwiązują różne problemy
Obie te możliwości współdziałają, ale służą różnym celom.
| Zdolność | Co kontroluje |
|---|---|
| Struktura drzewa | Jak jednostki są ze sobą powiązane |
| Zamówienia niestandardowe | W jakiej kolejności pojawiają się jednostki |
Organizacja może zatem stworzyć hierarchię regionów i lokalizacji, a także zdecydować o kolejności, w jakiej te lokalizacje pojawiają się w każdej części struktury.
Zapewnia to zarówno kontekst, jak i przewidywalność.
Praktyczny przykład
Wyobraź sobie firmę działającą w kilku krajach.
Działalność firmy w Zjednoczonych Emiratach Arabskich obejmuje siedzibę główną, magazyny, zakłady produkcyjne i oddziały regionalne. Działalność w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych ma własne struktury lokalne.
Na liście płaskiej wszystkie lokalizacje pojawiają się razem.
Użytkownik wyszukujący konkretny oddział musi znać jego dokładną nazwę, a administratorzy nie mogą zagwarantować, że powiązane jednostki pozostaną razem.
Dzięki jednostkom hierarchicznym organizacja może grupować lokalizacje według odpowiedniego kraju, regionu lub działu biznesowego.
W przypadku zamówień niestandardowych najczęściej używane lub strategicznie ważne jednostki mogą być umieszczane na początku.
Podstawowe dane organizacyjne pozostają takie same. Zmienia się natomiast przejrzystość prezentacji tej struktury użytkownikom.
Co to zmienia dla administratorów i użytkowników
Bardziej przewidywalne listy rozwijane
Administratorzy mogą kontrolować kolejność, w jakiej pojawiają się jednostki, zamiast polegać wyłącznie na domyślnym sortowaniu.
Zaprojektowane wokół organizacji, którą już masz
Nie ma uniwersalnej hierarchii organizacyjnej.
Jedna firma może organizować jednostki głównie według lokalizacji geograficznej. Inna może zaczynać od podmiotów prawnych, a jeszcze inna może organizować wszystko wokół działów biznesowych.
Ethicontrol nie wymaga od organizacji stosowania jednego, z góry określonego modelu.
Relacje nadrzędny–podrzędny i możliwość niestandardowej kolejności pozwalają katalogowi Jednostek odzwierciedlać już istniejącą strukturę.
Jest to szczególnie przydatne, gdy organizacja się rozwija, reorganizuje lub wprowadza dodatkowe podmioty i lokalizacje.
Od listy jednostek do struktury organizacyjnej
Katalog jednostek może wydawać się niewielką częścią platformy do zarządzania sprawami.
Jednak gdy jednostki służą do raportowania, przydzielania zadań, uzyskiwania dostępu, przeprowadzania analiz i klasyfikowania spraw, sposób ich organizacji wpływa na wiele codziennych interakcji z systemem.
Struktury drzewiaste zapewniają kontekst.
Możliwość niestandardowego zamawiania zapewnia kontrolę nad sposobem prezentacji danej struktury.
Razem przekształcają one płaską listę wartości organizacyjnych w coś, co lepiej odzwierciedla sposób, w jaki organizacja faktycznie działa.
Ułatw nawigację po złożonych strukturach organizacyjnych
Zobacz, w jaki sposób Ethicontrol może dostosować jednostki, hierarchie i przepływy pracy związane z zarządzaniem sprawami do struktury Twojej organizacji.