Raport rzadko zawiera wszystkie informacje, jakie zespół dochodzeniowo-śledczy ostatecznie uzyska na temat danego incydentu.
Podczas rejestracji informacje mogą być nadal niekompletne. Zgłaszający może opisać, co się wydarzyło, ale ważne szczegóły – proces, którego to dotyczyło, specyfika incydentu, jego wpływ lub bardziej precyzyjna klasyfikacja – często wychodzą na jaw dopiero później.
Do tej pory ustrukturyzowane informacje o incydencie były w dużej mierze powiązane z formularzem rejestracyjnym. To wiązało się z ograniczeniem praktycznym: po złożeniu raportu trudno było rozwijać te atrybuty w toku dochodzenia.
Analiza zdarzeń zmienia tę sytuację, dodając specjalną sekcję w sprawie, w której można dodawać i aktualizować ustrukturyzowane informacje o zdarzeniu w trakcie dochodzenia.
Dlaczego dane rejestracyjne nie wystarczą
Rejestracja przechwytuje migawkę.
Odzwierciedla to, co było wiadome, gdy raport po raz pierwszy trafił do systemu. Jednak dochodzenie to proces rozwojowy.
Sprawa, która zaczyna się od szeroko pojętego zarzutu o niewłaściwe postępowanie, może później ujawnić:
- bardziej szczegółowy rodzaj naruszenia;
- dotknięty proces biznesowy;
- dodatkowe cechy incydentu;
- inny poziom oddziaływania;
- informacji, które początkowo nie były dostępne dla reportera.
Gdy ustrukturyzowane dane znajdują się tylko w oryginalnym formularzu rejestracyjnym, zespoły dochodzeniowe stają przed trudnym wyborem: pozostawić nieaktualne informacje w spokoju czy przenieść nowe szczegóły do notatek i pól tekstowych.
Oba podejścia utrudniają strukturalne porównywanie przypadków.
Czym jest analiza zdarzeń?
Analiza incydentu to specjalna sekcja w sprawie, służąca do rejestrowania ustrukturyzowanych informacji o samym incydencie.
W zależności od konfiguracji organizacji może ona obejmować takie atrybuty, jak:
- charakterystyka incydentów;
- klasyfikacje naruszeń lub incydentów;
- dotknięte procesy lub obszary;
- atrybuty związane z wpływem;
- dane dotyczące incydentów specyficznych dla danej organizacji.
Istotną różnicą jest to, że atrybuty te nie są już ograniczone do momentu rejestracji.
Można je dodać, gdy informacja stanie się znana, i aktualizować w miarę rozwoju śledztwa.
Chcesz dowiedzieć się, jak działa Analiza Incydentów i Zdarzeń?
Dowiedz się, jak dodawać i aktualizować strukturalne atrybuty incydentu w trakcie dochodzenia, korzystając z naszego Centrum pomocy.
Od danych rejestracyjnych do żywego rejestru zdarzeń
Informację o rejestracji należy traktować jako punkt wyjścia.
Analiza zdarzeń staje się warstwą strukturalną, która rozwija się wraz ze sprawą.
Typowy proces może wyglądać następująco:
- Raport zostaje zarejestrowany z informacjami, które są aktualnie dostępne.
- Sprawa jest rozpatrywana i badana.
- Potwierdzono nowe fakty.
- Dodano lub udoskonalono odpowiednie atrybuty incydentu.
- Ustrukturyzowany rejestr incydentów powstaje w toku dochodzenia.
Dzięki temu zespoły mogą zachować oryginalne zgłoszenie, a jednocześnie zyskać jaśniejszy obraz tego, czego organizacja ostatecznie dowiedziała się na temat incydentu.
Dodaj informacje, gdy staną się znane
Nie wszystkie pola muszą być wypełnione na początku sprawy.
Ma to znaczenie, ponieważ zmuszanie śledczych do klasyfikowania incydentu zbyt wcześnie może stworzyć inny problem: informacje zostają zarejestrowane zanim zgromadzi się wystarczająco dużo dowodów na ich poparcie.
Dzięki analizie zdarzeń i incydentów zespoły mogą później dodawać atrybuty strukturalne.
Na przykład osoba prowadząca dochodzenie może początkowo wiedzieć, że zgłoszenie dotyczy niewłaściwego zachowania, ale nie wiedzieć, czy wiąże się ono z odwetem, konfliktem interesów, nadużyciem władzy lub inną konkretną kwestią.
Gdy fakty staną się jasne, do sprawy można dodać odpowiednie, uporządkowane informacje.
Aktualizuj atrybuty incydentu w miarę rozwoju śledztwa
Ustrukturyzowane dane nie powinny stawać się nieaktualne tylko dlatego, że sprawa nie jest już objęta rejestracją.
Analiza zdarzeń–incydentów umożliwia edycję atrybutów po utworzeniu sprawy.
Oznacza to, że śledczy mogą je aktualizować, gdy:
- nowe dowody zmieniają rozumienie zdarzenia;
- zakres staje się jaśniejszy;
- odpowiednia staje się bardziej szczegółowa klasyfikacja;
- zidentyfikowano proces lub obszar organizacyjny, którego to dotyczy;
- ocenione cechy zmiany incydentu.
W rezultacie powstaje dokumentacja sprawy, która lepiej odzwierciedla obecny stan wiedzy na temat incydentu niż tylko informacje dostępne pierwszego dnia.
Standaryzowane dane dla wszystkich przypadków
Opisy w formie swobodnego tekstu są niezbędne dla kontekstu śledztwa, ale trudno jest je konsekwentnie porównywać.
Jeden badacz może opisać problem w jeden sposób, podczas gdy inny użyje zupełnie innych słów do opisania bardzo podobnego zdarzenia.
Ustrukturyzowane atrybuty incydentów tworzą wspólny język we wszystkich przypadkach.
Zamiast opierać się wyłącznie na opisach narracyjnych, organizacje mogą rejestrować te same cechy za pomocą tych samych skonfigurowanych pól.
Tworzy to mocniejszą podstawę dla:
- porównywanie podobnych zdarzeń;
- identyfikacja powtarzających się cech;
- utrzymywanie spójnych klasyfikacji;
- przeglądanie przypadków w różnych zespołach lub jednostkach biznesowych;
- wykorzystując ustrukturyzowane dane przypadku w dalszej analizie.
Praktyczny przykład
Wyobraź sobie raport dotyczący problemu zamówień publicznych.
Podczas rejestracji osoba zgłaszająca podaje jedynie ogólny opis podejrzanego zachowania dostawcy.
W toku śledztwa zespół potwierdził, że:
- sprawa dotyczy konfliktu interesów;
- naruszono konkretny proces zamówień publicznych;
- incydent miał określony poziom wpływu;
- dodatkowe cechy są istotne dla wewnętrznego modelu ryzyka organizacji.
Wcześniej spora część tych informacji mogła być rozproszona w notatkach śledczych, załącznikach lub opisach spraw w formie tekstu swobodnego.
Dzięki Analizie Zdarzeń i Incydentów ustalenia te mogą stać się również ustrukturyzowanymi atrybutami w ramach sprawy.
Jeśli w wyniku późniejszego dochodzenia zespół zmieni swoją wiedzę, atrybuty można ponownie zaktualizować.
Co to zmienia dla zespołów śledczych
Lepsza identyfikowalność
Ustrukturyzowane atrybuty pozostają częścią dokumentacji sprawy w miarę pogłębiania się zrozumienia incydentu, zapewniając jaśniejszy kontekst do późniejszego przeglądu.
Rejestracja i analiza zdarzeń służą różnym celom
Nowa sekcja nie zastępuje formularza rejestracyjnego.
Uchwytują dwa różne momenty w cyklu życia sprawy.
| Rejestracja | Analiza incydentów i zdarzeń |
|---|---|
| Rejestruje informacje dostępne w momencie przesłania raportu | Rejestruje ustrukturyzowane informacje opracowane w trakcie sprawy |
| Reprezentuje raport początkowy | Reprezentuje zmieniające się w organizacji rozumienie incydentu |
| Głównie związane z przyjmowaniem | Można aktualizować w trakcie dochodzenia |
| Zachowuje oryginalny kontekst przesłania | Dodaje wielokrotnego użytku strukturalne atrybuty zdarzeń |
Użycie obu metod pozwala zespołom śledczym na uzyskanie oryginalnego raportu i uporządkowanego zapisu tego, co zostało później ustalone.
Zbudowany wokół modelu incydentów Twojej organizacji
Analiza zdarzeń jest konfigurowalna.
Dostępne w tej sekcji atrybuty zależą od informacji, które Twoja organizacja musi spójnie rejestrować we wszystkich przypadkach.
Oznacza to, że ten sam mechanizm może obsługiwać różne modele dochodzeń, typy spraw, branże i struktury klasyfikacji wewnętrznej, bez konieczności zmuszania każdej organizacji do stosowania tej samej taksonomii incydentów.
Od pojedynczych szczegółów do ustrukturyzowanej wiedzy o danym przypadku
Badania naturalnie dostarczają nowych informacji.
Problem zaczyna się wtedy, gdy informacje pozostają rozproszone po notatkach, załącznikach, polach rejestracji i pamięci badacza.
Analiza zdarzeń zapewnia zespołom dedykowane miejsce, w którym mogą przekształcać te ustalenia w ustrukturyzowane dane dotyczące przypadku.
Rezultatem nie jest po prostu więcej pól w sprawie. To bardziej spójny sposób opisywania zdarzeń, udoskonalania tego rozumienia w miarę gromadzenia dowodów i tworzenia informacji, które można porównywać w toku śledztw.
Wprowadź więcej struktury do danych śledczych
Przekonaj się, w jaki sposób Ethicontrol może pomóc Twojemu zespołowi w gromadzeniu, aktualizowaniu i standaryzowaniu informacji o incydentach w całym cyklu życia sprawy.