Wybór właściwej skrzynki pocztowej do zgłaszania nieprawidłowości: dostawca czy firma wewnętrzna

Jako profesjonalny outsourcing usług sygnalizowania nieprawidłowości i dostawca platformy infolinii etycznych, oferujemy naszym klientom wiele kanałów przyjmowania zgłoszeń , dostosowanych do różnych preferencji i potrzeb w zakresie zgodności.

Jednym z najczęściej wykorzystywanych kanałów jest poczta elektroniczna.

Dlaczego polecamy kanały e-mail hostowane przez dostawców

Oferujemy standardowy kanał przyjmowania wiadomości e-mail, który obejmuje kilka unikalnych funkcji:

• Dedykowana domena @ethics.email umożliwia tworzenie profesjonalnych skrzynek pocztowych, takich jak company@ethics.email. Sygnalizuje to użytkownikom, że skrzynka jest przeznaczona specjalnie do spraw związanych z etyką i działa niezależnie od domeny company.com.
• Bezpieczny, niezależny serwer poczty elektronicznej gwarantuje poufność i niezależność całej komunikacji od infrastruktury klienta. Dzięki temu osoby zgłaszające nieprawidłowości i sygnaliści mają pewność, że ich wiadomości pozostaną anonimowe, a tożsamość nadawcy nie będzie widoczna dla klienta.
• Bezpośrednia integracja skrzynki pocztowej z systemem zarządzania zgłoszeniami klienta eliminuje pośredników między sygnalistami a zespołem ds. zgodności, zapewniając anonimowość. Każda wiadomość e-mail automatycznie tworzy nową sprawę, a załączniki są przesyłane jako dowody. Nadawcy otrzymują potwierdzenie w ciągu kilku minut, zawierające instrukcje dotyczące bezpiecznego dostępu do platformy sygnalizacyjnej w celu dalszej komunikacji.

Dlaczego niektórzy klienci wolą korzystać z własnej skrzynki pocztowej

Często spotykamy się z prośbami klientów o założenie skrzynki pocztowej, takiej jak hotline@company.com. Zazwyczaj prośby te wynikają z następujących przesłanek:

• Utrzymanie ciągłości działania pod jednym, ustalonym adresem. Wiele organizacji rozpoczyna działania sygnalizacyjne od skrzynki pocztowej hostowanej na własnych serwerach, a przechodząc na bardziej zaawansowaną platformę, wolą zachować znany adres, który już został przekazany interesariuszom.
• Preferowanie rozpoznawalnej i przyjaznej dla użytkownika nazwy skrzynki pocztowej. Używanie domeny firmowej z nazwami takimi jak @trust, @ethics, @speakup lub @hotline może być łatwiejsze do zapamiętania przez pracowników i podkreśla cel skrzynki pocztowej.
• Unikanie uzależnienia od adresu zewnętrznego dostawcy. Niektóre firmy obawiają się, że poleganie na adresie e-mail dostarczonym przez dostawcę może stwarzać problemy, jeśli zdecydują się w przyszłości zmienić dostawcę.

Jakie jest więc najlepsze wyjście z tej sytuacji? Czy powinniśmy zachować firmową skrzynkę pocztową, czy skorzystać z nowej od dostawcy?

Zanim wyciągniemy wnioski, rozważmy jeszcze jedną opcję.

Opcja: Przekierowanie wiadomości e-mail ze skrzynki firmowej do skrzynki dostawcy

Kompromisem, na który decydują się niektórzy klienci, jest przekierowanie poczty e-mail: np. skonfigurowanie adresu hotline@company.com do przekierowywania wszystkich wiadomości przychodzących na adres company@ethics.email. Pozwala to zachować znajomy charakter wiadomości, a jednocześnie umożliwia automatyzację i zachowanie anonimowości po stronie dostawcy. Może to jednak być problematyczne.

⚠️ Ważne zastrzeżenie dotyczące ryzyka związanego z przekierowaniem poczty e-mail.
Przekierowywanie wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej kontrolowanej przez firmę do skrzynki pocztowej dostawcy może narazić sygnalistów na poważne zagrożenia prywatności i bezpieczeństwa, takie jak:

• Ujawnienie metadanych: Adres IP i identyfikator e-mail pierwotnego nadawcy mogą być przechowywane lub rejestrowane na serwerze firmy przed przekazaniem dalej. Gdy użytkownik wyśle ​​wiadomość e-mail na adres hotline@company.com, a serwer przekaże ją dalej, oryginalna wiadomość trafi najpierw na serwer firmy. Nawet jeśli zostanie natychmiast przekazana dalej, mogą pozostać po niej ślady (logi, kopie zapasowe, wpisy do dziennika). Podważa to anonimowość, szczególnie w środowiskach regulowanych (dyrektywa UE w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości, ISO 37002).
• Rejestrowanie i tworzenie kopii zapasowych: Serwery pocztowe firmy mogą automatycznie archiwizować oryginalną wiadomość, nawet jeśli zostanie ona później usunięta.
• Przypadkowy dostęp: Przekierowanie może zostać przerwane lub błędnie skonfigurowane, co może skutkować utratą lub błędnym skierowaniem raportów.
• Obawy dotyczące łańcucha dostaw: Z prawnego lub prawnego punktu widzenia przekazanie dalej może budzić wątpliwości co do tego, kto pierwszy otrzymał raport i miał do niego dostęp. Przekazywanie dalej powinno odbywać się wyłącznie z zachowaniem szczególnej ostrożności, po szczegółowej ocenie ryzyka i konsultacjach z zespołami IT i prawnymi.

Nasza rekomendacja

Zalecamy korzystanie ze skrzynki pocztowej hostowanej u dostawcy. Zapewni Ci ona anonimowość, automatyzację i integralność prawną, co jest priorytetem. Dodatkowo – pełny outsourcing i gwarancja, że ​​żadne systemy wewnętrzne nie naruszą bezpieczeństwa raportów.

Jeśli ważna jest rozpoznawalność marki, warto skonfigurować przekierowywanie (zamiast przekierowania) użytkowników z adresu hotline@company.com na adres company@ethics.email (za pośrednictwem banerów lub wiadomości). W przypadku przekierowań za pośrednictwem wiadomości:

• Bezpieczniejsze niż przekazywanie dalej. Twój system nie otrzyma żadnej wiadomości.
• Wystarczy, że poinformujesz nadawcę, aby użył innego, niezależnego adresu.
• Dzięki temu całkowicie unikniesz przechwytywania metadanych i śladów na serwerze.