Wrażliwe postępowania często tworzą trudne wyzwanie związane z zarządzaniem dostępem.
Zespół reagowania, menedżerowie spraw i inni uczestnicy mogą potrzebować dostępu do tej samej sprawy — ale nie oznacza to, że wszyscy powinni wiedzieć, kto jest jej autorem.
W wielu sytuacjach ujawnienie tożsamości zgłaszającego nie wnosi wartości do samego postępowania. Może za to zwiększyć ryzyko dla poufności albo dać dostęp do danych osobowych większej liczbie osób, niż wymaga tego proces.
Funkcja pseudonimizacji autora sprawy w platformie case management Ethicontrol pomaga organizacjom oddzielić dostęp do sprawy od dostępu do tożsamości autora sprawy.
Sprawa pozostaje dostępna dla zespołu prowadzącego postępowanie, a tożsamość zgłaszającego można ukryć przed użytkownikami, którzy nie muszą jej widzieć.
Dlaczego dostęp do sprawy i dostęp do tożsamości trzeba rozdzielać
Tradycyjnie dostęp do sprawy często działa na zasadzie „wszystko albo nic”.
Użytkownik albo ma dostęp do sprawy, albo go nie ma.
Ale postępowania są bardziej złożone. Ktoś może potrzebować dostępu do materiałów, dowodów, zadań, wniosków lub decyzji, ale bez dostępu do nazwiska zgłaszającego ani innych danych identyfikacyjnych.
Jest to szczególnie ważne, gdy:
- w postępowaniu uczestniczy duży lub cross-funkcyjny zespół;
- wrażliwe zgłoszenie dotyczy przełożonych lub menedżerów;
- może występować konflikt interesów.
Pseudonimizacja dodaje kolejny poziom kontroli dostępu: sama sprawa może pozostać widoczna, a informacje o autorze mogą być ograniczone do wybranych użytkowników.
Czym jest pseudonimizacja autora sprawy?
Pseudonimizacja autora sprawy pozwala uprawnionym użytkownikom ukryć tożsamość autora sprawy przed uczestnikami, którzy nie powinni mieć dostępu do tych informacji.
Po pseudonimizacji autora:
- jego imię i nazwisko oraz dane osobowe są ukrywane przed użytkownikami bez odpowiednich uprawnień;
- uprawnieni użytkownicy ze specjalnymi prawami nadal mogą zidentyfikować autora;
- autor pozostaje powiązany ze sprawą;
- pierwotne zgłoszenie nie jest usuwane ani zmieniane;
- uprawnieni użytkownicy nadal mogą uzyskać dostęp do autora przez Dossier.
Pseudonimizacja zmienia to, kto może widzieć tożsamość zgłaszającego, ale nie usuwa zgłaszającego i nie zrywa jego powiązania ze sprawą.
Jak to działa w praktyce
Uprawniony użytkownik otwiera sprawę, przechodzi do sekcji Uczestnik, znajduje autora w sekcji Zgłaszający i zmienia widoczność profilu za pomocą ikony oka.
Po ukryciu użytkownicy bez odpowiednich uprawnień nie widzą już tożsamości zgłaszającego.
Jeśli później w trakcie postępowania potrzeby dostępu się zmienią, uprawniony użytkownik może ponownie ujawnić autora.
Chcesz dowiedzieć się więcej o pseudonimizacji autora sprawy?
Przejdź do naszej bazy pomocy, aby zobaczyć przewodnik krok po kroku, jak ukrywać i ponownie ujawniać autora sprawy oraz sprawdzać wprowadzone zmiany.
Praktyczny przykład
Wyobraźmy sobie postępowanie dotyczące niewłaściwego zachowania w miejscu pracy, w którym pojawia się bezpośredni przełożony pracownika.
W takie postępowanie mogą być zaangażowane działy HR, Compliance, Legal oraz kilku operacyjnych interesariuszy. Wszyscy mogą potrzebować dostępu do szczegółów incydentu, dokumentów, zadań i postępów postępowania.
Ale nie wszyscy muszą wiedzieć, kto złożył pierwotne zgłoszenie.
Dzięki pseudonimizacji autora sprawy tożsamość zgłaszającego można ukryć przed zwykłymi uczestnikami sprawy, pozostawiając ją dostępną dla administratora.
Postępowanie toczy się dalej w zwykłym trybie, ale ryzyko ujawnienia autora zostaje ograniczone.
Bardziej przejrzysta ścieżka audytu dostępu do tożsamości
Zmiana widoczności czyjejś tożsamości sama w sobie jest działaniem wrażliwym.
Dlatego Ethicontrol zapisuje działania ukrycia i ponownego ujawnienia autora w Dzienniku aktywności.
Uprawnieni użytkownicy mogą sprawdzić:
- kto zmienił widoczność autora;
- kiedy wprowadzono zmianę;
- czy autor został ukryty, czy ponownie ujawniony.
Dzięki temu organizacja ma udokumentowaną historię zmian poufności, zamiast polegać na nieformalnej wiedzy o tym, kto miał dostęp do tożsamości zgłaszającego.
Co to zmienia dla zespołów prowadzących postępowania
Pseudonimizacja to nie to samo co anonimizacja
Warto rozróżnić te dwa pojęcia.
Anonimowe zgłoszenie jest przesyłane bez konieczności ujawniania organizacji tożsamości zgłaszającego.
W przypadku pseudonimizacji tożsamość istnieje w systemie, ale jest ukryta przed użytkownikami, którzy nie mają uprawnienia do jej wyświetlania.
Dzięki temu uprawnione role mogą zachować dostęp do tej informacji, gdy jest to konieczne, a jednocześnie ogranicza się jej szersze ujawnienie.
Oznacza to również, że ukrycie pola Zgłaszający nie usuwa automatycznie wszystkich informacji identyfikujących ze sprawy.
Dane osobowe mogą nadal występować w:
- treści pierwotnego zgłoszenia;
- opisach sprawy;
- komentarzach wewnętrznych;
- przesłanych plikach;
- materiałach dowodowych;
- innych ręcznie uzupełnionych polach.
Te obszary należy sprawdzić osobno, jeśli potrzebna jest dodatkowa pseudonimizacja.
