Bezbolesne zarządzanie etyką

 

Promuj kulturę zabierania głosu. Utwórz kulturę wolnych i otwartych dyskusji. Wspieraj politykę otwartych drzwi.
Pomóż pracownikom wyrażać swoje myśli, kiedy tylko jest to możliwe.
Przeszkol pracowników w rozpoznaniu oznak działań odwetowych wobec osób zabierających słowo.
Przeszkól pracowników z rozpoznaniu oznak oszustw i wykroczeń i jak je zgłaszać.

Prowadź badania ankietowe z kultury, świadomości oszustw, dodaj do ankiet rozdział z whistleblowingu.

Dodaj materiały/upominki na temat whistleblowingu i zabierania głosu do paczki powitalnej i przewodnika dla nowego pracownika.
Ustaw właściwy ton płynący z góry, zachęcając do mówienia brzydkiej prawdy.

Wprowadź politykę zerowej tolerancji i najsurowszych sankcji dyscyplinarnych w przypadku odwetu wobec sygnalistów lub tych, którzy otwarcie zabierają głos.
Wykazanie ogólnej dezaprobaty dla zgłaszania nieprawidłowości również należy uznać za zemstę.

 

 

Firma powinna:

• zagwarantować, że wszystkie informacje pozostaną poufne i nikt poza wyznaczonym zespołem dochodzeniowym i komisją etyczną nie zostanie poinformowany o istnieniu zgłoszenia, sprawie lub jej szczegółach.
• przeszkolić menedżerów wyższego szczebla, zespół dochodzeniowy w zakresie zachowania poufności podczas dochodzenia, rozmów, żądania dokumentów lub składania raportów.
• ustalenie odpowiedzialności za naruszenie poufności
• ustanowienie kontroli nad zasobami informacyjnymi, w których przechowywane są informacje poufne.

Najlepszym sposobem na zapewnienie ochrony reporterom jest umożliwienie im zachowania anonimowości. Anonimowość jest jednym ze sposobów zachowania poufności.

Najlepszym sposobem na zachowanie anonimowości reporterów jest zapewnienie, że nie będzie można ich namierzyć (telefonicznie, po śladach cyfrowych, głosowo, na podstawie metadanych). Można to osiągnąć, angażując niezależną firmę zewnętrzną, taką jak Ethicontrol.

 

 

 

 

 

 

 

Skuteczna komunikacja opiera się na zaufaniu. Brak przejrzystości może szybko zniszczyć zaufanie, prowadząc do porażki Twoich wysiłków w zakresie zarządzania etyką.

Dlatego system zarządzania whistleblowingiem powinien działać w sposób jasny, zrozumiały i spójny.

Po pierwsze, infolinia whistleblowingowa nie jest systemem informatycznym, skrzynką pocztową czy linią telefoniczną. Przede wszystkim, infolinia — to zespół reagujący — odpowiedzialni oficerowie compliance — ludzie, którym zależy na uczciwości i ludziach. Najlepsza infolinia to zaufani oficerowie zgodności z polityką otwartych drzwi.

Oznacza to, że zgłaszający powinni znać osoby stojące za infolinią i prowadzące dochodzenia.

Po drugie, zgłaszający powinni wiedzieć, co się stanie po złożeniu raportu, czego mogą się spodziewać, a czego nie.

Po trzecie, wszyscy powinni rozumieć, jak będą sprawdzane zarzuty, kto będzie oceniał, że nie będzie subiektywizmu, a proces decyzyjny opiera się wyłącznie na dowodach. Innymi słowy, powinna istnieć rozsądna pewność, że niewłaściwe postępowanie zostanie ukarane, a jednocześnie każdy będzie chroniony przed niesłusznym oskarżeniem. Wreszcie, decyzje etyczne powinny odpowiadać wartościom firmy i być spójne pomimo starszeństwa lub znaczenia zaangażowanych stron.

Po czwarte, pracownicy firmy powinni znać wyniki systemu zarządzania whistleblowingiem: statystyki raportów, wyniki spraw i sanowane studia przypadków.

Podsumowując, wszystko, co dotyczy whistleblowingu i dochodzenia, powinno być otwarte dla zgłaszających, z wyjątkiem informacji, które są chronione prawem prywatności lub mogą prowadzić do ryzyka odwetu.

 

 

Rejestracja komunikatów i zgłoszeń powinna być niezależna od osób odpowiedzialnych za reakcję.

Ponadto powinna istnieć ochrona przed samokontrolą dla przypadków, gdy zgłoszony incydent zawiera informacje o zespole reagowania/zgodności. W takich przypadkach Ethicontrol zaleca, aby procedura Eskalacji pomagała automatycznie ominąć domyślny zespół reagowania.

Sprawa powinna zostać rozwiązana przez osoby, które nie są stronnicze i zaangażowane w odpowiedni proces, co pozwala im na obiektywne i niezależne określenie faktów i wyciągnięcie wniosków z dochodzenia.

Osoby prowadzące dochodzenie nie mogą być świadkami ani narratorami wyników dochodzenia.
Następnie osoby badające sprawę nie powinny decydować o tym, czy doszło do wykroczenia, ani o stopniu winy.

 

 

 

 

 

Prioritisation is an importanWażnym narzędziem w zarządzaniu zgłoszeniami jest ustalanie priorytetów - dzięki temu nie przeoczysz tych pilnych, ale też będziesz mógł śledzić te mniej ważne w danej chwili.

Upewnij się, że masz zestaw kryteriów do oceny sprawy: może to być utrata reputacji, zagrożenie życia, szkody finansowe i inne. Uporządkowanie spraw pomoże Ci również w zarządzaniu czasem. Na zakończenie dochodzenia i złożenie raportu będziesz miał określoną liczbę dni. Nadanie priorytetu prostej sprawie może również sprawić, że nie zostanie ona zapomniana i oceniona, a zgłaszający będzie wiedział, jaki jest przewidywany czas jej trwania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zgłaszający nie mogą czekać na odpowiedź w nieskończoność. Dlatego czas odpowiedzi powinien być rozsądny, mimo terminów wyznaczonych przez przepisy prawa.

Zaległa odpowiedź oznacza, że raportujący jest wyjątkowo niezadowolony i mógł szerzyć negatywne emocje w firmie lub może wystąpić publicznie, co gwarantują przepisy prawa.

Dlatego każde zgłoszenie powinno mieć ustalony termin płatności od momentu rejestracji.

Zespół reagujący powinien kontrolować terminy wymagalności dla spraw o różnym poziomie zagrożenia lub można to zrobić automatycznie. Dzięki platformie Ethicontrol można oznaczyć sprawy jako wysoko priorytetowe lub nisko priorytetowe, a termin zostanie zastosowany automatycznie.

Terminy są również kluczowe dla powiadamiania sygnalistów o postępach sprawy. Jest to zarówno dobra praktyka, jak i wymóg prawny w niektórych krajach. Upewnij się, że masz standardową procedurę follow-up: za każdym razem, gdy w sprawie nastąpiła zmiana, możesz powiadomić sygnalistę.

Po ustaleniu terminów płatności platforma Ethicontrol automatycznie uporządkuje Twoje sprawy, a Ty otrzymasz przypomnienie o konieczności reagowania na sprawy o wysokim priorytecie. Ponadto efektywność i terminowość Twojej pracy będzie pokazywana w analityce, dzięki czemu będziesz mógł poprawić swój współczynnik odpowiedzi.

 

Niezależnie od stopnia złożoności, wszystkie sprawy muszą być badane z taką samą starannością i mieć uzasadnione podstawy do poważnego traktowania dowodów.

Bez dowodów jedynym wyjściem jest poproszenie o nie sygnalisty - w przeciwnym razie sprawa musi zostać oddalona. Sygnaliści powinni mieć możliwość dołączania plików lub przesyłania wszelkich innych dowodów w odpowiednim formacie podczas korzystania z portalu sygnalistów.

Po uzyskaniu dowodów, jako compliance officer musisz je przeanalizować i pozostawić tylko te fragmenty, które są potrzebne do dochodzenia i są wiarygodne (jest to również zgodne z zasadami minimalizacji danych).

Jakie są kroki w pracy z dowodami?

 

W każdym raporcie znajdziesz coś, dzięki czemu będziesz mógł operować dalej w sprawie — fakty. Wypowiedzi świadków lub ogólne informacje z raportu zawierają wiele punktów, na których można się oprzeć — wykorzystaj pojedyncze wypowiedzi do sformułowania faktów i ich oceny.

Upewnij się, że ostateczne wnioski zostaną wyciągnięte na podstawie faktów, które zostały poparte wiarygodnymi dowodami.

Zarządzanie sprawą Ethicontrol pozwala na ustrukturyzowanie faktów poprzez zbudowanie drzewa faktów. Fakty pojawiają się na liście stopniowo, w miarę jak je dodajesz — później możesz wykorzystać do podjęcia decyzji tylko zweryfikowane fakty.

 

 

 

 

 

 

 

 

Każdy profesjonalista dostrzeże spójność w raportach z podejścia dochodzeniowego i znajdzie typowy wzór.

Kiedy tak się stanie, możesz udokumentować powtarzające się zadania w programie dochodzeniowym lub sporządzić listę kontrolną jakości. Zapewni to oczekiwaną jakość dochodzeń, zwłaszcza gdy działacie w zespołach rozproszonych geograficznie.

Reguły biznesowe lub reguły automatyzacji mogą być wykorzystane do poprawy wydajności i upewnienia się, że Twoje SOP były przestrzegane. Na przykład, można ustawić standardową regułę dla wszystkich spraw związanych z tą samą kategorią lub pochodzących z tej samej jednostki.

Oprócz Przepływów pracy i Automatyzacji możesz również korzystać z Procedur i Szablonów — wszystkie te funkcje są dostępne w platformie Ethicontrol i w pełni standaryzują Twoją codzienną pracę.

 

 

Stwórz regularną praktykę uzupełniania szczegółów sprawy, gdy tylko otrzymasz aktualizacje od osoby zgłaszającej lub dojdziesz do nowych wniosków.

Nie tylko porządkuje to Twoją pracę i nie pozostawia niczego zapomnianego, ale także ułatwia późniejsze zadania. Wszystko, co udokumentujesz na temat sprawy za pomocą platformy Ethicontrol, pojawia się później w raporcie dotyczącym sprawy automatycznie, gdy sprawa zostanie zarejestrowana w systemie.

Jeśli musisz regularnie informować o postępach sprawy, możesz pobrać raport na dowolnym etapie dochodzenia i dostarczyć go swoim przełożonym.

 

 

 

 

 

 

Sprawa może być zakończona tylko wtedy, gdy masz wystarczająco dużo informacji na jej temat — materiały sprawy, dowody, fakty, osoby zaangażowane i odpowiedzialne.

Jeśli masz trudności z podjęciem decyzji w sprawie, może to oznaczać, że sprawa nie została poparta faktami i musi zostać odrzucona.

Innym sposobem na pokonanie trudności decyzyjnych jest cofnięcie się i znalezienie tego, czego zabrakło w sprawie i co spowodowało niepewność. Wykorzystaj brak informacji na swoją korzyść — zbierz więcej dowodów i opanuj swoje umiejętności śledcze.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dochodzenie powinno prowadzić do realnych działań, więc sygnaliści mogą zgłaszać się wiedząc, że zmiany nastąpią.

Upewnij się, że masz procedurę podejmowania działań i karania niewłaściwych osób — wszystko musi być udokumentowane i zgodne ze standardowymi przepisami firmy.

Będziesz potrzebował zasobów administracyjnych i finansowych do sprawiedliwych sankcji i decyzji. Dodatkowo proces podejmowania decyzji powinien być wolny od konfliktu interesów.

Decyzja musi być zakomunikowana osobie zgłaszającej nieprawidłowości i osobie, która je popełniła, z zachowaniem wszelkich środków ochrony danych. Decyzje oparte na niezweryfikowanych faktach mogą negatywnie wpłynąć na reputację firmy i zaufanie sygnalistów — poświęć tej części dochodzenia niezbędną uwagę i precyzję.

 

 

 

 

 

 

Sankcje na osoby popełniające wykroczenia nie muszą oznaczać, że Twoja firma wyciągnęła wnioski. Postaraj się znaleźć prawdziwą przyczynę zdarzenia, które wywołało naruszenie, zamiast tylko karać sprawców i informować o zasobach wykorzystanych do dochodzenia.

Czy był to brak kontroli lub osobiste motywy odwetu? A może to niesprawiedliwe traktowanie pracowników wywołało szkodliwe działania?

Za każdym razem, gdy zagłębiasz się i znajdujesz przyczyny naruszeń, zwiększasz zaufanie pracowników i dowiadujesz się więcej o ich potrzebach i słabościach. Jednocześnie chronisz swoją firmę przed przyszłymi zagrożeniami.

 

 

Wykorzystaj wiedzę uzyskaną z przypadków do analizy ogólnych trendów i przewidywania wyników przyszłych naruszeń. Analizy i raporty pojedynczych przypadków pomagają zobaczyć ogólny obraz. Jeśli chcesz ująć wnioski w liczbach, do raportowania ogólnych trendów można wykorzystać raporty okresowe.

Dzięki Ethicontrol możesz przechowywać wszystkie raporty w jednym miejscu, a później wykorzystać je do kształtowania nowej strategii zgodności.

Wyrób sobie nawyk przeglądania raportów i znajdowania tego, czego brakuje i co można poprawić. Prowadzenie dokumentacji jest wymogiem wszystkich regulacji dotyczących whistleblowingu i finansów — możesz polegać na szablonach i zachować organizację pracy na wszystkich poziomach.