Ustanawianie skutecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości ma kluczowe znaczenie dla wspierania przejrzystości i odpowiedzialności w organizacjach.
Jednakże, gdy kanały te przesyłają dane osobowe za granicę, szczególnie w obrębie Unii Europejskiej (UE), zgodność z rygorystycznymi przepisami o ochronie danych staje się poważnym wyzwaniem.
W niniejszym artykule zbadamy, w jaki sposób zarządzać transgranicznym przekazywaniem danych osobowych w kanałach zgłaszania nieprawidłowości w UE, zapewniając zgodność z wymogami prawnymi i ochronę sygnalistów.
Zrozumienie sytuacji prawnej
Rozporządzenie GDPR, które weszło w życie 25 maja 2018 r., zapewnia solidne ramy ochrony danych w całej UE. Ma ono zastosowanie do wszystkich organizacji, które przetwarzają dane osobowe mieszkańców UE, niezależnie od tego, gdzie organizacja ma siedzibę. Kluczowe zasady RODO obejmują zgodność z prawem, uczciwość i przejrzystość, co oznacza, że dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, uczciwie i przejrzyście.
Dane muszą być gromadzone w określonych, wyraźnych i uzasadnionych celach i nie mogą być dalej przetwarzane w sposób niezgodny z prawem. EU Whistleblowing Directive (Dyrektywa (UE) 2019/1937) zapewnia zharmonizowane podejście do ochrony sygnalistów w państwach członkowskich. Nakłada ona na organizacje zatrudniające co najmniej 50 pracowników obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości i zapewnia ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Dyrektywa ta uzupełnia RODO, podkreślając poufność i ochronę tożsamości sygnalistów.
Zgodnie z RODO przekazywanie danych osobowych poza UE jest ograniczone, chyba że spełnione są określone warunki. Warunki te obejmują decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, które odnoszą się do przekazywania danych do krajów uznanych przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.
Inne mechanizmy obejmują standardowe klauzule umowne (SCC), które są wstępnie zatwierdzonymi umowami zapewniającymi ochronę danych, oraz wiążące reguły korporacyjne (BCR), które są wewnętrznymi zasadami przyjętymi przez międzynarodowe firmy w celu umożliwienia przekazywania danych w ramach tej samej grupy korporacyjnej. Ponadto istnieją szczególne wyjątki na mocy art. 49 RODO dotyczące sporadycznych i niezbędnych transferów, znane jako odstępstwa.
Kluczowe kwestie dotyczące transgranicznego przekazywania danych w kanałach informowania o nieprawidłowościach
1. Ocena podstawy prawnej i konieczności
Przed przekazaniem danych osobowych za granicę organizacje muszą ocenić, czy przekazanie jest konieczne i zgodne z prawem. Obejmuje to identyfikację podstawy prawnej zgodnie z RODO (np. zgoda, konieczność umowna lub uzasadniony interes) oraz zapewnienie zgodności transferu z zasadami minimalizacji danych i ograniczenia celu.
2. Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń
Organizacje muszą wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony danych osobowych podczas transferów transgranicznych. Zazwyczaj wiąże się to z wykorzystaniem SCC lub BCR, zapewniając, że wszystkie strony zaangażowane w transfer danych przestrzegają standardów RODO. Ponadto organizacje powinny regularnie przeglądać i aktualizować te zabezpieczenia w celu uwzględnienia wszelkich zmian w przepisach lub praktykach dotyczących ochrony danych.
3. zapewnienie poufności i bezpieczeństwa
Zachowanie poufności i bezpieczeństwa zgłoszeń jest sprawą najwyższej wagi. Organizacje powinny stosować szyfrowanie, pseudonimizację i inne środki techniczne w celu ochrony danych osobowych podczas przesyłania i przechowywania. Dostęp do danych powinien być ograniczony wyłącznie do upoważnionego personelu, a także należy wdrożyć solidne procedury reagowania na naruszenie danych.
4. zapewnienie jasnej komunikacji i szkoleń
Pracownicy i interesariusze powinni być informowani o procedurach zgłaszania nieprawidłowości i środkach stosowanych w celu ochrony danych osobowych. Regularne szkolenia w zakresie ochrony danych i zasad zgłaszania nieprawidłowości mogą pomóc w zapewnieniu zgodności i budowaniu zaufania do kanałów zgłaszania.
5. Monitorowanie i audyt
Niezbędne jest ciągłe monitorowanie i audytowanie kanałów zgłaszania nieprawidłowości i praktyk przekazywania danych. Organizacje powinny przeprowadzać regularne audyty w celu zapewnienia zgodności z RODO i dyrektywą UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach. Wszelkie zidentyfikowane kwestie lub słabe punkty powinny być niezwłocznie rozwiązywane.
6. Wyznaczenie inspektora ochrony danych (IOD)
Powołanie inspektora ochrony danych może być szczególnie korzystne dla organizacji zarządzających złożonymi działaniami związanymi z przetwarzaniem danych, w tym transferami transgranicznymi. Inspektor ochrony danych może nadzorować zgodność z przepisami o ochronie danych, przeprowadzać oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i działać jako punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą i organów nadzorczych.
‟ Ethicontrol, wiodący dostawca usług zarządzania zgodnością i whistleblowingiem, może odegrać kluczową rolę w pomaganiu organizacjom w poruszaniu się po tych zawiłościach.
Usługi Ethicontrol zostały zaprojektowane tak, aby były zgodne z RODO i Dyrektywą UE w sprawie whistleblowingu, oferując bezpieczne, anonimowe i poufne kanały raportowania.
Zapewniamy solidne zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie i bezpieczne rozwiązania do przechowywania danych, zapewniając ochronę danych osobowych podczas przesyłania i przechowywania.
Radzenie sobie z transgranicznym przekazywaniem danych osobowych w kanałach zgłaszania nieprawidłowości wymaga kompleksowego i proaktywnego podejścia.
Organizacje mogą skutecznie zarządzać tymi transferami, jednocześnie chroniąc prawa sygnalistów i zachowując integralność procesu zgłaszania, poprzez:
- ocenę podstawy prawnej,
- wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń,
- zapewnienie poufności i bezpieczeństwa,
- zapewnienie jasnej komunikacji i szkoleń,
- prowadzenie ciągłego monitoringu i audytu,
- i wyznaczenie inspektora ochrony danych.
Ta holistyczna strategia zapewnia zgodność z RODO i dyrektywą UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach, a także wspiera kulturę przejrzystości i zaufania w organizacji.