Kanał mamy, sygnaliści zgłaszają… I co dalej?

Czy jest wdrożenie kanałów zgłoszeń nieprawidłowości panaceum na różne choroby organizacji w zakresie etyki i uczciwości? Oczywiście, że że nie! 

W Internecie krąży humorystyczne zdjęcie z biurową niszczarką dokumentów zamiast skrzyni skarg. Jednak w prawdziwym życiu zdarzają się znacznie mniej ekstremalne przypadki, ale nie mniej niekorzystne dla organizacji.

Wiele lat temu poznałem jedną dużą firmę, która już wówczas miała bardzo rozbudowany compliance: kodeks etyki, wielojęzyczny kanał zgłoszeń, wewnętrzne czasopismo dedykowane tematom etyki i compliance. Mimo to, materiał promujący linię zgłoszeń wśród pracowników  zawierał zadziwiający paragraf. Mówił on o tym, że o wynikach dochodzenia sygnalista nie koniecznie zostanie zawiadomiony, możliwie, że o zmianach nie  będzie podano  nawet ogólnych informacji dla wszystkich pracowników, z których można się domyśleć o „lekcji odrobionych” ze zgłoszonych incydentów albo zjawisk. 

W międzyczasie jest wiele różnych badań, które potwierdzają, że brak reakcji na zgłoszenia, albo za bardzo wolne ich  rozpatrywanie pociąga  za sobą nasilenie sceptycyzmu, niewiarę w uczciwość i szczerość kierownictwa. 

Badania potwierdzają, że sygnalista godzi się czekać mniej więcej 30 dni od swojego zgłoszenia, a następnie dochodzi do wniosku, że jego raport został zignorowany. Oczywiście nie wszystkie przypadki spóźnionych odpowiedzi, lub braków odpowiedzi są zamierzone. Jest bardzo prawdopodobne, że raporty mogą zostać po prostu przeoczone lub zapomniane. Przyczyną tego może być nadmierne obciążenie osób prowadzących  dochodzenia wewnętrzne. Zwłaszcza jeśli w organizacji nie ma oddzielnej jednostki dochodzeniowej i pełnienie tej funkcji zostało powierzone komuś innemu, mającemu swoje własne obowiązki do wykonania.

Tymczasem istnieją skuteczne rozwiązania tych sytuacji. Nowoczesne systemy zarządzania incydentami zintegrowane z kanałem zgłoszeń pozwalają przyjmować zgłoszenie na wystandaryzowanym formularzu, wnosić do rejestru zgłoszeń, przydzielać odpowiedzialnych za sprawę, wygenerować wszystkie dokumenty, monitorować terminy i wysyłać przypomnienia do prowadzących sprawy i wiele więcej. Ethicontrol oferuje te dwie funkcje, zarządzania kanałem zgłoszeń i zarządzania incydentami, powiedzmy, dwa w jednym. Gdyby Państwo rozważali wybór kanału zgłoszeń, prosimy o kontakt z nami.