Dyrektywa o sygnalistach nie określa szczegółowych wymagań dotyczących zapewnienia anonimowości, zostawiając decydowanie.
Podkreśla jednak konieczność ochrony anonimowych sygnalistów w przypadku ujawnienia ich tożsamości. Wymagania Dyrektywy nie dotyczą również anonimowych informatorów organów ścigania.
Jak już jednak wspominaliśmy w poprzednich artykułach, świat się zmienił: zgodność tylko z przepisami prawnymi już nie wystarczy. Nowoczesne organizacje szerzej interpretują pojęcie „compliance”, dołączając do niego zapewnienie norm etyki i uczciwości w celu zarządzania incydentami, które niekoniecznie zainteresują organy śledcze lub trafią do sądu. Z tej racji nasz system zaprojektowaliśmy tak, żeby mówiąc w kategoriach „Dyrektywy o sygnalistach” maksymalnie zapewniać poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia. Z tego powodu usuwamy metadane, nie używamy skryptów, „ciasteczek”, jakichkolwiek narzędzi do śledzenia aktywności zgłaszającego.
System wiadomości zbudowany jest jako sekwencja menu, w których użytkownik ma możliwość wyboru pomiędzy opcjami odpowiedzi. Nie da się przewidzieć oczywiście wszystkich okoliczności i rodzajów zdarzeń w menu dialogowych, dlatego istotna i bardzo ważna informacja dotycząca szczegółów sprawy musi zostać wprowadzona przez użytkownika ręcznie oraz w formie tekstowej.
Jednak osoba, która odważy się zgłosić naruszenie, często znajduje się w stresie wywołanym okolicznościami sprawy, obawą przed ewentualną zemstą lub innymi dokuczliwymi konsekwencjami, wątpliwościami. Wszystko to wpływa na klarowność informacji. Wiele osób ma trudności z napisaniem nawet krótkiego tekstu w stanie spokoju. Przypomnijmy sobie, jak pisaliśmy wypracowania w latach szkolnych! W rezultacie wiadomość może być długa, ale informacyjnie bezużyteczna. Ponadto indywidualne cechy języka, stylu pisania, przejawiające się w raporcie, mogą przyczynić się do rozpoznawalności osoby zgłaszającej naruszenie, co stawia znakiem zapytania poufność tożsamości sygnalisty.
Racjonalnym rozwiązaniem jest stosowanie znanej w kryminalistyce Reguły 7 złotych pytań, która polega na szukaniu odpowiedzi na 7 podstawowych pytań: co, gdzie, kiedy, w jaki sposób, czym, dlaczego, kto — które poniżej są dodatkowo wyjaśnione przez t.zw. pytania wyjaśniające.
(Co?) Co się tak naprawdę zdarzyło? Do jakiego zdarzenia doszło? Czy to jest faktycznie czyn umyślny, czy wypadek?
(Gdzie?) Gdzie miało miejsce to zdarzenie? Czy są inne miejsca powiązane z tym wydarzeniem?
(Kiedy?) Kiedy doszło do zdarzenia? Jak długo trwało? Jaka jest chronologia całego wydarzenia?
(W jaki sposób?) W jaki sposób doszło do zdarzenia? Jak zostało dokonane? Jaki był przebieg zdarzenia? Jaki był mechanizm działania sprawcy?
(Czym?) Jakie narzędzia i środki służyły sprawcy do popełnienia przestępstwa?
(Dlaczego?) Dlaczego ktoś się dopuścił danego czynu? Dlaczego ofiarą jest ta konkretna osoba? Co było motywem do popełnienia przestępstwa?
(Kto?) Kto jest sprawcą/sprawcami? Kto jest ofiarą/ofiarami tego zdarzenia? Kto mógł skorzystać na tym wydarzeniu?
W ten sposób informator otrzymuje gotowy plan wiadomości, ponieważ może uporządkować swoje myśli i wrażenia z incydentu, przetworzyć je w informacje, które dalej nadają się do wszczęcia postępowań wyjaśniających.
Na zrzucie z ekranu mogą Państwo zobaczyć wzór odpowiedniej witryny systemu.
Gdyby Państwo rozpatrywali wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości w swojej organizacji, prosimy o kontakt z nami.