Польський закон про захист викривачів: Погляд постачальника послуг

Written by Олег Лагодієнко | 7 серп. 2024 7:47:46

Як професійний постачальник каналів повідомлення для викривачів ми постійно моніторимо оновлення законодавства. Щодо Польщі, ми писали раніше. Та нарешті, 14 червня вийшов Закон про захист викривачів в Польщі.

Давайте поглянемо, що в ньому особливого по відношенню до інших схожих законів та що особливого? Що він вимагає від бізнесу? Скільки лишилось часу?

Окремо задаємо собі питання - чи важко йому відповідати підприємствам та організаціям?

І звичайно ж, приміряємо вимоги закону до нашої платформи - щоб полегшити роботу нашим існуючим і майбутнім клієнтам.

Найголовніше коротко:

Якщо у вас більше 50 співробітників, мусите мати процедуру внутрішніх повідомлень про порушення законодавства.
Кінцевий строк - 3 місяці - тобто 14 вересня 2024 року.
Невстановлення процедури чи його неякісне встановлення - карається штрафом.
Відповідати вимогам Закону просто. Все можна закрити співпрацею з сертифікованим незалежним постачальником Етиконтроль.
Є пару дискусійних моментів, які можуть суттєво завадити належній ефективності Закону.

Щодо відповідності до Директиви:

Досить широка сфера покриття (ст.3)
Досить широке трактування викривача (ст.4), в тому числі волонтери і військовослужбовці (хоч і з обмеженнями щодо договорів у сфері оборони і безпеки чи дій розвідки).
Право приймати анонімні звернення (ст.7)
Захист конфіденційності (ст.8)
Належне поводження з персональними даними, обмежена обробка і зберігання.
Маленьким організаціям (до 249 осіб) можна мати спільні канали “спільні правила прийняття та перевірки внутрішніх звітів і проведення розслідувань” (ст.28) за умови, що вони є “окремими контролерами”, які не мають доступу до персональних даних, отриманих іншим контролером.
Вимога юридичним особам встановити “внутрішню процедуру повідомлення” (ст.24).
Обовязок підтвердити викривачу отримання внутрішнього повідомлення протягом 7 днів з моменту його отримання (ст.25).
Максимальний строк для надання зворотного зв'язку викривачу - 3 місяці.

Цілком очевидно, що платформа Етиконтроль, яка на ринку більше 7 років цілком відповідає вимогам Директиви, тому надалі ми будемо коментувати наявність функціональності лише щодо особливостей.

Особливості Закону:

Вимога закону	Реалізація в Етиконтроль	Коментар щодо реалізації
Згідно ст.3 п.2 до сфери покриття механізму можна віднести не лише порушення законодавства, а й порушення “внутрішніх правил або етичних стандартів”. Добре, що про це писали - бо ми досі знаємо організації, де існує одночасно по два механізми.	Повністю	Наш довідник порушень містить більше 70 елементів та містить мепінг до Директиви і Закону. Довідник адаптується під документи клієнта.
Чітко визначено орган уповноважений приймати повідомлення про порушення закону спеціальними службами. (ст.5)	Повністю	Платформа містить ряд ролей, якими можна розмежувати відповідальність за бізнес процес.
Викривач набуває статусу з моменту викриття (ст.6). Це більш прогресивно ніж з моменту відкриття відповідного провадження і рішення суду чи органу, але менше прогресивно ніж якби було з моменту прийняття рішення чи початку підготовки до викриття.	Повністю	Користувач платформи набуває всіх можливостей незалежно від стадії розгляду
Згідно ст.8 п.4 з'являється заборона збирання даних, що не мають відношення до обробки повідомлення та обовʼязок їх видалення протягом 14 днів.	Повністю	Можливість робити попередній огляд звернень та їх кваліфікацію. Можливість видалення некваліфікованих звернень.
Обовязок видаляти персональні дані і документи після 3 років. (ст.29 п.5)	Повністю	Нагадування щодо ручного видалення або автоматичні правила видалення.
Кейси можна не видаляти, якщо стосується “матеріалів досудового провадження, судових або адміністративних справ.” (ст.8 п.10)	Повністю	Можливість призначати відповідний атрибут кейсу, щоб захистити від видалення
Право на фінансову компенсацію викривачу за репресивні дії в розмірі “не нижчому за середньомісячну заробітну плату в національній економіці за попередній рік” (ст.14).	Не застосовується до платформи
Маленькі організації (до 50 осіб) теж мають право створити внутрішні процедуру повідомлення і користуватись правами і обов'язками згідно Закону. (ст.24)	Повністю	Маємо доступний тарифний план Початковий
Обов'язок провести консультації з профспілкою чи представниками колективу (ст.24)	Повністю	Матеріали консультацій є можливість розмістити на порталі для викривачів
Обов'язок довести до відома цільової аудиторії щодо існування механізму. В тому числі кандидатів на посади. (ст.24 п.6)	Повністю	Ми допомагаємо клієнтам з проведенням комунікаційної кампанії, як на рівні планування, так і на рівні виконання. Даємо шаблони, робимо графічні та відеоматеріали.
Процедура внутрішніх повідомлень має мати закріплений відповідальний та неупереджений внутрішній підрозділ, або незалежного підрядника на зразок Етиконтроль.	Повністю	Справжня неупередженість це лише професійний незалежний постачальник, якого обрали на відкритій і справедливій закупівельній процедурі
Необхідність інформувати про порядок роботи з інформацією.	Повністю	Є можливість розмістити політики і процедуру на порталі для викривачів
Обов'язок сповіщати потенційних викривачів про можливість подання зовнішніх повідомлень омбудсмену чи органами державної влади (ст.25, п.8) Щодо цього обов'язку - кінцевий строк реалізації - 6 місяців згідно ст.64.	Повністю	Можливість адаптації порталу викривачів
Засоби передачі внутрішніх повідомлень мають бути в усній або письмовій формі.	Повністю	Підтримка веб-порталу та е-мейл каналу. Підтримка створення звернень внутрішніми користувачами
Усне повідомлення має мати запис розмови з можливістю пошуку, або повну і точну розшифровку інтерв'ю (ст.26 п.3)) Викривач може переглянути, виправити та затвердити стенограму інтерв'ю або протокол інтерв'ю, підписавши його. (ст.26 п.5)	Повністю	Ми не рекомендуємо першу опцію з записами розмов, бо вважаємо це не конфіденційним і небезпечним для заявників. В разі замовлення послуг нашого кол-центру, наші консультанти готують розшифровку розмови і зберігають в системі. Розшифровка розмови доступна заявнику через особистий кабінет.
На прохання викривача усне повідомлення може бути зроблено під час особистої зустрічі, організованої протягом 14 днів з моменту отримання такого прохання.	Повністю	Є додаткова кнопка на порталі для замовлення зустрічей, яку можна інтегрувати з календарем для зустрічей.
Обов'язок унеможливлювати доступ осіб до інформації, про яку йдеться у повідомленні (ст.27)	Повністю	Передбачено процедури автоматичної ескалації з відповідним обмеженням доступу
Розмежування доступу до персональних даних між різними контролерами даних (ст.28)	Повністю	Забезпечуються розмежуванням доступу на основі ролей, процедур та підрозділів
Обов'язок вести реєстр внутрішніх повідомлень (ст.29) що має включити сім обов'язкових атрибутів (номер, предмет, контактні дані, дата реєстрації, заходи та дата закриття)	Повністю	Реєстр подій та кейс менеджмент є доступними у всіх тарифних планах. Атрибутів набагато більше ніж згаданих сім. Наявний експорт таблиць.

Дискусійні питання:

Яким штрафом карається невстановлення і неякісне встановлення - невідомо. Як і достеменно невідомо, який саме орган буде відповідати за перевірку накладення покарань.
Що таке “істотне порушення вимог”? Які саме критерії? Підозрюємо, що такими критеріями можуть бути:
- Невстановлення відповідальної особи та її упередженість
- Непроведення попередніх консультації з профспілкою чи представниками колективу
- Відсутність укладеної угоди про доручення обробки повідомлень
- Недостатній захист від доступу сторонніх осіб
- Порушення строків надання підтвердження отримання чи зворотного зв'язку
Обов'язком видалення нерелевантних персональних даних протягом 14 днів (ст.8) деякі підприємства можуть зловживати. Адже п.4 не деталізує, чи мова стосується всього кейсу чи лише персональних даних в ньому. На практичному рівні - це може означати - якщо вам надійшло звернення і ви вирішили його не обробляти (як нерелевантне, дублікат чи спам) - то зобов'язані видалити персональні дані або його повністю.
Право на компенсацію шкоди внаслідок “завідомо неправдивого повідомлення або розголошення викривачем інформації” (ст 15). Дуже цікава норма. 😱 Так, компенсацію, увага, має здійснювати - викривач. Це означає, що за кожним повідомленням яке не підтвердилось (нагадаємо таких в за бенчмарками більше 50%), можна звернутись з цивільним позовом до викривача і це не буде тиском на нього чи переслідуванням, а лише законним правом на компенсацію збитків. На нашу думку, ця норма може стати небезпечною для викривачів і може демотивувати небайдужих людей на такі дії.
Обов'язок сповіщати про наявність каналів повідомлення претендентів на посади (ст.24 п.6) є гарною практикою, однак визначення викривача та перелік осіб зі Статті 4 не містить згадки про кандидатів на посади.

View full post