Niektórzy interesariusze korzystają z kanałów zgłoszeniowych organizacji więcej niż raz.
Podwykonawca może współpracować z kilkoma zespołami. Dostawca może brać udział w przetargach, zgłaszać kwestie operacyjne, prosić o informacje, informować o naruszeniach albo zadawać pytania uzupełniające kilka miesięcy po pierwszej interakcji.
Gdy każde zgłoszenie trzeba weryfikować osobno, doświadczenie użytkownika szybko staje się rozproszone.
Użytkownicy muszą pamiętać wszystkie kody bezpieczeństwa. Organizacja widzi kilka zgłoszeń, ale nie zawsze może zrozumieć, że pochodzą od tej samej osoby. A komunikacja staje się trudniejsza dla obu stron.
Zintegrowane Centrum informacji zwrotnej Ethicontrol zbiera wszystkie przesłane zgłoszenia w jednym bezpiecznym miejscu.
Zamiast otwierać każde zgłoszenie osobno, użytkownik może potwierdzić swój adres e-mail lub numer telefonu i otworzyć jeden panel ze zgłoszeniami powiązanymi z jego profilem Zgłaszającego.
Zintegrowane Centrum informacji zwrotnej daje zidentyfikowanym zgłaszającym jedno miejsce dostępu do zgłoszeń powiązanych z jednym profilem Zgłaszającego.
Po zalogowaniu użytkownik może otworzyć sekcję Moje zgłoszenia i zobaczyć wszystkie swoje zgłoszenia.
Każde zgłoszenie pozostaje osobnym rekordem.
Centrum informacji zwrotnej nie łączy spraw. Tworzy natomiast wspólny punkt dostępu wokół zidentyfikowanego zgłaszającego. To ważne rozróżnienie.
Organizacja może zachować osobne procesy robocze, zespoły reagowania, statusy i historię każdej sprawy, a jednocześnie dać zgłaszającemu znacznie prostszy sposób powrotu do wszystkich swoich zgłoszeń.
Dowiedz się, jak zgłaszający potwierdzają dane kontaktowe, uzyskują dostęp do swojego panelu i przełączają się między zgłoszeniami.
Centralnym elementem tej funkcji jest profil Zgłaszającego.
Gdy zgłaszający przesyła zidentyfikowane zgłoszenie i potwierdza adres e-mail lub numer telefonu, Ethicontrol łączy te dane z profilem Zgłaszającego.
Jeśli te same potwierdzone dane kontaktowe zostaną użyte ponownie, nowe zgłoszenie może zostać przypisane do tego samego profilu.
Oznacza to:
jeden profil Zgłaszającego → kilka osobnych zgłoszeń
Użytkownik nie potrzebuje już osobnego logowania do każdego nowego zgłoszenia.
Jednocześnie każde zgłoszenie zachowuje własny rekord sprawy i kontekst postępowania.
Wyobraźmy sobie podwykonawcę, który współpracuje z jedną firmą przez kilka lat.
Podwykonawca kontaktuje się z działem zakupów w sprawach przetargów, z zespołem operacyjnym w sprawach realizacji usług oraz z działem finansowym w sprawach faktur.
Z czasem może potrzebować skontaktować się z organizacją w kilku niezwiązanych ze sobą kwestiach:
Bez zintegrowanego panelu każda interakcja może sprawiać wrażenie zaczynania od zera.
Podwykonawca otrzymuje kilka kodów dostępu, wraca na różne strony albo traci jasność, która komunikacja dotyczy którego zgłoszenia.
Dzięki Zintegrowanemu Centrum informacji zwrotnej te zgłoszenia pozostają oddzielne, ale są dostępne przez jeden potwierdzony profil.
Podwykonawca loguje się raz i widzi wszystkie dostępne dla siebie zgłoszenia w jednym miejscu.
Po zalogowaniu do Centrum informacji zwrotnej zgłaszający może przechodzić między powiązanymi zgłoszeniami bez osobnego logowania do każdego z nich.
W zależności od procesu obsługi zgłoszeń przez panel można:
Jest to szczególnie przydatne dla użytkowników, którzy utrzymują dłuższą relację z organizacją, a nie składają tylko jednego anonimowego zgłoszenia.
Dostęp do Zintegrowanego Centrum informacji zwrotnej opiera się na zweryfikowanych danych kontaktowych.
Zgłaszający może użyć adresu e-mail albo numeru telefonu.
System wysyła kod potwierdzający na wybrany kanał kontaktu. Po potwierdzeniu kodu Ethicontrol rozpoznaje profil Zgłaszającego powiązany z tym kontaktem i otwiera odpowiedni panel.
Zmniejsza to zależność od osobnych haseł lub danych dostępowych dla każdej sprawy.
Potwierdzenie pomaga też upewnić się, że zgłoszenia i powiadomienia są powiązane z właściwą osobą.
Aby zobaczyć szczegółowe instrukcje dotyczące konfiguracji i logowania, przeczytaj nasz przewodnik: How to log in to the Feedback Room using email or phone
Zweryfikowane dane kontaktowe są przydatne nie tylko do logowania.
Zapewniają też stabilny kanał dla powiadomień związanych ze zgłoszeniami zgłaszającego.
Powiadomienia mogą być wysyłane na potwierdzony adres e-mail lub numer telefonu powiązany z profilem Zgłaszającego.
Pomaga to utrzymać dalszą komunikację przypisaną do tej samej osoby w ramach kilku zgłoszeń.
Mniej tarcia dla użytkowników powracających |
Jedno miejsce dla bieżącej komunikacji |
|
| Osoby, które kontaktują się z organizacją więcej niż raz, nie muszą przechodzić osobnego procesu dostępu dla każdego nowego zgłoszenia. | Dostęp do aktywnych i wcześniejszych zgłoszeń jest możliwy z jednego panelu, choć same zgłoszenia pozostają osobnymi sprawami. |
Bardziej wiarygodna weryfikacja kontaktu |
Lepsza ciągłość między różnymi typami zgłoszeń |
|
| Potwierdzenie przez e-mail lub telefon pomaga upewnić się, że dostęp i powiadomienia są powiązane z właściwym zgłaszającym. | Ten sam profil Zgłaszającego może obsługiwać kilka interakcji z organizacją na przestrzeni czasu. |
Zintegrowany profil zależy od potwierdzonych danych kontaktowych.
Jeśli zgłoszenie zostanie przesłane anonimowo, bez zidentyfikowanego adresu e-mail lub numeru telefonu, platforma nie może automatycznie powiązać go ze zidentyfikowanym profilem Zgłaszającego.
To rozdzielenie jest celowe.
Zintegrowane Centrum informacji zwrotnej rozszerza możliwości dla zidentyfikowanych użytkowników, ale nie zmienia logiki zgłoszeń anonimowych.
Dlatego organizacje mogą obsługiwać oba modele:
Kanał zgłoszeniowy nie zawsze oznacza jednorazową interakcję.
Dla wielu podwykonawców, dostawców, partnerów i innych interesariuszy staje się jednym z kilku sposobów komunikacji z organizacją na przestrzeni czasu.
Zintegrowane Centrum informacji zwrotnej pomaga to uporządkować.
Zamiast traktować każde zgłoszenie użytkownika jako całkowicie nową interakcję, Ethicontrol daje mu jedno bezpieczne miejsce, do którego może wracać, aby sprawdzać swoje zgłoszenia, jednocześnie zachowując każde zgłoszenie jako osobną sprawę.
W efekcie zgłaszający otrzymuje bardziej spójne doświadczenie, a organizacja — ciągłość komunikacji.