Polska ustawa o ochronie sygnalistów: Perspektywa usługodawcy

Autor: Oleg Lagodiyenko | 2024-08-07 07:49:16

Jako profesjonalny dostawca kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, stale monitorujemy aktualizacje w przepisach prawnych. W odniesieniu do Polski pisaliśmy już wcześniej. Wreszcie, 14 czerwca 2024 r. został przyjęty Ustawa o ochronie sygnalistów.

Przyjrzyjmy się, co wyróżnia ten akt prawny w porównaniu do innych podobnych przepisów oraz jakie są jego szczególne wymagania wobec firm? Jak dużo czasu pozostało na wdrożenie? Zastanawiamy się również, czy dla firm i organizacji jest to trudne do spełnienia?

Oczywiście, analizujemy też, jak wymagania ustawy odnoszą się do naszej platformy, aby ułatwić pracę naszym obecnym i przyszłym klientom.

Najważniejsze punkty w skrócie:

Jeśli firma zatrudnia więcej niż 50 pracowników, musi wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości.
Ostateczny termin - 3 miesiące, czyli do 14 września 2024 r.
Brak wdrożenia procedury lub jej niewłaściwe wdrożenie — podlega karze grzywny.
Wszystko można rozwiązać poprzez współpracę z certyfikowanym niezależnym dostawcą, takim jak Ethicontrol.

W kontekście zgodności z Dyrektywą:

Dość szeroki zakres obejmujący różne dziedziny (art. 3)
Szerokie zdefiniowanie pojęcia sygnalisty (art. 4), w tym uwzględnienie wolontariuszy i żołnierzy (z pewnymi ograniczeniami dotyczącymi umów w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa oraz działań wywiadowczych).
Prawo do przyjmowania anonimowych zgłoszeń (art. 7)
Ochrona poufności danych (art. 8)
Właściwe zarządzanie danymi osobowymi — ograniczona ich przetwarzanie i przechowywanie.
Małe organizacje (do 249 osób) mogą mieć wspólne kanały, "wspólne zasady przyjmowania i weryfikacji wewnętrznych zgłoszeń oraz prowadzenia dochodzeń" (art. 28), pod warunkiem że są "oddzielnymi administratorami", którzy nie mają dostępu do danych osobowych uzyskanych przez innego administratora.
Wymóg dla osób prawnych ustanowienia "wewnętrznej procedury zgłaszania" (art. 24).
Obowiązek potwierdzenia otrzymania wewnętrznego zgłoszenia sygnaliście w ciągu 7 dni od jego otrzymania (art. 25).
Maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście wynosi 3 miesiące.

Jest oczywiste, że platforma Ethicontrol, która działa na rynku od ponad 7 lat, w pełni spełnia wymagania Dyrektywy, dlatego też dalsze uwagi będziemy odnosić wyłącznie do szczególnych funkcjonalności.

Szczegóły:

Wymagania ustawy	Realizacja w Ethicontrol	Komentarz dotyczący realizacji
Zgodnie z art. 3 pkt 2, mechanizm obejmuje nie tylko naruszenia prawa, ale również naruszenia "wewnętrznych zasad lub standardów etycznych". Dobrze, że o tym wspomniano, ponieważ nadal spotykamy się z organizacjami, w których funkcjonują równolegle dwa mechanizmy.	W pełni	Nasz wykaz naruszeń zawiera ponad 70 elementów i jest mapowany do Dyrektywy oraz ustawy. Wykaz można dostosować do dokumentów klienta.
Wyraźnie określono organ uprawniony do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa przez specjalne służby. (art. 5)	W pełni	Platforma zawiera szereg ról, które pozwalają na rozdzielenie odpowiedzialności za procesy biznesowe.
Sygnalista nabywa status od momentu zgłoszenia (art. 6). Jest to bardziej progresywne podejście niż nabycie statusu po rozpoczęciu odpowiedniego postępowania i wydaniu decyzji sądu lub organu, ale mniej progresywne niż gdyby było to od momentu podjęcia decyzji lub rozpoczęcia przygotowań do zgłoszenia.	W pełni	Użytkownik platformy nabywa wszystkie możliwości niezależnie od etapu rozpatrywania zgłoszenia.
Zgodnie z art. 8 pkt 4 pojawia się zakaz gromadzenia danych niezwiązanych z przetwarzaniem zgłoszenia oraz obowiązek ich usunięcia w ciągu 14 dni.	W pełni	Możliwość dokonywania wstępnego przeglądu zgłoszeń oraz ich kwalifikacji. Możliwość usunięcia niezakwalifikowanych zgłoszeń.
Obowiązek usuwania danych osobowych i dokumentów po 3 latach. (art. 29 pkt 5)	W pełni	Przypomnienie o ręcznym usunięciu lub automatyczne zasady usuwania.
Sprawy można nie usuwać, jeśli dotyczą "materiałów postępowań przed sądem lub administracyjnych". (art. 8 pkt 10)	W pełni	Możliwość przypisania odpowiedniego atrybutu do sprawy, aby zapobiec jej usunięciu.
Prawo do odszkodowania finansowego dla sygnalisty za działania represyjne w wysokości "nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za poprzedni rok" (art. 14).	Nie dotyczy platformy
Małe organizacje (do 50 osób) również mają prawo ustanowić wewnętrzną procedurę zgłaszania i korzystać z praw i obowiązków zgodnie z ustawą. (art. 24)	W pełni	Oferujemy dostępny plan taryfowy "Początkujący".
Obowiązek konsultacji z przedstawicielami związków zawodowych lub pracowników (art. 24)	W pełni	Materiały z konsultacji można zamieścić na portalu dla sygnalistów.
Obowiązek informowania odbiorców docelowych o istnieniu mechanizmu, w tym kandydatów do pracy. (art. 24 pkt 6)	W pełni	Pomagamy klientom w realizacji kampanii komunikacyjnych, zarówno na etapie planowania, jak i wykonania. Dostarczamy szablony, tworzymy materiały graficzne i wideo.
Procedura wewnętrznych zgłoszeń powinna mieć przypisany odpowiedzialny i bezstronny wewnętrzny dział lub niezależnego dostawcę, takiego jak Ethicontrol.	W pełni	Prawdziwa bezstronność to tylko profesjonalny niezależny dostawca wybrany w otwartej i sprawiedliwej procedurze przetargowej.
Konieczność informowania o zasadach postępowania z informacjami.	W pełni	Istnieje możliwość zamieszczenia polityk i procedur na portalu dla sygnalistów.
Obowiązek informowania potencjalnych sygnalistów o możliwości zgłaszania spraw do ombudsmana lub organów państwowych (art. 25 pkt 8). Termin realizacji tego obowiązku - 6 miesięcy zgodnie z art. 64.	W pełni	Możliwość dostosowania portalu dla sygnalistów.
Środki przekazywania wewnętrznych zgłoszeń powinny być dostępne w formie ustnej lub pisemnej.	W pełni	Wsparcie dla portalu internetowego i kanału e-mail. Wsparcie dla tworzenia zgłoszeń przez wewnętrznych użytkowników.
Zgłoszenie ustne musi mieć nagranie rozmowy z możliwością wyszukiwania lub pełną i dokładną transkrypcję wywiadu (art. 26 pkt 3). Sygnalista może przejrzeć, poprawić i zatwierdzić transkrypcję wywiadu lub protokół z wywiadu, podpisując go. (art. 26 pkt 5)	W pełni	Nie zalecamy pierwszej opcji z nagraniami rozmów, ponieważ uważamy to za niepoufne i niebezpieczne dla zgłaszających. W przypadku zamówienia usług naszego centrum telefonicznego nasi konsultanci przygotowują transkrypcję rozmowy i przechowują ją w systemie. Transkrypcja rozmowy jest dostępna dla zgłaszającego poprzez osobisty panel.
Na prośbę sygnalisty zgłoszenie ustne może być złożone podczas osobistego spotkania zorganizowanego w ciągu 14 dni od otrzymania takiej prośby.	W pełni	Istnieje dodatkowy przycisk na portalu do zamawiania spotkań, który można zintegrować z kalendarzem spotkań.
Obowiązek zapobiegania dostępowi osób nieupoważnionych do informacji, o której mowa w zgłoszeniu (art. 27).	W pełni	Przewidziano procedury automatycznej eskalacji z odpowiednim ograniczeniem dostępu.
Rozdzielenie dostępu do danych osobowych między różnymi administratorami danych (art. 28).	W pełni	Zapewniamy rozdzielenie dostępu na podstawie ról, procedur i działów.
Obowiązek prowadzenia rejestru wewnętrznych zgłoszeń (art. 29), który musi zawierać siedem obowiązkowych atrybutów (numer, przedmiot, dane kontaktowe, data rejestracji, działania i data zamknięcia).	W pełni	Rejestr zdarzeń i zarządzanie sprawami są dostępne we wszystkich planach taryfowych. Liczba atrybutów jest znacznie większa niż wymienione siedem. Dostępny jest eksport tabel.

Dyskusyjne kwestie:

Jakie sankcje grożą za niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie — nie wiadomo. Nie jest również dokładnie znane, który organ będzie odpowiedzialny za kontrolę i nakładanie kar.
Co oznacza "istotne naruszenie wymagań"? Jakie kryteria są stosowane? Przypuszczamy, że takimi kryteriami mogą być:

Brak przypisania odpowiedzialnej osoby i jej bezstronności.
Brak przeprowadzenia wcześniejszych konsultacji z przedstawicielami związków zawodowych lub pracowników.
Brak zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania zgłoszeń.
Niewystarczająca ochrona przed dostępem osób trzecich.
Naruszenie terminów potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub przekazania informacji zwrotnej.
Obowiązek usunięcia nieistotnych danych osobowych w ciągu 14 dni (art. 8) może być nadużywany przez niektóre przedsiębiorstwa. Punkt 4 nie precyzuje, czy dotyczy to całej sprawy, czy tylko danych osobowych w niej zawartych. W praktyce może to oznaczać, że jeśli otrzymasz zgłoszenie i zdecydujesz się go nie przetwarzać (jako nieistotne, duplikat lub spam), musisz usunąć dane osobowe lub całą sprawę.
Prawo do odszkodowania za szkodę wynikającą ze "świadomego fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę informacji" (art. 15). Jest to bardzo interesująca norma.😱 Takie odszkodowanie, uwaga, ma być wypłacane przez sygnalistę. Oznacza to, że za każde zgłoszenie, które się nie potwierdziło (przypomnijmy, że takich zgłoszeń jest według benchmarków ponad 50%), można złożyć cywilny pozew przeciwko sygnaliście, i to nie będzie traktowane jako presja na niego czy prześladowanie, a jedynie jako legalne prawo do odszkodowania za poniesione straty. Naszym zdaniem ta norma może być niebezpieczna dla sygnalistów i może zniechęcać do podejmowania takich działań.
Obowiązek informowania o istnieniu kanałów zgłoszeń kandydatów na stanowiska (art. 24 pkt 6) jest dobrą praktyką, jednak definicja sygnalisty oraz lista osób z artykułu 4 nie zawiera wzmianki o kandydatów na stanowiska.

Share blog post:

Wyświetl kompletny wpis