---
title: "Polska ustawa o ochronie sygnalistów: Perspektywa usługodawcy"
description: Zapoznaj się z nową Ustawą o ochronie sygnalistów w Polsce oraz jej konsekwencjami dla firm. Sprawdź, jak spełniać wymagania i uniknąć kar.
---

[Blog kontroli etyki | Ethicontrol](https://ethicontrol.com/pl/blog)

# [Polska ustawa o ochronie sygnalistów: Perspektywa usługodawcy](https://ethicontrol.com/pl/blog/polska-ustawa-o-ochronie-sygnalistów-pl)

 Autor: [Oleg Lagodiyenko](https://ethicontrol.com/pl/blog/author/oleg-lagodiyenko) | 7 sie 2024, 07:49:16

Jako profesjonalny dostawca kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, stale monitorujemy aktualizacje w przepisach prawnych. W odniesieniu do Polski pisaliśmy już wcześniej. Wreszcie, 14 czerwca 2024 r. został przyjęty **Ustawa o ochronie sygnalistów**.

Przyjrzyjmy się, co wyróżnia ten akt prawny w porównaniu do innych podobnych przepisów oraz jakie są jego szczególne wymagania wobec firm? Jak dużo czasu pozostało na wdrożenie? Zastanawiamy się również, czy dla firm i organizacji jest to trudne do spełnienia?

Oczywiście, analizujemy też, jak wymagania ustawy odnoszą się do naszej platformy, aby ułatwić pracę naszym obecnym i przyszłym klientom.

# **Najważniejsze punkty w skrócie:**

- Jeśli firma zatrudnia więcej niż 50 pracowników, musi wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości.
- Ostateczny termin - 3 miesiące, czyli do 14 września 2024 r.
- Brak wdrożenia procedury lub jej niewłaściwe wdrożenie — podlega karze grzywny.
- Wszystko można rozwiązać poprzez współpracę z certyfikowanym niezależnym dostawcą, takim jak **Ethicontrol**.

# **W kontekście zgodności z Dyrektywą:**

- Dość szeroki zakres obejmujący różne dziedziny (art. 3)
- Szerokie zdefiniowanie pojęcia sygnalisty (art. 4), w tym uwzględnienie wolontariuszy i żołnierzy (z pewnymi ograniczeniami dotyczącymi umów w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa oraz działań wywiadowczych).
- Prawo do przyjmowania anonimowych zgłoszeń (art. 7)
- Ochrona poufności danych (art. 8)
- Właściwe zarządzanie danymi osobowymi — ograniczona ich przetwarzanie i przechowywanie.
- Małe organizacje (do 249 osób) mogą mieć wspólne kanały, "wspólne zasady przyjmowania i weryfikacji wewnętrznych zgłoszeń oraz prowadzenia dochodzeń" (art. 28), pod warunkiem że są "oddzielnymi administratorami", którzy nie mają dostępu do danych osobowych uzyskanych przez innego administratora.
- Wymóg dla osób prawnych ustanowienia "wewnętrznej procedury zgłaszania" (art. 24).
- Obowiązek potwierdzenia otrzymania wewnętrznego zgłoszenia sygnaliście w ciągu 7 dni od jego otrzymania (art. 25).
- Maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście wynosi 3 miesiące.

Jest oczywiste, że platforma Ethicontrol, która działa na rynku od ponad 7 lat, w[pełni spełnia wymagania Dyrektywy](https://ethicontrol.com/pl/dyrektywa-ue-o-sygnalistach?hsLang=pl), dlatego też dalsze uwagi będziemy odnosić wyłącznie do szczególnych funkcjonalności.

## **Szczegóły:**

| Wymagania ustawy | Realizacja w Ethicontrol | Komentarz dotyczący realizacji |
| --- | --- | --- |
| Zgodnie z art. 3 pkt 2, mechanizm obejmuje nie tylko naruszenia prawa, ale również naruszenia "wewnętrznych zasad lub standardów etycznych". Dobrze, że o tym wspomniano, ponieważ nadal spotykamy się z organizacjami, w których funkcjonują równolegle dwa mechanizmy. | W pełni | Nasz wykaz naruszeń zawiera ponad 70 elementów i jest mapowany do Dyrektywy oraz ustawy. Wykaz można dostosować do dokumentów klienta. |
| Wyraźnie określono organ uprawniony do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa przez specjalne służby. (art. 5) | W pełni | Platforma zawiera szereg ról, które pozwalają na rozdzielenie odpowiedzialności za procesy biznesowe. |
| Sygnalista nabywa status od momentu zgłoszenia (art. 6). Jest to bardziej progresywne podejście niż nabycie statusu po rozpoczęciu odpowiedniego postępowania i wydaniu decyzji sądu lub organu, ale mniej progresywne niż gdyby było to od momentu podjęcia decyzji lub rozpoczęcia przygotowań do zgłoszenia. | W pełni | Użytkownik platformy nabywa wszystkie możliwości niezależnie od etapu rozpatrywania zgłoszenia. |
| Zgodnie z art. 8 pkt 4 pojawia się zakaz gromadzenia danych niezwiązanych z przetwarzaniem zgłoszenia oraz obowiązek ich usunięcia w ciągu 14 dni. | W pełni | Możliwość dokonywania wstępnego przeglądu zgłoszeń oraz ich kwalifikacji. Możliwość usunięcia niezakwalifikowanych zgłoszeń. |
| Obowiązek usuwania danych osobowych i dokumentów po 3 latach. (art. 29 pkt 5) | W pełni | Przypomnienie o ręcznym usunięciu lub automatyczne zasady usuwania. |
| Sprawy można nie usuwać, jeśli dotyczą "materiałów postępowań przed sądem lub administracyjnych". (art. 8 pkt 10) | W pełni | Możliwość przypisania odpowiedniego atrybutu do sprawy, aby zapobiec jej usunięciu. |
| Prawo do odszkodowania finansowego dla sygnalisty za działania represyjne w wysokości "nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za poprzedni rok" (art. 14). | Nie dotyczy platformy |  |
| Małe organizacje (do 50 osób) również mają prawo ustanowić wewnętrzną procedurę zgłaszania i korzystać z praw i obowiązków zgodnie z ustawą. (art. 24) | W pełni | Oferujemy dostępny plan taryfowy "[Początkujący](https://ethicontrol.com/pl/pricing-pl?hsLang=pl)". |
| Obowiązek konsultacji z przedstawicielami związków zawodowych lub pracowników (art. 24) | W pełni | Materiały z konsultacji można zamieścić na portalu dla sygnalistów. |
| Obowiązek informowania odbiorców docelowych o istnieniu mechanizmu, w tym kandydatów do pracy. (art. 24 pkt 6) | W pełni | Pomagamy klientom w realizacji kampanii komunikacyjnych, zarówno na etapie planowania, jak i wykonania. Dostarczamy szablony, tworzymy materiały graficzne i wideo. |
| Procedura wewnętrznych zgłoszeń powinna mieć przypisany odpowiedzialny i bezstronny wewnętrzny dział lub niezależnego dostawcę, takiego jak Ethicontrol. | W pełni | Prawdziwa bezstronność to tylko profesjonalny niezależny dostawca wybrany w otwartej i sprawiedliwej procedurze przetargowej. |
| Konieczność informowania o zasadach postępowania z informacjami. | W pełni | Istnieje możliwość zamieszczenia polityk i procedur na portalu dla sygnalistów. |
| Obowiązek informowania potencjalnych sygnalistów o możliwości zgłaszania spraw do ombudsmana lub organów państwowych (art. 25 pkt 8). Termin realizacji tego obowiązku - 6 miesięcy zgodnie z art. 64. | W pełni | Możliwość dostosowania portalu dla sygnalistów. |
| Środki przekazywania wewnętrznych zgłoszeń powinny być dostępne w formie ustnej lub pisemnej. | W pełni | Wsparcie dla portalu internetowego i kanału e-mail. Wsparcie dla tworzenia zgłoszeń przez wewnętrznych użytkowników. |
| Zgłoszenie ustne musi mieć nagranie rozmowy z możliwością wyszukiwania lub pełną i dokładną transkrypcję wywiadu (art. 26 pkt 3). Sygnalista może przejrzeć, poprawić i zatwierdzić transkrypcję wywiadu lub protokół z wywiadu, podpisując go. (art. 26 pkt 5) | W pełni | Nie zalecamy pierwszej opcji z nagraniami rozmów, ponieważ uważamy to za niepoufne i niebezpieczne dla zgłaszających. W przypadku zamówienia usług naszego centrum telefonicznego nasi konsultanci przygotowują transkrypcję rozmowy i przechowują ją w systemie. Transkrypcja rozmowy jest dostępna dla zgłaszającego poprzez osobisty panel. |
| Na prośbę sygnalisty zgłoszenie ustne może być złożone podczas osobistego spotkania zorganizowanego w ciągu 14 dni od otrzymania takiej prośby. | W pełni | Istnieje dodatkowy przycisk na portalu do zamawiania spotkań, który można zintegrować z kalendarzem spotkań. |
| Obowiązek zapobiegania dostępowi osób nieupoważnionych do informacji, o której mowa w zgłoszeniu (art. 27). | W pełni | Przewidziano procedury automatycznej eskalacji z odpowiednim ograniczeniem dostępu. |
| Rozdzielenie dostępu do danych osobowych między różnymi administratorami danych (art. 28). | W pełni | Zapewniamy rozdzielenie dostępu na podstawie ról, procedur i działów. |
| Obowiązek prowadzenia rejestru wewnętrznych zgłoszeń (art. 29), który musi zawierać siedem obowiązkowych atrybutów (numer, przedmiot, dane kontaktowe, data rejestracji, działania i data zamknięcia). | W pełni | Rejestr zdarzeń i zarządzanie sprawami są dostępne we wszystkich planach taryfowych. Liczba atrybutów jest znacznie większa niż wymienione siedem. Dostępny jest eksport tabel. |

# **Dyskusyjne kwestie:**

Jakie sankcje grożą za niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie — nie wiadomo. Nie jest również dokładnie znane, który organ będzie odpowiedzialny za kontrolę i nakładanie kar.  
Co oznacza "istotne naruszenie wymagań"? Jakie kryteria są stosowane? Przypuszczamy, że takimi kryteriami mogą być:

- Brak przypisania odpowiedzialnej osoby i jej bezstronności.
- Brak przeprowadzenia wcześniejszych konsultacji z przedstawicielami związków zawodowych lub pracowników.
- Brak zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania zgłoszeń.
- Niewystarczająca ochrona przed dostępem osób trzecich.
- Naruszenie terminów potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub przekazania informacji zwrotnej.
- Obowiązek usunięcia nieistotnych danych osobowych w ciągu 14 dni (art. 8) **może być nadużywany przez niektóre przedsiębiorstwa.** Punkt 4 nie precyzuje, czy dotyczy to całej sprawy, czy tylko danych osobowych w niej zawartych. W praktyce może to oznaczać, że jeśli otrzymasz zgłoszenie i zdecydujesz się go nie przetwarzać (jako nieistotne, duplikat lub spam), musisz usunąć dane osobowe lub całą sprawę.
- Prawo do odszkodowania za szkodę wynikającą ze "świadomego fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę informacji" (art. 15). Jest to bardzo interesująca norma.😱 Takie odszkodowanie, uwaga, ma być wypłacane przez sygnalistę**. Oznacza to, że za każde zgłoszenie, które się nie potwierdziło (przypomnijmy, że takich zgłoszeń jest według benchmarków ponad 50%), można złożyć cywilny pozew przeciwko sygnaliście, i to nie będzie traktowane jako presja na niego** czy prześladowanie, a jedynie jako legalne prawo do odszkodowania za poniesione straty. Naszym zdaniem ta norma może być niebezpieczna dla sygnalistów i może zniechęcać do podejmowania takich działań.
- Obowiązek informowania o istnieniu kanałów zgłoszeń kandydatów na stanowiska (art. 24 pkt 6) jest dobrą praktyką, jednak definicja sygnalisty oraz lista osób z artykułu 4 nie zawiera wzmianki o kandydatów na stanowiska.

## Share blog post:

[Wyświetl kompletny wpis](https://ethicontrol.com/pl/blog/polska-ustawa-o-ochronie-sygnalistów-pl)

```json
{
  "@context" : "http://schema.org",
  "@type" : "BlogPosting",
  "author" : {
    "@type" : "Person",
    "name" : "Oleg Lagodiyenko"
  },
  "dateModified" : "2024-08-19T09:52:00.171Z",
  "datePublished" : "2024-08-07T07:49:16Z",
  "headline" : "Polska ustawa o ochronie sygnalistów: Perspektywa usługodawcy",
  "image" : {
    "@type" : "ImageObject",
    "height" : 343,
    "url" : "https://ethicontrol.com/hubfs/DALL%C2%B7E%202024-08-07%2010.43.14%20-%20Vector%20illustration%20of%20a%20whistleblower%20in%20Poland%20standing%20in%20Warsaw.%20The%20image%20is%20primarily%20in%20blue%20and%20green%20colors%20on%20a%20white%20background%2c%20with%20a%20sty%20copy%202%20%281%29-1.jpg",
    "width" : 600
  },
  "mainEntityOfPage" : "https://ethicontrol.com/pl/blog/polska-ustawa-o-ochronie-sygnalistów-pl",
  "publisher" : {
    "@type" : "Organization",
    "logo" : {
      "@type" : "ImageObject",
      "height" : 60.0,
      "url" : "https://7713219.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/7713219/Ethicontrol%20LOGO%20square.jpg",
      "width" : 60.0
    },
    "name" : "Blog kontroli etyki"
  }
}
```