Tarde o temprano, cada uno de los gerentes se enfrenta a la decisión de elegir entre emplear a un tercer parte para un trabajo o hacerlo por su cuenta. Algunos buscan fiabilidad y calidad, mientras que otros rapidez y rentabilidad. La externalización de las líneas directas de denuncia de irregularidades ya es bastante popular, ¿por qué? ¿Por qué todavía hay empresas que recurren a una opción interna?
Mientras que algunas empresas eligen soluciones internas, la externalización de su línea directa de denuncia de irregularidades puede ser un cambio radical, y aquí le explicamos por qué.
Las iniciativas de cumplimiento exigen a menudo proyectos rápidos que puedan implantarse con agilidad. La línea directa de denuncia de irregularidades puede ser uno de esos proyectos, especialmente cuando se colabora con proveedores de externalización. A diferencia de las complejas plataformas ERP que están relacionadas con numerosos procesos de negocio, la externalización de la línea directa de denuncia de irregularidades es un esfuerzo enfocado, ya que abarca de uno a tres procesos de negocio. Estas plataformas deben comenzar a funcionar en 40 horas en el caso de las PYME y en un mes, o menos, en el caso de las grandes empresas.
El mercado de la externalización de líneas directas de denuncia de irregularidades es muy competitivo, lo que le ofrece la ventaja tanto del control de costes como de la garantía de calidad. Muchos agregadores como G2 Crowd estarán a su servicio. Con numerosos proveedores de externalización compitiendo por su negocio, usted tiene la flexibilidad de elegir el que se ajuste a las necesidades, el presupuesto y los objetivos a largo plazo de su organización. Esta riqueza de opciones no solamente fomenta el control de costes, sino que también garantiza una solución personalizada y de alta calidad para mantener seguros los canales de denuncia.
Las empresas de externalización ofrecen soluciones integradas que abarcan varios canales de información. Esto incluye líneas telefónicas gratuitas dedicadas, chatbots fáciles de usar, buzones de correo electrónico confidenciales y portales web intuitivos. Al consolidar estos canales en un único sistema unificado, los denunciantes disponen de múltiples opciones para denunciar conductas indebidas, lo que garantiza la comodidad y la accesibilidad. En cuanto a Ethicontrol, a diferencia de otros, hemos decidido integrar la funcionalidad de gestión de incidentes y casos en todos los planes de tarifas. Así que puede obtener una plataforma completa por solo 89 EUR al mes.
Para las empresas internacionales, los buenos proveedores de líneas directas también ofrecen asistencia global, que cubre varios países. Por ejemplo, en Ethicontrol ofrecemos asistencia en más de 70 idiomas, líneas gratuitas en la mayoría de los países y nunca utilizamos intérpretes para la recepción de llamadas, solo agentes nativos cualificados.
Hemos visto muchas líneas directas inactivas que nadie utiliza. Es muy fácil cometer errores y muy difícil resolverlos cuando se trata de líneas directas a disposición del público. Hemos visto implantaciones con éxito y otras sin éxito, así que desarrollamos una metodología y la pusimos al alcance de todos — Reglas indoloras para denunciar irregularidades.
Quizás una de las ventajas más significativas de las soluciones integrales de externalización es su naturaleza de solución completa. Estas soluciones vienen preconfiguradas y listas para implementarse, ahorrando a su organización el tiempo y esfuerzo requeridos para una configuración e implementación complejas. Esto elimina la necesidad de definir meticulosamente hitos del proyecto y acelera el proceso de poner en marcha la línea directa para denunciantes.
Con Ethicontrol Usted puede estar operativo en 72 horas. Sin embargo, si necesita personalización o adaptaciones, nuestros gerentes de proyecto le ayudarán a encontrar atajos y acortar el proyecto de implementación de meses a varias semanas.
La externalización moderna funciona como un Software como un servicio (SaaS), lo que elimina la necesidad de importantes gastos de capital y costes de hardware. Con una simple tarifa de suscripción, se obtiene acceso a una plataforma segura, actualizada y respaldada.
Los mejores proveedores simplemente tienen una única línea de facturación: la suscripción. Usted obtiene un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) y, si no está satisfecho, cambia a otro proveedor de líneas directas de denuncia de irregularidades. La transición a otro proveedor no tiene complicaciones, ya que le ayudarán a migrar desde su proveedor anterior. Nuestra plataforma Ethicontrol tiene la función de importación. Puede preparar una tabla de casos e importarla sin nosotros, manteniéndolos confidenciales. O, si está migrando desde otro proveedor, le ayudaremos a crear un archivo de asignación y adaptar su exportación de volcado a nuestra plantilla de importación.
Encontrar a un tercero como contratista puede ser arriesgado. Por eso, los responsables de cumplimiento deben cubrir los riesgos de sus proyectos.
La implantación de una línea directa de denuncia externalizada debe ser transparente y manejable. Por ejemplo, a diferencia de los enfoques tradicionales que implican una extensa documentación, toneladas de PowerPoint y planes de proyecto, Ethicontrol emplea metodologías ágiles y sencillas. Creamos una plataforma preadaptada y la personalizamos para usted basándonos en un profundo conocimiento de su empresa, sector, legislación y políticas internas. Junto con el cliente, realizamos algunas iteraciones para adaptar aún más la plataforma, lo que hace que el proceso sea mucho más eficiente. Por supuesto, todas las iteraciones se documentan. Se ha demostrado que este enfoque requiere menos esfuerzo por ambas partes que los enfoques tradicionales.
Los proveedores de aplicaciones de denuncia están sujetos a estrictos requisitos de seguridad de la información y privacidad de los datos. A diferencia de las soluciones internas, las aplicaciones subcontratadas se someten a frecuentes auditorías y pruebas. Además, otros clientes supervisan a los proveedores. En resumen, el número de controladores y controles puede ser mucho mayor para las aplicaciones externalizadas que para las internas. Por ejemplo, Ethicontrol está certificada según la norma ISO 27001 y ISO 27701. Hemos superado con éxito dos auditorías en los últimos 24 meses. Además, hemos realizado dos pruebas de penetración independientes en nombre de nuestros clientes en los últimos 12 meses.
Antes de la puesta en marcha, siempre formamos a los usuarios del cliente y les ayudamos con la campaña de comunicación. Cada etapa tiene resultados tangibles. En Ethicontrol colaboramos constantemente con diferentes diseñadores para ayudar a nuestros clientes con pegatinas, carteles y vídeos explicativos, y lo que es más importante, sin coste alguno para nuestros clientes. Algunas de nuestras obras de arte pueden verse en Pinterest o YouTube.
La externalización de su línea directa de denuncia de irregularidades es una forma fácil y eficaz de mejorar su marco de cumplimiento y ética. Proporciona ventajas rápidas, control de costes, soluciones integrales y una gestión sin complicaciones, todo lo cual contribuye a una organización más sólida y ética.
Los responsables de cumplimiento suelen carecer de recursos, así que ¿por qué reinventar la rueda una vez más? Creemos que los equipos de cumplimiento modernos tienen mejores alternativas para emplear su tiempo y centrarse en sus competencias clave y sus puntos fuertes. Mientras que el resto debería externalizarse o delegarse. Por suerte, los proveedores de gestión de denuncias y casos y sus soluciones son lo suficientemente maduros como para apoyarle de la mejor manera.
La elección entre una línea directa de denuncia interna o externa depende de factores como el coste, la experiencia y la eficiencia. La externalización puede ofrecer a menudo una solución más ágil, rentable y segura, que permite a su organización centrarse en su misión principal al tiempo que mantiene unos canales de denuncia sólidos.