Рано чи пізно кожен з керівників стикається з вибором: залучати для роботи підрядника чи виконувати її самостійно. Хтось може шукати надійність і якість, а інший – швидкість і економію. Аутсорсинг гарячих ліній для викривачів уже досить популярний — чому? І чому все ще є компанії, які використовують саморобне рішення?
Хоча деякі компанії обирають власні рішення, передача лінії довіри для роботи з викривачами на аутсорсинг може кардинально змінити ситуацію, і ось чому.
Забезпечує швидкі перемоги для команди комплаєнсу
Робота комплаєнсу часто вимагає проєктів, які можна швидко реалізувати та показати відчутний результат. Гаряча лінія для заявників може бути одним із таких проєктів, особливо при роботі з аутсорсинговими провайдерами. На відміну від складних платформ ERP, які пов’язані з численними бізнес-процесами, аутсорсинг лінії довіри для повідомлень про порушення етики є достатньо сфокусованим заходом, оскільки він охоплює лише від одного до трьох бізнес-процесів. Відповідно, такі платформи мають запрацювати протягом 40 годин для малого чи середнього бізнесу і протягом місяця або навіть менше для корпорацій.
Дає вам вибір для ваших потреб
Ринок аутсорсингу комплаєнс ліній довіри є висококонкурентним, пропонуючи вам перевагу контролю витрат і гарантії якості. Багато агрегаторів, таких як G2 Crowd, будуть до ваших послуг. З численними аутсорсинговими постачальниками, які змагаються за вашу увагу, ви маєте можливість вибрати того, який відповідає потребам, бюджету та довгостроковим цілям вашої організації. Ця велика кількість опцій не тільки сприяє контролю витрат, але й гарантує високоякісне індивідуальне рішення.
Допомагає уникнути помилок
Аутсорсингові компанії надають комплексні рішення, які охоплюють різні канали повідомлень. Це включає виділені безкоштовні телефонні лінії, зручні чат-боти, конфіденційні електронні скриньки та інтуїтивно зрозумілі вебпортали. Завдяки консолідації цих каналів в єдину уніфіковану систему викривачі мають кілька варіантів повідомити про неналежну поведінку, забезпечуючи зручність і доступність. Що стосується Ethicontrol — на відміну від інших, ми вирішили включити функцію управління інцидентами та справами в усі тарифні плани. Тож ви можете отримати комплексну платформу лише для 4 тис. грн на місяць.
Глобальним компаніям хороші постачальники гарячих ліній також пропонують глобальну підтримку, яка охоплює різні країни. Наприклад, в Ethicontrol ми підтримуємо понад 70 мов реєстрації, ми пропонуємо індивідуальні безкоштовні лінії в більшості країн і ніколи не використовуємо перекладачів для прийому дзвінків — лише навчені носії мови в ролі операторів.
Ми бачили багато гарячих ліній зомбі, якими ніхто не користується. Коли йдеться про загальнодоступні лінії довіри, дуже легко зробити помилки та дуже важко їх виправити. Ми бачили як успішні, так і невдалі впровадження, тож розробили методологію та зробили її доступною для всіх — Правила роботи з викривачами.
Спрощує вашу роботу
Мабуть, однією з найважливіших переваг комплексних аутсорсингових рішень є їх готовність "під ключ". Ці рішення постачаються попередньо налаштованими та готовими до розгортання, заощаджуючи вашій організації час і зусилля, необхідні для складного налаштування та впровадження. Це усуває потребу у кропіткому визначенні етапів проєкту та прискорює процес запуску вашої гарячої лінії для повідомлень викривачів.
Завдяки Ethicontrol ви можете почати роботу протягом 72 годин. Однак, якщо вам знадобиться адаптація або налаштування — наші менеджери проєктів допоможуть вам знайти швидкі шляхи та скоротити проєкт впровадження з місяців до кількох тижнів.
Жодних витрат на сервери чи обладнання
Сучасний аутсорсинг працює за принципом онлайн доступу до програмного забезпечення — Програмне забезпечення як послуга (SaaS), що усуває потребу в значних капітальних витратах і витратах на обладнання. З простою місячною підпискою ви отримуєте доступ до безпечної, сучасної та підтримуваної платформи.
У найкращих постачальників є лише один рядок в рахунку – підписка. Ви отримуєте SLA (service level agreement - договір про рівень сервісу), а якщо вас не влаштовує – перейдіть до іншого постачальника. Наша платформа Ethicontrol має функцію імпорту. Ви можете підготувати таблицю випадків і імпортувати її без нас, зберігаючи їх конфіденційність. Або, якщо ви переходите від іншого постачальника — ми допоможемо вам створити файл зіставлення та адаптувати ваш експорт дампа до нашого шаблону імпорту.
Перевірені постачальники зменшують ваш стрес і переживання
Пошук третьої сторони як підрядника може бути ризикованим. Таким чином, успішні комплаєнс менеджери повинні покривати свої проєктні ризики.
Впровадження зовнішньої лінії довіри має бути прозорим і керованим. Наприклад, на відміну від традиційних підходів, які включають велику кількість документації, яку ніхто не читає, безліч презентацій чи проєктних планів, Ethicontrol застосовує методології lean та agile. Ми створюємо попередньо адаптовану платформу та налаштовуємо її під вас на основі глибокого розуміння вашої компанії, галузі, законодавства та внутрішньої політики. Разом із клієнтом ми робимо кілька ітерацій, щоб адаптувати платформу далі, роблячи процес значно ефективнішим. Звичайно, всі ітерації документуються. Виявилося, що такий підхід вимагає менше зусиль з обох сторін порівняно з традиційними підходами.
На постачальників систем по роботі з викривачами поширюються суворі вимоги щодо безпеки інформації та конфіденційності даних. На відміну від власних рішень, сторонні програми частіше перевіряються та тестуються. Крім того, не один, а багато клієнтів стежать за постачальником, одночасно. Іншими словами, кількість контролерів і засобів контролю може бути набагато більшою для аутсорсингу порівняно з власними. Наприклад, компанія Ethicontrol сертифікована відповідно до ISO 27001 та ISO 27701. Ми успішно пройшли два аудити за останні 24 місяці. Крім того, лише протягом останніх 12 місяців ми провели два незалежні тести на проникнення від імені наших клієнтів.
Перед початком трансляції ми навчаємо користувачів клієнта та допомагаємо їм у комунікаційній кампанії. Кожен етап має відчутний результат. У Ethicontrol ми постійно співпрацюємо з різними дизайнерами, щоб підтримати наших клієнтів наклейками, плакатами та пояснювальними відео, і що важливіше — це безкоштовно для наших клієнтів. Деякі з наших робіт можна побачити на Pinterest або YouTube.
Справжня анонімність та більше довіри від заявників
Інструменти для анонімізації спілкування можна й самостійно знайти та реалізувати. Однак, як переконати в цьому заявників? Найпростіший спосіб — довірити це третій незалежній стороні, як на цій довірі будує бізнес і ДУЖЕ цінує репутацію.
Та й не лише задля довіри! Запитайте себе — чи можете ви довіряти вашому ІТ департаменту? Чи справді є гарантія, що ніхто не знімає цифрові відбитки та не має доступу до ваших кейсів? Як буде чинити ваш менеджмент, якщо дізнається про неприємне і тривожне з вашої лінії довіри?
Незалежна лінія довіри — це також захист комплаєнс офіцера від свавілля і тиску з боку інших, адже є третя сторона, яка ніколи не видасть аноніма чи конфіденційну інформацію. Наприклад, в платформі Ethicontrol ми спеціально не робили деяку функціональність — щоб навіть ми, під тиском, не могли зашкодити нашим анонімним заявникам чи нашим клієнтам. За замовчуванням (якщо законодавство не примушує нашого клієнта) наш контакт центр не здійснює запису дзвінків, а інформації про зареєстровані кейси автоматично видаляється відразу після надсилання до системи управління розслідуваннями.
Висновок
Передача гарячої лінії для викривачів на аутсорсинг – це простий і ефективний спосіб покращити комплаєнс і етику. Він забезпечує швидкі перемоги, контроль над витратами, комплексні рішення та безпроблемне управління, що сприяє міцнішій та етичнішій організації.
Комплаєнс-офіцерам часто не вистачає ресурсів, то чому вам знову винаходити колесо? Ми віримо, що сучасні комплаєнс команди мають кращі альтернативи, щоб витрачати свій час і зосереджуватися на своїх ключових компетенціях і сильних сторонах. Тоді як решту слід передати підрядникам або делегувати. На щастя, постачальники платформ для реєстрації звернень і управління розслідуваннями та їхні рішення є достатньо зрілими, щоб підтримати вас найкращим чином.
Вибір між власною гарячою лінією для заявників і рішенням передати її сторонньому підряднику залежить від таких факторів, як вартість, досвід та ефективність. Аутсорсинг часто може забезпечити більш економічно ефективне та безпечне рішення, дозволяючи вашій організації зосередитися на своїй основній місії, зберігаючи при цьому надійність каналів повідомлення.
