Псевдонімізація автора кейсу: як захистити особу, не втрачаючи контекст кейсу

Чутливі розслідування часто створюють складну задачу для керування доступом.

Команда реагування, менеджери кейсів та інші учасники можуть потребувати доступу до одного й того самого кейсу — але це не означає, що всі вони мають знати, хто його автор.

У багатьох ситуаціях розкриття особи заявника не додає цінності самому розслідуванню. Натомість воно може підвищити ризики для конфіденційності або надати доступ до персональної інформації більшій кількості людей, ніж цього потребує процес.

Функція Псевдонімізації автора кейсу в кейс-менеджмент платформі Ethicontrol допомагає організаціям розділити доступ до кейсу та доступ до особи автору кейса.

Кейс залишається доступним для команди розслідування, а особу заявника можна приховати від користувачів, яким її не потрібно бачити.

Чому доступ до кейсу та доступ до особи потрібно розділяти

Традиційно доступ до кейсу часто працює за принципом “усе або нічого”.

Користувач або має доступ до кейсу, або не має.

Але розслідування працюють складніше. Комусь може бути потрібно переглядати матеріали, докази, завдання, висновки або рішення, але без доступу до імені заявника чи іншої ідентифікаційної інформації.

Це особливо важливо, коли:

• у розслідуванні бере участь велика або кросфункціональна команда;
• чутливі повідомлення стосуються керівників або менеджерів;
• може існувати конфлікт інтересів;

Псевдонімізація додає ще один рівень контролю доступу: сам кейс може залишатися видимим, тоді як відомості про автора обмежуються для перегляду.

Що таке Псевдонімізація автора кейсу?

Псевдонімізація автора кейсу дозволяє авторизованим користувачам приховати особу автора кейсу від учасників, які не повинні мати доступу до цієї інформації.

Коли автора псевдонімізовано:

• його ім’я та персональна інформація приховуються від користувачів без відповідного дозволу;
• авторизовані користувачі зі спеціальними правами усе ще можуть ідентифікувати автора;
• автор залишається пов’язаним із кейсом;
• первинне повідомлення не видаляється і не змінюється;
• авторизовані користувачі все ще можуть отримати доступ до автора через Досьє.

Псевдонімізація змінює те, хто може бачити особу заявника, але не видаляє заявника й не розриває його зв’язок із кейсом.

Як це працює на практиці

Авторизований користувач відкриває кейс, переходить до розділу Залучені, знаходить автора в секції Заявник(ця) і змінює видимість профіля за допомогою іконки ока.

Після приховування користувачі без відповідних прав більше не бачать особу заявника.

Якщо пізніше під час розслідування потреби в доступі зміняться, авторизований користувач може знову відкрити автора.

Хочете дізнатися більше про Псевдонімізацію автора кейсу?

Перейдіть до нашої Служби підтримки, щоб переглянути покроковий гайд про те, як приховувати й знову відкривати автора кейсу та перевіряти зміни.

Практичний приклад

Уявімо розслідування неправомірної поведінки на робочому місці, у якому фігурує прямий керівник працівника.

До такого розслідування можуть бути залучені HR, Комплаєнс, Юридичний відділ і кілька операційних стейкхолдерів. Усі вони можуть потребувати доступу до деталей інциденту, документів, завдань і прогресу розслідування.

Але не всім потрібно знати, хто подав початкове повідомлення.

Завдяки Псевдонімізації автора кейсу особу заявника можна приховати від звичайних учасників кейсу, залишивши її доступною для адміністратора.

Розслідування продовжується у звичному режимі, але ризик розкриття автора зменшується.

Відстежування дій з доступом до особи заявника

Зміна видимості особи заявника — це сама по собі чутлива дія.

Саме тому Ethicontrol записує дії приховування та відкриття особи автора в Журналі активності.

Користувачі можуть перевірити:

• хто змінив видимість автора;
• коли було внесено зміну;
• чи автора було приховано, чи знову відкрито.

Це створює задокументовану історію змін конфіденційності замість того, щоб покладатися на неформальне знання про те, хто мав доступ до особи заявника.

Що це змінює для команд реагування

Псевдонімізація — це не те саме, що анонімізація

Важливо розрізняти ці два поняття.

В анонімному повідомленні організація не знає особу заявника.

При псевдонімізації особа існує в системі, але прихована від користувачів, які не мають дозволу її бачити.

Це дозволяє адміністраторам захищати доступ до особи заявника, коли це необхідно, і водночас зменшувати ризик розкриття.

Це також означає, що приховування поля Заявник(ця) не видаляє автоматично всі ідентифікаційні дані з кейсу.

Персональна інформація все ще може міститися в:

• тексті первинного повідомлення;
• внутрішніх коментарях;
• завантажених файлах;
• доказах;
• інших полях, заповнених вручну.

Якщо потрібна повна псевдонімізація, це слід коригувати окремо.