Управління активами в розслідуваннях: як пов’язати людей, докази й обладнання

Розслідування рідко існують лише в документах і розмовах.

Інцидент може стосуватися транспортного засобу. Розслідування інциденту може залежати від відео з конкретної камери. В кейсі про шахрайство може фігурувати корпоративний ноутбук або інше обладнання. І щойно актив стає релевантним для розслідування, команді реагування часто потрібні відповіді на додаткові запитання:

Хто відповідає за актив? Де він знаходиться? До якого підрозділу належить? Чи фігурував він в іншому кейсі?

Функція Довідника Активи в Ethicontrol додає ці зв’язки безпосередньо в кейс-менеджмент, поєднуючи активи компанії з людьми, матеріалами кейсу, завданнями та Профілями/Досьє.

Чому Активи важливі в контексті розслідувань

Знати, що певний Актив був пов’язаний з інцидентом, — це лише частина картини.

Команді реагування також може бути важливо розуміти його організаційний контекст:

• хто відповідає за актив;
• до якого підрозділу він належить;
• де він знаходиться;
• який у нього інвентарний номер;
• які люди з ним пов’язані;
• які докази або завдання стосуються цього активу.

Без структурованого зв’язку між даними кейсу та даними Активу командам доводиться відновлювати ці зв’язки вручну.

Це створює додаткову роботу саме тоді, коли команді реагування потрібен швидкий доступ до перевіреного контексту.

Що таке Активи?

Ethicontrol надає централізований Довідник Активів для обладнання, пристроїв, майна та інших активів організації.

Кожен Актив може містити таку інформацію:

Один Актив може бути пов’язаний із кількома користувачами або фігурантами, що дозволяє платформі бачити відповідальних за Актив або його спільне використання.

Після імпорту цей самий Актив може стати частиною процесів розслідування, а не залишатися ізольованим в окремому інвентарному списку.

Як дані про Активи стають частиною кейс-менеджменту

Активи стають значно кориснішими, коли вони пов’язані з роботою команди реагування у межах кейсу.

Пов’язуйте Активи з матеріалами кейсу

Коли команда реагування створює матеріал кейсу, вона може вибрати відповідний Актив безпосередньо у вікні матеріалу.

Наприклад, відеофайл можна пов’язати з камерою, яка його записала, а документ — з пристроєм, що фігурує в інциденті.

Так докази та контекст Активу поєднуються, а не пояснюються через назви файлів, нотатки або окремі таблиці.

Пов’язуйте активи із завданнями

Активи також можна додавати до завдань у межах розслідування.

Якщо завдання стосується конкретного пристрою, транспортного засобу, камери або іншого Активу компанії, вибраний Актив залишається видимим безпосередньо в контексті завдання.

Команда також може створити завдання для менеджерів активу, пов’язаних із вибраним активом. Це допомагає спрямувати подальші дії саме тим людям, які відповідають за цей актив.

Пов’язуйте Активи з людьми

Активи, прив’язані до користувачів або фігурантів, відображаються в їхніх Профілях / Досьє.

Це дає авторизованим користувачам зрозуміти зв’язок між людиною та майном організації без пошуку в усьому реєстрі Активів.

Зв’язок працює в обидва боки: одна людина може мати кілька прив’язаних активів, а один і той самий актив може бути пов’язаний із кількома людьми.

Хочете дізнатися більше про Активи?

Перейдіть до Служби підтримки, щоб переглянути гайд про імпорт активів, прив’язування їх до людей, додавання до матеріалів і завдань, а також перегляд прив’язаних активів у Профілях/Досьє.

Практичний приклад розслідування

Уявімо інцидент із безпеки на логістичному об’єкті, у якому фігурує навантажувач.

Команда реагування отримує повідомлення та додає до кейсу допоміжні матеріали. Замість того, щоб просто вказати в описі “Навантажувач 12”, він вибирає конкретний актив із Довідника Активів.

Тепер у кейсі зберігається інформація про актив і його контекст.

Якщо потрібна додаткова інформація, можна створити завдання, пов’язане з тим самим Активом, і призначити його відповідним користувачам.

Коли команда реагування переглядає Профіль особи, пов’язаної з інцидентом, вона також може бачити, які активи з нею асоційовані.

Те, що в іншому випадку потребувало б окремих пошуків, стає частиною єдиного контексту розслідування.

Імпортуйте Довідник Активів замість створення вручну

Організаціям не потрібно створювати кожен Актив в Ethicontrol окремо.

Довідник можна підготувати у структурованій таблиці та імпортувати через Sync Data за підтримки проєктного менеджера Ethicontrol.

Це означає, що організації можуть перенести в платформу наявні ідентифікатори активів, інвентарні номери, назви, організаційні підрозділи, відповідальних користувачів і вартість активів без створення Довідника з нуля.

Що це змінює для команд розслідування

Швидший доступ до контексту активів		Зв’язки між доказами та обладнанням
Команди можуть бачити релевантну інформацію про актив безпосередньо в кейсі.		Матеріали можна пов’язувати з конкретним активом, який фігурує в кейсі, а не лише описувати його .

 

Чітка відповідальність за Актив

Прив’язані користувачі та фігуранти допомагають командам визначити, хто пов’язаний з активом.

 

Краща координація завдань		Привʼязка до Профілів
Завдання, пов’язані з активами, зберігають контекст обладнання та залучають відповідальних.		Авторизовані користувачі можуть бачити зв’язки активів з Профілями.

Доступ залишається контрольованим через дозволи

Інформація про активи може містити операційні або чутливі дані компанії, тому доступ до неї контролюється через матрицю дозволів.

Ethicontrol включає ресурс Asset і внутрішню роль asset_manager. Залежно від конфігурації організації, дозволи можуть визначати, хто може переглядати активи або прив’язувати їх до інших об’єктів.

Це дозволяє організаціям додавати контекст активів до розслідувань, не відкриваючи повний реєстр активів усім користувачам платформи.

Активи як частина ширшої картини розслідування