Współczesne badania i praktyka pokazują, że kultura sygnalistów rozprzestrzenia się coraz szybciej, stając się integralną częścią każdej firmy.
W dzisiejszym świecie, w którym zwraca się większą uwagę na standardy etyczne i transparentność, firmy i organizacje uznają, że kanały zgłaszania nieprawidłowości są ważnym narzędziem wykrywania nadużyć i zapewniania zgodności z przepisami. Jednak niewłaściwe przedstawienie tych kanałów może znacznie ograniczyć ich skuteczność i spowodować nieporozumienia.
W tym artykule przyglądamy się 5 najczęstszym błędom często popełnianym podczas publikowania informacji o kanałach zgłaszania nieprawidłowości. Wyciągnięcie z tych pomyłek wniosków pomoże firmom i organizacjom poprawić skuteczność kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz zapewnić większą otwartość i zaufanie wśród pracowników i kontrahentów.
Pierwszym i najczęstszym błędem przy publikowaniu informacji o kanałach zgłaszania nieprawidłowości jest to, że są one trudno dostępne. Bardzo często firmy nie zastanawiają się nad tym, czy kanały będą dostępne dla wszystkich. Przez niedostępność rozumiemy brak specjalnej sekcji na stronie internetowej firmy, która zawierałaby kanały dla sygnalistów. Oczywiście nie twierdzimy, że specjalne kanały dla sygnalistów powinny być wyświetlane w wyszukiwarce Google (chociaż użycie specjalnych tagów może być dobrą kampanią promocyjną dla takich kanałów).
Dlaczego tak się dzieje? Czasami firmy robią to celowo, aby uniemożliwić nieupoważnionym osobom korzystanie z kanałów, ponieważ często zdarza się, że ludzie chodzą wszędzie w poszukiwaniu określonych odpowiedzi. W takich przypadkach Ethicontrol zaleca, aby celowo nie ukrywać kanałów, ale raczej stosować procedury wstępnego przetwarzania (w przypadku formularzy internetowych i listów), w których specjaliści będą filtrować trafność żądań, oraz specjalne IVR, które będą informować ludzi o kwestiach, z którymi mogą skontaktować się z Linią zaufania.
Drugą kwestią jest to, że firma po prostu nie myśli o tym, że kandydaci nie mają kanałów „do dyspozycji”. Prowadzi to do zwiększenia ryzyka związanego z korupcją i naruszeniem etyki korporacyjnej w firmie. Dlatego w każdym przypadku konieczne jest, aby kanały raportowania były łatwo dostępne dla wszystkich.
W jaki sposób można skuteczniej publikować informacje o kanałach zgłaszania nieprawidłowości? Opierając się na swoim bogatym doświadczeniu, Ethicontrol uważa, że najskuteczniejszym sposobem umieszczania informacji jest stworzenie specjalnej sekcji na stronie internetowej firmy, w której zgłaszający mogą nie tylko znaleźć kanały, za pośrednictwem których mogą zgłaszać naruszenia i niewłaściwe postępowanie, ale także zapoznać się z dodatkowymi informacjami. Najlepszą praktyką jest również umieszczenie kanałów na stronie kontaktowej.
Drugą, ale nie mniej problematyczną kwestią związaną z publikowaniem informacji o kanałach dla sygnalistów jest skupienie się wyłącznie na pracownikach firmy. Według badania ACFE z 2022 r. dotyczącego oszustw i nadużyć w miejscu pracy, 55% zgłoszeń pochodzi od pracowników. 45% zgłoszeń pochodzi od klientów, dostawców lub anonimowo.
Dane te wyraźnie wskazują, że błędem jest koncentrowanie kanałów zgłaszania tylko na pracownikach, ponieważ sygnalistami mogą być nie tylko pracownicy, ale także wszystkie osoby bezpośrednio lub pośrednio związane z działalnością firmy, od wykonawców po rodziny pracowników.
Niektóre firmy promują swoje kanały zgłaszania nieprawidłowości tylko wewnętrznie, gdy ważne jest ich upublicznienie. Dobrym pomysłem byłoby również przeprowadzenie specjalnych szkoleń, na przykład dla kontrahentów.
Ethicontrol może pomóc swoim klientom w projektowaniu plakatów, broszur lub tworzeniu materiałów wideo opisujących funkcjonalność kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Materiały te mogą być wykorzystywane przez firmy nie tylko do szkolenia pracowników i rozpowszechniania informacji w firmie, ale także do zamieszczania ich na własnej stronie internetowej.
Jasne i zrozumiałe nazwy kanałów dla sygnalistów mają kluczowe znaczenie dla ich skuteczności. Jeśli nazwa nie wskazuje celu tych kanałów, użytkownicy mogą być zdezorientowani i nie korzystać z nich. „Infolinia” nie jest „Linią zaufania”, a formularz „Zostaw swoją opinię” lub „Skontaktuj się z nami” nie jest kanałem zgłaszania nieprawidłowości. Obecnie to błędne przekonanie jest bardzo powszechne wśród europejskich firm. Błędem jest myślenie, że jeśli istnieje kanał komunikacji, to wystarczy. Nazwa kanału dla sygnalistów powinna być na tyle przejrzysta i jasna, aby nawet osoba, która nie do końca rozumie pojęcie sygnalisty, zrozumiała, że jest on dla niej i że może bezpiecznie zgłaszać problemy i naruszenia w firmie.
Odwrotna sytuacja ma również miejsce, gdy istnieje tylko ogólna nazwa, a ludzie często mylą ją z ogólnymi kanałami informacyjnymi do komunikacji z firmą. Nazwa powinna zawsze zawierać wskazanie, że kanał został utworzony specjalnie w celu zgłaszania naruszeń.
Oprócz nazwy należy również zwrócić uwagę na opis kanałów, który pomoże ludziom wiedzieć, czy skontaktować się z właściwym miejscem. Kilka linijek o tym, dlaczego kanały zostały utworzone i czym się zajmują, nie zajmie dużo miejsca na stronie, ale pomoże sygnalistom w wyborze i zmniejszy liczbę nieistotnych odwołań.
Ważną informacją, którą firma powinna przekazać sygnalistom, jest wyjaśnienie anonimowości zgłoszeń. Informacje te powinny pomóc sygnalistom, którzy mają wątpliwości co do zgłoszenia, zrozumieć, że anonimowość jest gwarantowana i że nie mają się czego obawiać.
Brak atrakcyjności wizualnej kanałów dla sygnalistów jest jednym z najczęstszych błędów, które mogą wpływać na ich skuteczność. W dzisiejszym cyfrowym świecie, w którym treści wizualne odgrywają kluczową rolę, ważne jest, aby informacje o kanałach zgłaszania nieprawidłowości były atrakcyjne i łatwe do zrozumienia.
Brak projektu i nieatrakcyjny wygląd mogą nie wydawać się wielką sprawą, ale mogą wpłynąć na pierwsze wrażenie sygnalisty o firmie lub organizacji. Jeśli kanały dla sygnalistów wyglądają bez polotu, a nawet niechlujnie, może to stwarzać poczucie braku wiarygodności i obojętności na kwestie zgłaszane przez sygnalistów.
Co więcej, nieatrakcyjne kanały mogą sprawiać wrażenie, że firma nie przywiązuje wystarczającej wagi do zgłaszania nieprawidłowości lub że kanały te są jedynie formalnością. Może to podważyć zaufanie do firmy i zmniejszyć motywację sygnalistów do zgłaszania nieprawidłowości.
Dlatego ważne jest, aby zwracać należytą uwagę na projekt i wygląd kanałów dla sygnalistów, aby były one atrakcyjne i przyciągały więcej sygnalistów do współpracy.
Ostatnim aspektem, który należy wziąć pod uwagę w odniesieniu do skutecznych wpisów na kanale zgłaszania nieprawidłowości, jest znaczenie uwzględnienia linków do polityk i kodeksów firmy. Może się to wydawać drobnym lub niepotrzebnym krokiem, ale w rzeczywistości brak takich odniesień może prowadzić do różnych niedogodności.
Odwoływanie się do polityk i kodeksów firmy jest ważnym elementem, ponieważ określają one standardy zachowania i etyki oczekiwane od pracowników i interesariuszy. Dokumenty te mogą również zawierać ważne informacje na temat procedur obsługi zgłoszeń o nieprawidłowościach, mechanizmów ochrony osób dokonujących zgłoszeń i inne ważne informacje.
Ponadto zamieszczenie odniesień do polityk i kodeksów firmy może służyć wykazaniu, że firma poważnie podchodzi do kwestii zgłaszania nieprawidłowości i zapewnia zgodność z wewnętrznymi standardami. Może to pomóc w zwiększeniu zaufania sygnalistów do procesu rozpatrywania ich zgłoszeń i wzmocnić pewność, że ich prawa i poufność będą chronione.
W związku z tym uwzględnienie odniesień do polityk i kodeksów firmy jest ważnym krokiem w celu zapewnienia przejrzystości, otwartości i przestrzegania najwyższych standardów etycznych w postępowaniu z sygnalistami.
Ogólnie rzecz biorąc, właściwa komunikacja i promocja kanałów zgłaszania nieprawidłowości jest ważną częścią etyki korporacyjnej i pomaga budować zaufanie wśród wszystkich interesariuszy.