Prędzej czy później każdy z menadżerów staje przed wyborem: skorzystać z usług strony trzeciej, czy też wykonać daną pracę samodzielnie. Ktoś może szukać niezawodności i jakości, a ktoś inny szybkości i oszczędności. Outsourcing infolinii dla sygnalistów jest już dość popularny. A dlaczego? I dlaczego wciąż istnieją firmy korzystające z opcji wewnętrznej?
Chociaż niektóre firmy wybierają rozwiązania wewnętrzne, outsourcing infolinii dla sygnalistów może mieć ogromne znaczenie. I niżej porozmawiamy o przyczynach.
Zapewnia szybkie zyski dla zespołu ds. zgodności
Inicjatywy w zakresie zgodności często wymagają szybkich projektów, które można szybko wdrożyć. Infolinia dla sygnalistów może być jednym z takich projektów, szczególnie przy współpracy z dostawcami usług outsourcingowych. W przeciwieństwie do złożonych platform ERP, które odnoszą się do wielu procesów biznesowych, outsourcing infolinii dla sygnalistów jest skoncentrowanym przedsięwzięciem, ponieważ obejmuje od jednego do trzech procesów biznesowych. Takie platformy powinny zostać uruchomione w ciągu 40 godzin w przypadku MŚP i w ciągu miesiąca lub nawet krócej w przypadku korporacji.
Daje możliwość wyboru w zależności od potrzeb
Rynek outsourcingu infolinii dla sygnalistów jest wysoce konkurencyjny, oferując korzyści zarówno w zakresie kontroli kosztów, jak i zapewnienia jakości. Wiele agregatorów, takich jak G2 Crowd, będzie do Twojej dyspozycji. Dzięki licznym dostawcom usług outsourcingowych walczącym o Twoją firmę masz swobodę wyboru tego, który odpowiada potrzebom, budżetowi i długoterminowym celom Twojej organizacji. Bogactwo opcji nie tylko sprzyja kontroli kosztów, ale także gwarantuje wysokiej jakości, spersonalizowane rozwiązanie do utrzymywania bezpiecznych kanałów zgłoszeń nieprawidłowości.
Pomaga uniknąć błędów
Firmy outsourcingowe dostarczają rozwiązania pakietowe, które obejmują różne kanały zgłoszeniowe. Obejmuje to dedykowane bezpłatne linie telefoniczne,
przyjazne dla użytkownika chatboty, poufne skrzynki e-mail i intuicyjne portale internetowe. Konsolidując te kanały w jeden, ujednolicony system, sygnaliści mają wiele opcji zgłaszania nieprawidłowości, zapewniając wygodę i dostępność. Jeśli chodzi o
Ethicontrol —
w przeciwieństwie do innych, zdecydowaliśmy się na włączenie funkcji zarządzania incydentami i sprawami do wszystkich planów taryfowych. Możesz więc uzyskać kompleksową platformę już za
89 EUR miesięcznie.
Dla firm o zasięgu globalnym dobrzy dostawcy infolinii oferują również globalne wsparcie obejmujące różne kraje. Na przykład w Ethicontrol obsługujemy ponad 70 języków rejestracji, w większości krajów oferujemy indywidualne bezpłatne linie i nigdy nie korzystamy z usług tłumaczy do odbierania połączeń – tylko przeszkoleni native-speakerzy jako operatorzy.
Widzieliśmy wiele
infolinii zombie, z których nikt nie korzysta.
Jeśli chodzi o publiczne infolinie, bardzo łatwo jest popełnić błąd i bardzo trudne do poprawienia Widzieliśmy zarówno udane, jak i nieudane wdrożenia, dlatego opracowaliśmy metodologię i udostępniliśmy ją każdemu — Zasady zgłaszania nieprawidłowości.
Ułatwia pracę
Być może jedną z najważniejszych zalet złożonych rozwiązań outsourcingowych jest ich gotowość "pod klucz". Rozwiązania te są wstępnie skonfigurowane i gotowe do wdrożenia, dzięki czemu Twoja organizacja oszczędza czas i wysiłek wymagany do złożonej konfiguracji i wdrożenia. Eliminuje to potrzebę żmudnego zdefiniowania odcinków projektu i przyspiesza proces uruchamiania infolinii dla sygnalistów.
Dzięki Ethicontrol możesz rozpocząć pracę w ciągu 72 godzin. Jeśli jednak potrzebujesz dostosowania lub personalizacji — nasi kierownicy projektów pomogą Ci znaleźć skróty i skrócić projekt wdrożenia z miesięcy do kilku tygodni.
Brak kosztów serwerów i sprzętu po stronie użytkownika
Współczesny outsourcing działa na zasadzie dostępu do oprogramowania online – Software as a Service (SaaS), co eliminuje konieczność zaangażowania dużych inwestycji. Dzięki prostej miesięcznej subskrypcji zyskujesz dostęp do bezpiecznej, nowoczesnej i obsługiwanej platformy.
Najlepsi dostawcy mają tylko jedną linię na fakturze – abonament. Otrzymujesz SLA (umowę dotyczącą poziomu usług), a jeśli nie jesteś usatysfakcjonowany, zmień dostawcę. Nasza platforma Ethicontrol posiada funkcję importu. Możesz przygotować tabelę spraw i zaimportować ją bez nas, zachowując ich poufność. Lub, jeśli zmieniasz dostawcę, pomożemy Ci utworzyć plik mapowania i dostosować eksport zrzutu do naszego szablonu importu.
Sprawdzeni sprzedawcy łagodzą stres i niepokój
Znalezienie strony trzeciej jako wykonawcy może być ryzykowne. Dlatego też skuteczni menadżerowie ds. zgodności muszą uwzględniać ryzyko związane z projektem.
Wdrożenie zewnętrznej infolinii powinno być przeprowadzone w sposób transparentny i skrupulatnie zarządzane. Na przykład, w przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, które obejmuje dużo dokumentacji, której nikt nie czyta, wiele prezentacji lub planów projektów, Ethicontrol stosuje metodologie Lean i Agile. Tworzymy platformę, która jest precyzyjnie dostosowana do Twoich potrzeb i w pełni uwzględnia głębokie zrozumienie Twojej firmy, branży, ustawodawstwa oraz polityk wewnętrznych. Wspólnie z naszym klientem dokonujemy kilku iteracji, aby jeszcze bardziej dostosować platformę. Dzięki temu cały proces staje się znacznie bardziej wydajny. Oczywiście, wszystkie iteracje zostały udokumentowane. Okazuje się, że to podejście wymaga mniejszego wysiłku zarówno z mojej, jak i drugiej strony, w porównaniu do tradycyjnych metod.
Dostawcy systemów do pracy z sygnalistami podlegają rygorystycznym wymaganiom dotyczącym bezpieczeństwa informacji i poufności danych. W przeciwieństwie do rozwiązań własnych, programy innych firm są częściej
weryfikowane i testowane. Ponadto nie tylko jeden, ale wiele klientów jednocześnie wybiera tego samego dostawcę. Liczba kontrolerów i poziom kontroli w przypadku outsourcingu może być znacznie większy niż w przypadku korzystania z własnych zasobów wewnętrznych. Na przykład
Ethicontrol posiada certyfikaty
ISO 27001 i ISO 27701. W ciągu ostatnich 24 miesięcy pomyślnie przeszliśmy dwa audyty. Dodatkowo tylko w ciągu ostatnich 12 miesięcy przeprowadziliśmy w imieniu naszych klientów dwa niezależne testy penetracyjne.
Przed rozpoczęciem transmisji szkolimy użytkowników klienta i pomagamy im w
kampanii komunikacyjnej. Każdy etap ma mierzalny rezultat. W
Ethicontrol stale współpracujemy z różnymi projektantami, aby wspierać naszych klientów naklejkami, plakatami i filmami objaśniającymi, a co ważniejsze, jest to
dla naszych klientów — bezpłatnie. Niektóre z naszych prac można zobaczyć na
Pinterest lub YouTube.
Prawdziwa anonimowość i większe zaufanie ze strony zgłaszających
Znalezienie i wdrożenie narzędzi do anonimowej komunikacji jest możliwe, ale jak przekonać do tego zgłaszających? Najprostszym sposobem jest powierzenie tego niezależnej stronie trzeciej, która opiera swoją działalność na zaufaniu i wysoko ceni swoją reputację.
I nie tylko ze względu na zaufanie! Zadaj sobie pytanie – czy możesz zaufać swojemu działowi IT? Czy naprawdę istnieje gwarancja, że nikt nie ściąga cyfrowe oznakowanie Twoich urządzeń i nie będzie miał dostępu do Twoich spraw?
Niezależna infolinia zapewnia także ochronę inspektora ds. zgodności przed arbitralnością i naciskami ze strony innych osób, ponieważ istnieje strona trzecia, która nigdy nie udostępni informacji anonimowych lub poufnych. Przykładowo na platformie Ethicontrol specjalnie nie zrobiliśmy jakiejś funkcjonalności – abyśmy nawet my pod presją nie mogli zaszkodzić naszym anonimowym zgłaszającym lub naszym klientom. Domyślnie (o ile przepisy tego nie wymagają dla naszego klienta) nasze contact-centre nie nagrywają rozmów, a informacje o zarejestrowanych sprawach są automatycznie usuwane natychmiast po przesłaniu do systemu zarządzania dochodzeniami.
Wniosek
Outsourcing infolinii dla sygnalistów to prosty i skuteczny sposób na poprawę zgodności i etyki. Zapewnia szybkie zyski, kontrolę kosztów, kompleksowe rozwiązania i bezproblemowe zarządzanie, które przyczyniają się do silniejszej i bardziej etycznej organizacji.
Specjaliści ds. zgodności często nie mają wystarczających zasobów, więc po co wymyślać koło na nowo? Wierzymy, że dzisiejsze zespoły ds. zgodności mają lepsze możliwości spędzenia czasu i skupienia się na swoich kluczowych kompetencjach i mocnych stronach. Resztę należy zlecić lub oddelegować na zewnątrz. Na szczęście dostawcy platform do rejestracji spraw i zarządzania dochodzeniami oraz ich rozwiązania są na tyle dojrzałe, aby wspierać Cię w najlepszy możliwy sposób.
Wybór pomiędzy posiadaniem własnej infolinii dla sygnalistów a decyzją o jej outsourcingu zależy od takich czynników, jak wydatki, doświadczenie i wydajność. Outsourcing może często stanowić bardziej opłacalne i bezpieczne rozwiązanie, umożliwiające Twojej organizacji skupienie się na swojej głównej misji, przy jednoczesnym zachowaniu niezawodnych kanałów komunikacji.
