Postępowania rzadko istnieją wyłącznie w dokumentach i rozmowach.
Incydent może dotyczyć pojazdu. Ustalenia w sprawie mogą zależeć od nagrania z konkretnej kamery. W sprawie dotyczącej nadużycia może pojawić się firmowy laptop lub inne urządzenie. A gdy tylko aktywo staje się istotne dla postępowania, zespół reagowania często potrzebuje odpowiedzi na dodatkowe pytania:
Kto odpowiada za to aktywo? Gdzie się znajduje? Do jakiej jednostki organizacyjnej należy? Czy pojawiało się już w innej sprawie?
Funkcja słownika Aktywów w Ethicontrol dodaje te powiązania bezpośrednio do case management, łącząc aktywa firmy z ludźmi, materiałami sprawy, zadaniami oraz Profilami/Dossier.
Wiedza o tym, że dane Aktywo było powiązane z incydentem, to tylko część obrazu.
Dla zespołu reagowania ważne może być również zrozumienie jego kontekstu organizacyjnego:
Bez uporządkowanego powiązania między danymi sprawy a danymi Aktywa zespoły muszą odtwarzać te zależności ręcznie.
To tworzy dodatkową pracę dokładnie wtedy, gdy zespół reagowania potrzebuje szybkiego dostępu do sprawdzonego kontekstu.
Ethicontrol udostępnia scentralizowany słownik Aktywów dla sprzętu, urządzeń, mienia i innych aktywów organizacji.
Każde Aktywo może zawierać następujące informacje:
| Dane aktywa | Wyjaśnienie |
|---|---|
| Unique ID | Unikalny identyfikator systemowy |
| Asset number | Numer ERP lub numer inwentarzowy |
| Name | Czytelna nazwa aktywa |
| Description | Dodatkowy kontekst dotyczący aktywa |
| Unit | Powiązana jednostka organizacyjna |
| Responsible users | Osoby powiązane z aktywem lub odpowiedzialne za nie |
| Asset value | Zapisana wartość aktywa |
Jedno Aktywo może być powiązane z kilkoma użytkownikami lub osobami występującymi w sprawach, dzięki czemu platforma może pokazywać osoby odpowiedzialne za aktywo albo jego współużytkowników.
Po imporcie to samo Aktywo może stać się częścią procesów postępowania, zamiast pozostawać odizolowane w osobnym wykazie inwentarzowym.
Aktywa stają się znacznie bardziej użyteczne, gdy są powiązane z pracą zespołu reagowania w ramach sprawy.
Gdy zespół reagowania tworzy materiał sprawy, może wybrać odpowiednie Aktywo bezpośrednio w oknie materiału.
Na przykład plik wideo można powiązać z kamerą, która go nagrała, a dokument — z urządzeniem występującym w incydencie.
Dzięki temu dowody i kontekst Aktywa są ze sobą połączone, zamiast być opisywane przez nazwy plików, notatki lub osobne tabele.
Aktywa można również dodawać do zadań w ramach postępowania.
Jeśli zadanie dotyczy konkretnego urządzenia, pojazdu, kamery lub innego Aktywa firmy, wybrane Aktywo pozostaje widoczne bezpośrednio w kontekście zadania.
Zespół może też utworzyć zadanie dla menedżerów aktywa powiązanych z wybranym aktywem. Pomaga to skierować dalsze działania do osób, które faktycznie odpowiadają za dane aktywo.
Aktywa przypisane do użytkowników lub osób występujących w sprawach są wyświetlane w ich Profilach/Dossier.
Dzięki temu uprawnieni użytkownicy mogą zrozumieć związek między osobą a mieniem organizacji bez przeszukiwania całego rejestru Aktywów.
Powiązanie działa w obie strony: jedna osoba może mieć kilka przypisanych aktywów, a to samo aktywo może być powiązane z kilkoma osobami.
Przejdź do bazy pomocy, aby zobaczyć przewodnik dotyczący importu aktywów, przypisywania ich do ludzi, dodawania do materiałów i zadań oraz przeglądania powiązanych aktywów w Profilach/Dossier.
Imagine a safety incident at a logistics facility involving a forklift.
The investigator receives a report and adds supporting material to the case. Instead of recording only “Forklift 12” in the description, they select the actual asset from the Assets directory.
The case now retains the asset’s inventory information and organisational context.
If additional information is required, a task can be created in connection with that same asset and routed to the relevant responsible users.
When investigators review the Profile/Dossier of a person connected to the incident, they can also see which assets are associated with them.
What would otherwise require several separate searches becomes part of the same investigation context.
Organizacje nie muszą tworzyć każdego Aktywa w Ethicontrol osobno.
Słownik można przygotować w uporządkowanej tabeli i zaimportować przez Sync Data przy wsparciu project managera Ethicontrol.
Oznacza to, że organizacje mogą przenieść do platformy istniejące identyfikatory aktywów, numery inwentarzowe, nazwy, jednostki organizacyjne, odpowiedzialnych użytkowników oraz wartości aktywów bez tworzenia słownika od zera.
Szybszy dostęp do kontekstu aktywów |
Powiązania między dowodami a sprzętem |
|
| Zespoły mogą widzieć istotne informacje o aktywie bezpośrednio w sprawie. | Materiały można powiązać z konkretnym aktywem występującym w sprawie, zamiast tylko opisywać go w treści. |
Przypisani użytkownicy i osoby występujące w sprawach pomagają zespołom ustalić, kto jest powiązany z aktywem.
Lepsza koordynacja zadań |
Powiązanie z Profilami |
|
| Zadania powiązane z aktywami zachowują kontekst sprzętu i angażują osoby odpowiedzialne. | Uprawnieni użytkownicy mogą widzieć powiązania aktywów z Profilami. |
Informacje o aktywach mogą zawierać dane operacyjne lub wrażliwe dane firmowe, dlatego dostęp do nich jest kontrolowany przez macierz uprawnień.
Ethicontrol obejmuje zasób Asset oraz wewnętrzną rolę asset_manager. W zależności od konfiguracji organizacji uprawnienia mogą określać, kto może przeglądać aktywa lub przypisywać je do innych obiektów.
Dzięki temu organizacje mogą dodawać kontekst aktywów do postępowań bez udostępniania pełnego rejestru aktywów wszystkim użytkownikom platformy.
Samo aktywo to po prostu rekord inwentarzowy.
Jego wartość dla postępowania pojawia się wtedy, gdy taki rekord można powiązać z ludźmi, dowodami, zadaniami i incydentami wokół niego.
Dodając te powiązania do zarządzania sprawami, Ethicontrol pomaga zespołom przejść od rozproszonych informacji do pełniejszego obrazu tego, co się wydarzyło, kto był z tym powiązany i jakie działania trzeba podjąć dalej.