Como responsables del cumplimiento normativo, comprenden la importancia de ofrecer a los empleados una forma segura y confidencial de denunciar una conducta indebida. Sin embargo, a la hora de poner en marcha una línea directa de denuncia de irregularidades, puede que se encuentren deliberando entre externalizar el servicio o gestionarlo internamente.
Cada enfoque tiene sus propias ventajas y desafíos, y la selección de la opción más adecuada requiere una cuidadosa consideración de varios factores.
En nuestro artículo anterior, explicamos las ventajas de las líneas directas externalizadas. Hoy profundizaremos más y compararemos las líneas directas externalizadas y las internas.
Solo mencionaremos brevemente los pros porque ya los hemos explicado en nuestro artículo anterior. Consúltelo si desea saber mucho más sobre las ventajas de una línea directa de denuncia de irregularidades externalizada.
A diferencia de una solución interna, en la que usted mismo se encarga de todo sin que nadie le pregunte por los costes, una solución externalizada requiere que usted fije un presupuesto y justifique la necesidad del mismo. Esto puede suponer un reto, especialmente en empresas burocráticas.
Aunque la externalización proporciona experiencia, también significa renunciar a cierto grado de control sobre el proceso de la línea directa. Los responsables de cumplimiento pueden tener menos visibilidad sobre la gestión de los informes.
No siempre es posible controlar la calidad de las llamadas, la eficacia con la que los consultores gestionan las llamadas o si recopilan toda la información necesaria.
Si una empresa de externalización comete un error, puede que no sea posible advertirlo a tiempo, lo que puede acarrear problemas adicionales.
Para las organizaciones que carecen de experiencia en relaciones contractuales, trabajo con contratistas de TI o contratistas de procesamiento de datos, este tipo de proyectos puede ser todo un reto.
Otro punto de preocupación para las empresas sin experiencia es cómo proporcionar acceso a los usuarios de terceros, delinear las restricciones y comprender qué acciones deben evitarse.
La gestión interna de la línea de denuncia de irregularidades permite a los responsables de cumplimiento normativo controlar todo el proceso de denuncia. Pueden adaptar la línea directa para satisfacer las necesidades específicas y la cultura de la organización, garantizando la alineación con las políticas y procedimientos internos.
Una línea de denuncia interna puede integrarse perfectamente con los sistemas y procesos de denuncia internos, agilizando el flujo de información y facilitando la pronta adopción de medidas sobre los problemas denunciados. Esta integración aumenta la eficiencia y permite un seguimiento y una resolución más eficaces.
Pero algunas empresas (por ejemplo Ethicontrol) pueden ofrecerle canales de denuncia conectados al sistema de gestión de casos. Ahí puedes reaccionar a los mensajes de todos los canales en un solo lugar.
Algunas empresas dudan a la hora de compartir sus datos con terceros. En estos casos, una solución interna puede ser una mejor opción. Con una solución interna, todos los datos se mantienen bajo el control de la empresa, que es la única que puede decidir dónde almacenarlos.
Cuando se crea internamente una línea directa de denuncia de irregularidades, los denunciantes pueden tener menos confianza en la capacidad de la organización para mantener la confidencialidad y el anonimato de sus denuncias. Les puede preocupar que se revele su identidad, lo que podría dar lugar a prejuicios o represalias contra ellos.
Esta preocupación podría disuadir a los empleados de denunciar conductas indebidas, lo que debilitaría la eficacia de la línea de denuncia.
La creación de una línea directa interna exige que el responsable de cumplimiento asuma múltiples funciones, como la de iniciador, jefe de proyecto, controlador, responsable de datos y gestor operativo. Esto consume recursos y puede llevar a descuidar las responsabilidades básicas.
Con las soluciones externalizadas, asume menos responsabilidades y actúa principalmente como iniciador y controlador, lo que le ahorra nervios y evita que se pierda en tareas menores.
Al organizar una línea directa interna, los responsables de cumplimiento pueden encontrarse con varios conflictos de intereses. Tres conflictos clave a tener en cuenta son:
El funcionamiento de una línea directa interna requiere recursos específicos, como personal, tecnología e infraestructura. Los responsables de cumplimiento deben asignar tiempo y presupuesto para establecer y mantener la línea directa, lo que puede resultar exigente, sobre todo para los equipos más pequeños.
Las soluciones externalizadas tienen una ventaja en términos de calidad y eficiencia debido a sus años de experiencia y a las lecciones aprendidas de numerosos intentos y fracasos a lo largo del camino.
Como podemos ver, tanto las líneas directas de denuncia externalizadas como las internas ofrecen ventajas y retos distintos para las organizaciones que buscan reforzar sus programas de cumplimiento. La decisión debe basarse en factores como el presupuesto, los recursos, la cultura de la organización y el nivel de experiencia necesario.
Al evaluar cuidadosamente estas consideraciones, los responsables de cumplimiento pueden elegir el enfoque que mejor se adapte a las necesidades y prioridades de su organización, promoviendo en última instancia una cultura de integridad y responsabilidad.