Las investigaciones rara vez se limitan únicamente a documentos y conversaciones.
Un incidente laboral puede involucrar un vehículo. Una investigación de seguridad puede depender de las grabaciones de una cámara específica. Un caso de fraude puede implicar un ordenador portátil de la empresa u otro equipo. Y cuando un activo pasa a ser relevante, los investigadores suelen tener que responder a una segunda serie de preguntas:
¿Quién es responsable del activo? ¿Dónde se encuentra? ¿A qué unidad de la organización pertenece? ¿Ha aparecido en algún otro caso?
La función Directorio de Activos de Ethicontrol incorpora estas relaciones directamente al proceso de gestión de casos, conectando los activos de la empresa con personas, archivos del caso, tareas y Perfiles / Expedientes.
Saber que un activo estuvo involucrado es solo una parte de la información necesaria.
Los investigadores también pueden necesitar comprender su contexto dentro de la organización:
Sin un vínculo estructurado entre los datos del caso y los datos del activo, los equipos tienen que reconstruir estas relaciones manualmente.
Esto genera trabajo adicional precisamente cuando los investigadores necesitan acceder rápidamente a un contexto fiable.
Ethicontrol proporciona un Directorio de Activos centralizado para equipos, dispositivos, propiedades y otros activos de la organización.
Cada activo puede contener información como:
| Datos del activo | Información que proporciona |
|---|---|
| ID único | Identificador único del sistema |
| Número de activo | Referencia de ERP o número de inventario |
| Nombre | Nombre identificativo del activo |
| Descripción | Información adicional sobre el activo |
| Unidad | Unidad organizativa relacionada |
| Usuarios responsables | Personas asociadas con el activo o responsables de él |
| Valor del activo | Valor registrado del activo |
Un mismo activo puede estar vinculado a varios usuarios o involucrados, lo que permite reflejar responsabilidades o usos compartidos.
Una vez importado, el mismo activo puede incorporarse a los flujos de trabajo de investigación en lugar de permanecer aislado en un inventario independiente.
Los activos resultan más útiles cuando están conectados con el trabajo que los investigadores ya realizan.
Cuando los investigadores crean un archivo del caso, pueden seleccionar el activo correspondiente directamente en su ficha.
Por ejemplo, un archivo de vídeo puede vincularse a la cámara que lo generó, o un documento puede asociarse con el dispositivo involucrado en un incidente.
De esta forma, las pruebas y el contexto del activo permanecen vinculados, sin depender de nombres de archivos, notas u hojas de cálculo independientes para explicar la relación.
Los activos también pueden vincularse a las tareas de una investigación.
Cuando una tarea está relacionada con un dispositivo, vehículo, cámara u otro activo de la empresa, el activo seleccionado permanece visible directamente en el contexto de la tarea.
El flujo de trabajo también puede crear una tarea para los responsables del activo seleccionado, lo que ayuda a dirigir las acciones de seguimiento a las personas correspondientes.
Los activos vinculados a usuarios o involucrados aparecen en sus Perfiles / Expedientes.
Esto ofrece a los investigadores autorizados otra forma de comprender la relación entre una persona y los activos de la organización sin tener que buscar en todo el inventario.
La relación funciona en ambos sentidos: una persona puede tener varios activos vinculados y un mismo activo puede estar asociado con varias personas.
Visite nuestro Centro de ayuda para consultar una guía paso a paso sobre cómo importar activos, vincularlos a personas, añadirlos a archivos del caso y tareas, y consultar los activos vinculados en Perfiles / Expedientes.
Imagine un incidente de seguridad en una instalación logística en el que está implicada una carretilla elevadora.
El investigador recibe una denuncia y añade material relacionado al caso. En lugar de indicar simplemente «Carretilla 12» en la descripción, selecciona el activo correspondiente en el Directorio de Activos.
De este modo, el caso conserva la información de inventario y el contexto organizativo del activo.
Si se necesita información adicional, se puede crear una tarea vinculada al mismo activo y asignarla a los usuarios responsables correspondientes.
Cuando los investigadores consultan el Perfil / Expediente de una persona relacionada con el incidente, también pueden ver qué activos están asociados con ella.
Lo que de otro modo requeriría varias búsquedas independientes pasa a formar parte del mismo contexto de investigación.
Las organizaciones no necesitan crear cada activo individualmente en Ethicontrol.
Los inventarios existentes pueden prepararse en una tabla estructurada e importarse mediante Sync Data con el apoyo del responsable de proyecto de Ethicontrol.
De esta forma, las organizaciones pueden incorporar a la plataforma los identificadores de activos, números de inventario, nombres, unidades organizativas, usuarios responsables y valores existentes sin tener que recrear todo el inventario desde cero.
Acceso más rápido al contexto de los activos |
Vínculos más claros entre las pruebas y los equipos |
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| Los investigadores pueden consultar la información relevante del activo directamente mientras trabajan con el caso. | Los archivos del caso pueden vincularse al activo específico involucrado, en lugar de limitarse a describirlo en un campo de texto libre. |
Los usuarios e involucrados vinculados ayudan a los equipos a identificar quién está asociado con un activo cuando es necesario realizar un seguimiento.
Mejor coordinación de tareas |
Perfiles / Expedientes más conectados |
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Las tareas relacionadas con activos pueden conservar el contexto del equipo correspondiente e involucrar a las personas responsables. |
Los usuarios autorizados pueden consultar las relaciones con los activos junto con otra información sobre la persona involucrada en una investigación. |
La información sobre los activos puede contener datos operativos o sensibles de la empresa, por lo que el acceso se controla mediante la matriz de permisos.
Ethicontrol incluye el recurso Asset y el rol interno asset_manager. Dependiendo de la configuración de la organización, los permisos pueden determinar quién puede consultar o vincular activos.
Esto permite a las organizaciones incorporar el contexto de los activos a las investigaciones sin poner todo el inventario a disposición de todos los usuarios de la plataforma.
Por sí solo, un activo es simplemente un registro de inventario.
Su valor para una investigación aparece cuando ese registro puede conectarse con las personas, las pruebas, las tareas y los incidentes relacionados.
Al incorporar estas relaciones a la gestión de casos, Ethicontrol ayuda a los equipos a pasar de información fragmentada a una visión más completa de lo ocurrido, de quién estuvo relacionado con el incidente y de qué debe hacerse a continuación.